Stai valutando di adottare un software per firma elettronica in azienda ma non sai quale scegliere? Vorresti risparmiare tempo nella gestione dei documenti ma mantenendo il rispetto della normativa italiana?
La quantità di documenti che vengono gestiti dai team HR e dai manager può diventare travolgente: contratti, rinnovi, allegati, policy interne, autorizzazioni, accordi di riservatezza. Fino a poco tempo fa, questo significava stampare, scansionare, archiviare. Ma oggi, con sempre più team che lavorano da remoto, questo sistema non ha più senso. Ecco perché avere uno strumento digitale che sia sicuro, legale e facile da usare non è più un lusso: è una necessità.
In questo articolo ti raccontiamo perché dotarsi di un software per firma elettronica è importante, cosa dice la normativa italiana a riguardo e quali sono le tre soluzioni più utilizzate in Italia.
- L’importanza di dotarsi di un software firma elettronica
- Cosa dice la legge italiana a riguardo?
- Cosa deve offrire un buon software firma elettronica?
- I 3 migliori software firma elettronica
- Comparazione delle principali soluzioni
- Domande frequenti relative a software firma elettronica
L'importanza di dotarsi di un software firma elettronica
I software per firma elettronica sono sempre più utilizzati da realtà di ogni tipo: banche, enti pubblici, compagnie assicurative, strutture sanitarie, ma anche dalle aziende che vogliono digitalizzare e ottimizzare i propri processi documentali.
Questi strumenti permettono di eliminare completamente l’uso della carta e tutte le attività manuali legate alla firma di un documento, evitando stampe, scansioni o fax. Con una soluzione del genere, chiunque può firmare documenti in tempo reale, da qualsiasi dispositivo e ovunque si trovi. Inoltre, è possibile farlo attraverso un’app dedicata oppure integrando il sistema nei propri processi aziendali già esistenti.
Oltre a velocizzare i flussi di lavoro, il software per firma elettronica riduce il rischio di errori e dimenticanze nei contratti, garantendo anche un livello superiore di sicurezza e verifica dell’identità rispetto alla tradizionale firma a mano. In questo modo, le aziende si dotano di un metodo moderno per gestire tutto il ciclo di vita dei propri documenti.
Cosa dice la legge italiana a riguardo?
Al di là della rapidità operativa, c’è un tema fondamentale che non possiamo ignorare: la conformità legale. L’utilizzo di software per firma elettronica è regolato da normative precise, sia a livello europeo che nazionale.
In Europa, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) garantisce validità legale e riconoscimento delle firme elettroniche in tutti i Paesi dell’UE.
In Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce le modalità di utilizzo della firma elettronica all’interno delle pubbliche amministrazioni e nei rapporti digitali tra cittadini e imprese.
In linea generale, la firma elettronica ha valore legale e può essere utilizzata per esprimere il consenso su contratti, autorizzazioni, comunicazioni aziendali e molti altri documenti. Va però ricordato che per alcuni casi specifici, come atti notarili o documenti ad alto valore probatorio, potrebbero essere richiesti altri livelli di certificazione.
Cosa deve offrire un buon software firma elettronica?
Per poter scegliere quale software per firma elettronica adottare nella tua azienda, ti consigliamo di verificare che lo strumento in questione rispetti questi requisiti:
1. Automazione
Per gestire efficacemente i tuoi documenti è fondamentale utilizzare un software in grado di organizzare automaticamente, o almeno in modo semi-automatico, i documenti principali. Raggruppare in modo automatico i documenti relativi a una persona o a una categoria specifica può fare davvero la differenza, permettendoti di incrociare i dati disponibili e sfruttarli al meglio.
2. Abilitazione nativa
Uno degli aspetti chiave di un software per la firma elettronica è la capacità di abilitare in modo nativo la condivisione dei documenti da firmare. Questa funzionalità è essenziale per poter diffondere i documenti non solo all’interno dell’azienda, ma anche all’esterno, verso clienti, investitori o fornitori.
3. Processi digitali
Quando si firma un documento all’interno di un’azienda sono coinvolte almeno due persone. Senza una gestione digitale, il numero di soggetti coinvolti può crescere rapidamente. Per questo motivo è fondamentale adottare un software che gestisca in modo efficace i processi digitali.
Le migliori soluzioni per la firma digitale integrano funzionalità di Task e Workflow, eliminando la dipendenza dalle email. Attraverso questi strumenti è possibile assegnare, monitorare e gestire le diverse attività digitali, evitando conflitti e garantendo un controllo preciso del lavoro.
4. Ciclo di vita dei documenti
Ogni documento digitale, sia esso un file o un altro tipo di contenuto, ha un ciclo di vita ben definito. Questo implica che i documenti devono poter interagire con altri software nel tempo e richiedono un sistema flessibile che velocizzi le operazioni. Scegliere un software con poche integrazioni o limitato nella compatibilità con altri programmi aziendali può risultare poco vantaggioso. Più un software si integra con altri strumenti, migliori saranno le sue prestazioni e la sua adattabilità nel tempo.
I 3 migliori software firma elettronica
Vediamo insieme quali sono le 3 migliori soluzioni di software per firma elettronica presenti attualmente sul mercato italiano.
1. Factorial
Factorial è il software gestionale All-in-one pensato per le piccole e medie imprese. Tra le numerose funzionalità, offre anche un modulo dedicato alla firma elettronica. Con Factorial puoi inviare rapidamente richieste di firma a uno o più dipendenti per ogni documento, automatizzando l’intero processo. Le firme raccolte sono legali e sicure, conformi al regolamento eIDAS e protette tramite crittografia a 256 bit.
Tutti i documenti firmati vengono archiviati direttamente all’interno della piattaforma e sono sempre accessibili, da qualsiasi dispositivo. Grazie al portale dipendenti, anche il personale può visualizzare in autonomia i documenti firmati in qualsiasi momento.
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2. Signaturit
Signaturit rappresenta una soluzione valida se sei alla ricerca di uno strumento dedicato esclusivamente alla firma elettronica. Questa piattaforma garantisce buoni standard di sicurezza e un’esperienza d’uso intuitiva.
Se, però, quello che stai cercando è una funzionalità di firma integrata all’interno di un ecosistema più completo, che includa anche altri moduli (come gestione delle buste paga, rilevazione delle presenze, performance dei dipendenti), potrebbe mostrarsi meno flessibile sul piano dell’integrazione.
3. DocuSign
DocuSign è uno dei software per firma elettronica più conosciuti a livello globale. Si tratta di una soluzione adatta a dipartimenti legali o contesti aziendali che operano in diversi Paesi.
Anche in questo caso, è uno strumento dedicato esclusivamente alla gestione delle firme elettroniche. Se, invece, il tuo obiettivo è semplificare e digitalizzare i processi aziendali in maniera più ampia, questa opzione potrebbe risultare più complessa e meno adatta alle tue esigenze specifiche.
Comparazione delle principali soluzioni
Di seguito trovi una tabella comparativa di queste tre principali soluzioni di software per firma elettronica presenti in Italia.
| Software | Integrazione con HR | Tipo di firma | Facilità d’uso | Archiviazione centralizzata | Conformità alla normativa italiana |
| Factorial | Integrazione completa | Firma elettronica avanzata | Molto alta | Sì, direttamente in piattaforma | Conforme |
| Signaturit | Integrazione con altre piattaforme, non specifica per HR | Firma elettronica avanzata | Alta | Dipende dal piano scelto | Conforme |
| DocuSign | Strumento generico, non pensato per HR | Firma elettronica avanzata | Medio-alta | Sì, ma al di fuori dell’ambiente HR | Conforme |
Ognuno ha i suoi punti di forza, ma se stai cercando una soluzione più completa per la tua azienda, Factorial rappresenta la scelta ottimale.
Le informazioni presentate in questo articolo si basano su fonti pubbliche, in particolare su siti web, i centri assistenza e le pagine pubbliche dei rispettivi fornitori. I confronti tra Factorial e altri fornitori hanno il solo scopo di illustrare le funzionalità, i prezzi e le caratteristiche del software. Tutte le informazioni relative a funzionalità, prezzi e integrazioni sono soggette a modifiche senza preavviso. Factorial non è responsabile dell’accuratezza, completezza o aggiornamento delle informazioni fornite. Si consiglia di contattare direttamente i rispettivi fornitori per ottenere le informazioni più accurate e aggiornate. Rispettiamo pienamente tutte le disposizioni legali in materia di concorrenza e pubblicità previste dalla legge italiana. Per qualsiasi domanda, non esitate a contattarci. I confronti presentati non costituiscono una valutazione definitiva né una raccomandazione di alcun fornitore, ma hanno unicamente uno scopo informativo.
Domande frequenti relative a software firma elettronica
Quale programma usare per firmare digitalmente?
Esistono diversi tipologie di software per la firma elettronica che si adattano alle necessità di ciascuna azienda. Factorial, per esempio, è la scelta ottimale se si sta cercando una soluzione che integri, oltre al modulo relativo alla firma elettronica, anche altre funzionalità dedicate alla digitalizzazione e semplificazione dei processi aziendali.
Come posso creare una firma elettronica?
Prima di tutto, bisogna disporre di un software apposito. Nel momento in cui si vuole apporre una firma, basterà caricare il documento e il software permetterà di premere il pulsante “Firma” per inserire la propria e-signature.
La firma elettronica è legale?
Ci sono diversi tipi di firme elettroniche, tutti con livelli di legalità differenti. Per essere utilizzabile a norma di legge, però, questo tipo di firme devono rispettare gli standard di sicurezza dettati dall’eIDAS (Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno).
