Quale software gestionale aziendale utilizzi? Sai quali sono i migliori e come possono aiutare la tua azienda? Tutte le PMI sono impegnate in profondi processi di digitalizzazione. Gli obiettivi sono vari: dall’automatizzazione delle operazioni ripetitive fino a un miglior controllo dei processi aziendali.
Se desideri ottenere subito dei vantaggi però devi scegliere con cura i software gestionali da utilizzare, partendo da quelli più utili e pensati realmente per le tue esigenze. Sbagliare la scelta del software è molto rischioso. Può aumentare la complessità del lavoro, minare il morale dei dipendenti, produrre inefficienze non previste.
In questo approfondimento vedremo come scegliere il miglior software gestionale aziendale. Paragrafo dopo paragrafo scoprirai così come questi software possono agevolarti, aiutandoti a prendere migliori decisioni strategiche.
Sommario
Che cos’è un software gestionale aziendale
Partiamo dall’inizio. Cos’è e cosa si intende per software gestionale aziendale? Si tratta di un software il cui utilizzo ti permette di semplificare tutti, o una buona parte, dei processi aziendali.
In commercio puoi trovare sistemi per la gestione aziendale completi, i quali ad esempio: snelliscono e facilitano i processi HR, ti permettono di controllare le vendite, di migliorare la comunicazione tra i reparti, di gestire meglio la contabilità in azienda. Esistono inoltre anche software specifici per ogni reparto aziendale, ideali per potenziare la produttività e avere un controllo ancora maggiore su tutti i micro processi interni.
In linea generale, le PMI oggi si avvalgono di entrambi gli strumenti. Utilizzano quindi un software gestionale completo utile per avere una panoramica dell’intera organizzazione e software specifici per ogni reparto, essenziali perché garantiscono un controllo puntuale di aspetti che spesso i software completi non sono in grado di rilevare.
Dato che ogni software ha un costo e considerato che dovrai formare i dipendenti spiegando loro come utilizzare ogni singolo applicativo, è importante scegliere con cura i programmi da utilizzare, introducendo le novità per gradi.
I vantaggi di un gestionale aziendale
Ma perché dovresti iniziare a utilizzare un programma gestionale aziendale? Quali sono i vantaggi? Vediamo i principali e come questi applicativi possono rapidamente digitalizzare e aiutarti a controllare e gestire al meglio numerosi processi aziendali:
Automatizzi le operazioni
Tutti i software gestionali hanno una caratteristica in comune: agevolano l’automatizzazione dei processi. Pensa ai software HR. Grazie a questi, operazioni quali: inviare richieste di ferie e permessi, timbrare il cartellino, elaborare report, monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, diventano tutti processi che puoi portare a termine con un click.
Migliori la comunicazione
La comunicazione tra i team di lavoro, tra i reparti, tra te e i lavoratori, risulta notevolmente migliorata grazie a specifici software gestionali. Grazie a questi ultimi lo scambio d’informazioni avviene in tempo reale. Ad esempio, non avrai più alcuna difficoltà nell’inviare:
- Feedback
- Notifiche
- Richieste di chiarimento
- Solleciti
Inoltre, se ti avvali di alcuni lavoratori in smart work, dare loro la possibilità d’interagire con i lavoratori in sede è un vantaggio non da poco. I lavoratori da remoto si sentono parte dell’azienda anche a distanza e limiti eventuali incomprensioni e ritardi.
Raccogli importanti dati
I migliori software gestionali aziendali ti permettono di raccogliere importanti dati qualitativi e quantitativi. Il successo del tuo business non può prescindere oggi dai dati. Sono questi che ti permettono di prendere importanti decisioni per la tua azienda.
È grazie ai dati raccolti che puoi ottenere informazioni quali: i tassi di soddisfazione in azienda o il numero di richieste di permessi, di clienti acquisiti, di lead acquisiti e così via.
Con un po’ di pratica ed esperienza scoprirai che grazie ai software gestionali aziendali hai la possibilità di ottenere i KPI (Key Indicators Performance). I KPI aziendali sono metriche essenziali da rilevare se vuoi avere un completo controllo di ogni processo in azienda.
Migliore gestione delle spese
Un gestionale aziendale può fornirti anche importanti informazioni riguardo i costi che la tua azienda affronta durante il mese o durante l’anno. È grazie a un puntuale monitoraggio delle spese che puoi con facilità:
- Sapere quanto i costi fissi e variabili pesano sul bilancio aziendale
- Ridurre o eliminare le spese inutili
- Allocare al meglio il budget a disposizione
Ottimizzi le performance dei team e dei lavoratori
Come accennato, un sistema gestionale aziendale ti dà la possibilità di ottimizzare le performance in azienda. Utilizzare un software HR, ad esempio, è utilissimo per individuare i dipendenti più virtuosi e coloro che hanno bisogno di migliorare le competenze.
Un software gestionale di contabilità aziendale è l’ideale per tenere sotto controllo tutte le entrate e le uscite. O ancora, un software gestionale per il marketing ti facilita l’allocazione del budget pubblicitario, aiutandoti a destinare le risorse verso le azioni che più portano un vantaggio alla tua organizzazione.
Tipologie di software gestionali
In commercio sono presenti numerosi software gestionali. Alcuni semplici da utilizzare altri più complessi. Spetta a te decidere quali utilizzare. In generale, la scelta va fatta dopo aver individuato le principali inefficienze in azienda.
Un lavoro preliminare è dunque da consigliarsi. Dopo aver selezionato alcuni software tra i quali scegliere, valuta altri aspetti quali:
- Semplicità d’utilizzo
- Presenza di un servizio clienti
- Costo
Tutti questi parametri sono importanti. Un software semplice e intuitivo permette ai lavoratori di iniziare a utilizzarlo in breve tempo. Il servizio clienti può sempre tornare utile per ogni dubbio o necessità.
E il costo infine è ugualmente importante dato che la spesa ha bisogno di tempo prima di essere ammortizzata. In commercio troverai le seguenti tipologie di software gestionali aziendali:
Gestionale aziendale HR
Sono software specifici per ottimizzare il lavoro delle risorse umane. Sono tra i primi a essere implementati poiché hanno la caratteristica di automatizzare numerose operazioni che le PMI oggi svolgono manualmente.
Software HR come Factorial ti permettono ad esempio di:
- Monitorare le ore di lavoro
- Approvare o rifiutare le richieste di ferie e permessi
- Verificare lo stato d’avanzamento dei progetti
- Ottimizzare le fasi di selezione, onboarding e formazione del personale
Gestionale aziendale ERP
I software ERP (Enterprise Resource Planning) sono utilizzati dalle PMI e dalle grandi imprese. Sono utili per pianificare e gestire al meglio molteplici attività. Tra queste rientrano:
- Gestione dei progetti
- Contabilità
- Gestione del rischio
- Catena di approvvigionamento
- Ottimizzazione delle risorse
Si tratta di sistemi pensati per la raccolta dei dati. Questi vengono poi utilizzati per prendere migliori decisioni in azienda.
Gestionale aziendale CRM
I software CRM (Customer Relationship Management) ti aiutano a gestire al meglio le relazioni con i clienti, le vendite e in generale di automatizzare numerosi processi nell’ambito della gestione di un e-commerce. Questi applicativi mirano ad esempio a:
- Migliorare la customer experience
- Monitorare i ricavi generati dalle vendite
- Ottimizzare la gestione delle rimanenze in magazzino
- Aumentare il tasso di fidelizzazione dei clienti
Sono applicativi che in definitiva ti permettono di lavorare in maniera smart e come ogni software gestionale aziendale raccolgono importanti dati essenziali per la crescita del business.
Gestionale aziendale CMS
I software CMS (Content Management System) sono l’ideale se stai cercando un applicativo pensato per creare, gestire e facilitare le operazioni nell’ambito della creazione dei contenuti digitali.
Il CSM è uno strumento che può essere utilizzato dai team di lavoro per creare od ottimizzare il sito web, per pubblicare nuovi contenuti e distribuirli nei vari canali digitali utilizzati.
Questi software hanno la funzione di agevolare la collaborazione tra le figure che si occupano di creare contenuti e dispongono di tutti gli strumenti e i plug in di cui i lavoratori hanno bisogno.
I processi delle risorse umane con un software gestionale
Come spesso ripetiamo i lavoratori sono la risorsa più importante per la tua azienda. Utilizzare un software gestionale HR ti permette di valorizzarli e di far crescere il loro talento. Le conseguenze sono facilmente immaginabili. Dipendenti seguiti, ben formati e motivati sono più produttivi.
Per una gestione ottimale HR puoi utilizzare Factorial. Il software è gratuito per i primi 14 giorni. Da un unico software o direttamente utilizzando l’app Factorial puoi così facilmente migliorare le performance in azienda, automatizzare i processi ripetitivi in ambito HR e beneficiare di tutta una serie di funzionalità che dopo averle provate non potrai più farne a meno. Ne sono un esempio:
Gestione automatizzata delle ferie
Con Factorial automatizzi la gestione delle ferie e dei permessi. Concordi con i lavoratori il piano ferie, lo condividi e approvi le richieste con un click utilizzando il software o direttamente l’app.
Da un’unica schermata controlli il numero di ferie maturate e residue di ogni lavoratore e ottieni facilmente tutti i dati necessari per l’elaborazione di una corretta busta paga e del futuro TFR.
Rilevazione delle presenze con un click
Rilevare le presenze in azienda, segnare manualmente l’orario d’ingresso e d’uscita di ogni singolo lavoratore, sono operazioni laboriose e noiose. Utilizzando l’app Factorial i lavoratori possono timbrare digitalmente il cartellino.
Il software gestionale registra la presenza e l’orario automaticamente. Dal canto tuo puoi in qualsiasi momento vedere chi è al lavoro, chi in permesso e chi in ferie, anche da remoto.
Gestione delle spese ottimale
Controllare le spese in azienda è facile con Factorial. I lavoratori possono facilmente caricare gli scontrini e tutte le ricevute in formato digitale semplificando enormemente il lavoro agli addetti HR, i quali poi possono verificare le note spese e autorizzare i rimborsi in pochi minuti.
Come titolare d’azienda hai così sempre la possibilità di verificare quanto stanno spendendo i lavoratori per conto dell’azienda. E se desideri semplificare ulteriormente il processo, puoi utilizzare la Factorial Card, la carta aziendale collegata al software Factorial perfetta per un completo controllo di tutte le spese in azienda.
Performance management
Con Factorial infine hai a disposizione tutto quello di cui hai bisogno per monitorare e migliorare le prestazioni dei lavoratori, sin dal primo giorno di lavoro.
Oltre alla possibilità di inviare feedback e di seguire lo stato d’avanzamento dei progetti, puoi elaborare report basati su importanti KPI valutando così i progressi dei lavoratori in termini di produttività e nuove competenze acquisite. Avere un ottimale controllo delle performance in azienda è il miglior modo per ridurre le inefficienze e pianificare al meglio le future attività.
L'impatto della digitalizzazione nei processi HR
La digitalizzazione sta avendo un grande impatto sui processi HR. Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, specifici software HR ti permettono di avere un pieno controllo della tua organizzazione e dei lavoratori. I vantaggi sono tanti. Ad esempio:
I talenti crescono rapidamente
Puoi utilizzare sondaggi, prove e test per verificare le competenze dei lavoratori e successivamente creare un piano di formazione specifico basato sulle esigenze di ogni singolo dipendente.
Agire in questo modo permette ai talenti di emergere rapidamente e di diventare sempre più una vera risorsa per la tua azienda.
👉 Leggi l’articolo “Digitalizzazione aziendale: qual è l’impatto della digitalizzazione nei processi?”.
Migliori l’esperienza di lavoro dei dipendenti
Quando vengono seguiti e formati i dipendenti si sentono parte della tua azienda. Sono più motivati e più felici. Garantire ai dipendenti percorsi di crescita personalizzati è benefico per loro e per te.
I lavoratori difficilmente andranno alla ricerca di migliori opportunità lavorative, la tua azienda beneficia di dipendenti perfettamente in grado di far fronte alle sfide attuali e future.
Riduci gli sprechi
Non da ultimo la digitalizzazione ha un importante impatto sugli sprechi a partire dall’utilizzo della carta non più necessaria. Pensa solo ai documenti che possono essere firmati in digitale e ai moduli cartacei presenti in azienda per le richieste di ferie e permessi.
Ridurre lo spreco di carta, spesso anche della plastica, è un vantaggio non di poco conto. La digitalizzazione diventa così un importante alleato. Limita lo spreco di risorse e pone le basi per una cultura aziendale orientata alla sostenibilità.
👉 Scopri tutte le funzionalità essenziali (HR Suite) che un software HR deve avere.
Factorial: il gestionale aziendale per la digitalizzazione delle risorse umane
Factorial è il software che accompagna la tua azienda verso un futuro sempre più automatizzato e digitalizzato. Come abbiamo visto il software e l’app agiscono sui processi HR più impattanti per la tua azienda.
I vantaggi sono notevoli. Da una migliore gestione del tempo a una migliore gestione dei talenti in azienda. Dalla digitalizzazione dei documenti all’elaborazione di report aziendali basati su dati oggettivi.
L’insieme di tutte le funzionalità elencate in questo articolo ti permetteranno, in conclusione, un notevole risparmio di costi, gli errori umani si ridurranno enormemente e i dati raccolti ti aiuteranno a prendere migliori decisioni per il futuro della tua azienda.
