Quando un dipendente si ammala e si assenta dal lavoro, sorge subito la domanda: chi paga la malattia? In Italia la risposta non è univoca ma dipende da diversi fattori, come durata e CCNL di riferimento. Inoltre dal 2026, anche se restano confermate alcune delle regole già in vigore, ci sono novità che riguardano la trasmissione dei dati (ad esempio, nella gestione Uniemens delle malattie) e i diritti legati alla tutela di particolari categorie di lavoratori.
- Chi paga la malattia nei primi giorni: cosa succede con la carenza
- Dal 4° giorno in poi: chi paga la malattia tra azienda e INPS
- Quanto spetta in busta paga: chi paga la malattia e in che percentuale
- Assenze lunghe e periodo di comporto: chi paga la malattia e fino a quando
- Gestire certificati, assenze e calcoli senza caos (con Factorial)
- Domande frequenti (FAQs)
Chi paga la malattia nei primi giorni: cosa succede con la carenza
Nei primi giorni di malattia, si applica il cosiddetto periodo di carenza. Ovvero, quando un lavoratore si ammala, i primi 3 giorni di malattia – 72 ore in totale – sono a carico del datore di lavoro. È l’azienda, infatti, a sostenere l’onere retributivo di questa finestra iniziale, garantendo la continuità dello stipendio anche se la prestazione lavorativa è sospesa.
Solo a partire dal quarto giorno entra in gioco l’indennità previdenziale statale e, da quel momento in poi, l’INPS inizia a erogare la sua prestazione (spesso anticipata dal datore in busta paga e poi conguagliata). Questa distinzione è fondamentale anche a livello amministrativo, perché il datore di lavoro deve tracciare con precisione questi primi tre giorni all’interno della denuncia Uniemens, specificando che si tratta del periodo di “carenza”, così da permettere all’Istituto di calcolare correttamente la decorrenza dei pagamenti successivi. L’INPS non interviene in automatico dal primo giorno in cui riceve il certificato medico di malattia ma resta in attesa che il datore di lavoro confermi, tramite la denuncia, che quei primi tre giorni sono stati effettivamente gestiti dall’azienda.
Esistono solo alcune situazioni specifiche in cui il periodo “ponte” non c’è. Per i lavoratori stagionali, gli operai agricoli o i lavoratori dello spettacolo a tempo determinato, l’INPS provvede infatti al pagamento diretto. In questi casi, il lavoratore riceve un bonifico o un assegno direttamente dall’Istituto, con tempistiche che possono differire da quelle del normale cedolino paga.
Dal 4° giorno in poi: chi paga la malattia tra azienda e INPS
Dal 4° giorno di assenza in poi, la malattia entra in un regime di indennità a carico dell’INPS, che corrisponde un’indennità pari al:
- 50% della retribuzione media giornaliera, fino al 20° giorno di malattia;
- 66,66% della retribuzione, dal 21° al 180° giorno di malattia.
Tuttavia, anche l’indennità sia tecnicamente dovuta dall’ente pubblico, il lavoratore riceve solitamente i soldi direttamente nella sua busta paga abituale. Pertanto, per la gestione e la remunerazione dei giorni di assenza, è comunque richiesto l’intervento del adatore di lavoro.
Quanto spetta in busta paga: chi paga la malattia e in che percentuale
Durante i primi tre giorni di malattia l’INPS non interviene. La spesa è interamente a carico del datore di lavoro, che solitamente garantisce il 100% della retribuzione (salvo diverse indicazioni meno favorevoli di alcuni contratti specifici). È una fase di copertura immediata per i malanni di breve durata.
Finito il periodo di carenza, invece, il datore di lavoro agisce come sostituto dell’INPS e anticipa l’indennità, per poi recuperarla tramite conguaglio. Ovvero scalandola dai contributi che deve versare mensilmente allo Stato.
C’è da dire, inoltre, che poiché il 50% o il 66% della paga sarebbe una perdita economica notevole per un dipendente, quasi tutti i Contratti Collettivi Nazionali (CCNL) obbligano il datore di lavoro a integrare l’indennità base riconosciuta. Quindi capita spesso che, ad esempio, il CCNL preveda la copertura al 100% della malattia imponendo al datore di lavoro di versare il restante 50% di tasca propria.
Assenze lunghe e periodo di comporto: chi paga la malattia e fino a quando
Secondo la normativa vigente, il diritto a percepire l’indennità di malattia ha un limite temporale predefinito. L’INPS eroga la prestazione per un massimo di 180 giorni per anno solare. Nel computo di questo tetto massimo rientrano tutte le assenze per malattia effettuate dal lavoratore dal 1° gennaio al 31 dicembre, anche se relative a patologie diverse.
Una volta superato questo limite, l’istituto cessa il versamento dell’indennità. Di conseguenza, a meno che il Contratto Collettivo Nazionale di riferimento o specifici accordi aziendali non prevedano condizioni di miglior favore, il lavoratore smette di percepire sia la quota a carico dello Stato sia l’eventuale integrazione del datore di lavoro. Esistono deroghe specifiche solo per categorie particolari o situazioni di disabilità grave e invalidità certificate, ma in generale la regola è questa.
Attenzione però, il periodo in cui il diritto a ricevere l’indennità economica (180 giorni in un anno) viene garantito, non va confuso con il periodo di comporto, che riguarda invece la tutela del legame contrattuale. Si tratta del lasso di tempo massimo durante il quale il dipendente assente per malattia ha diritto alla conservazione del posto di lavoro e non può essere licenziato.
La durata del comporto non è stabilita dalla legge, ma è demandata ai CCNL. Questi lo definiscono solitamente in base all’anzianità di servizio e alla qualifica del lavoratore. Solo al termine di questo periodo, se il lavoratore non rientra in servizio, il datore di lavoro ha la facoltà di recedere dal contratto per giustificato motivo oggettivo. Ci sono dei casi in cui il periodo di comporto viene calcolato in riferimento a un unico evento (ininterrotto), e casi in cui invece si procedere tenendo conto di più episodi di malattia, in un determinato arco temporale. Per ogni singolo rapporto, quindi, bisogna rifarsi alla contrattazione collettiva e capire cosa questa stabilisce.
Gestire certificati, assenze e calcoli senza caos (con Factorial)
Per le aziende, gestire correttamente certificati medici, flussi Uniemens, conteggi di malattia e integrazione retributiva può essere complesso. Dal 2026, con le nuove regole operative INPS, la compilazione del calendario giornaliero delle assenze nel flusso Uniemens è obbligatoria, consentendo maggiore precisione nei conteggi e nei conguagli contributivi.
Un software gestionale aziendale All-in-one come Factorial aiuta a tenere traccia delle assenze per malattia in tempo reale, calcolare automaticamente la retribuzione dovuta per ciascun evento e gestire le visite fiscali, i certificati medici e la documentazione INPS. In questo modo, il rischio di errori nei conguagli si riduce drasticamente, migliorando – grazie all’automazione – il rapporto tra datore di lavoro, dipendente e INPS.
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Domande frequenti (FAQs)
Chi paga la malattia: INPS o datore di lavoro?
La prestazione INPS copre la malattia dal 4° giorno in poi, ma il datore di lavoro anticipa generalmente l’indennità e poi recupera la quota spettante dall’INPS tramite i conguagli contributivi.
Quanto paga il datore di lavoro in malattia?
Nei primi 3 giorni di carenza, il datore paga il 100% della retribuzione base. Dal 4° giorno in poi anticipa l’indennità INPS e può integrare secondo il CCNL. La somma effettiva dipende dalla retribuzione contrattuale e dalle integrazioni previste dal CCNL del settore.
Come funziona il pagamento per i giorni di malattia?
Il lavoratore deve inviare il certificato medico all’INPS e al datore nei termini previsti; il datore poi gestisce la malattia in busta paga anticipando l’indennità INPS quando dovuta e applicando le regole di carenza e integrazione contrattuale.
Il datore di lavoro può controllare la malattia con la visita fiscale?
Sì. Il datore o l’INPS possono richiedere visite mediche di controllo (visite fiscali) per verificare l’effettivo stato di malattia nel periodo indicato dal certificato. Il lavoratore deve essere reperibile negli orari di controllo comunicati dalla legge.
