Cos’è la banca ore e come funziona?
Come gestire questa pratica in maniera efficace e a norma di legge?
La banca ore è uno strumento che permette ai lavoratori dipendenti di recuperare le ore di lavoro straordinario compensandole con altre ore di riposo.
In questa guida vediamo come funziona la banca ore a 360 gradi, cosa serve sapere a riguardo e come gestirla in maniera pratica all’interno della tua azienda.
Sommario
Che cos’è la banca ore
La banca ore è una misura che consente ai dipendenti di compensare le proprie ore di lavoro straordinario con ore di riposo aggiuntive, anziché con la normale retribuzione prevista.
Difatti, se in genere le ore di straordinari vengono ricompensate tramite il denaro, grazie alla banca ore i dipendenti possono recuperare direttamente il riposo che gli spetta, astenendosi dal proprio lavoro in periodi successivi.
La banca ore funziona dunque come “un saldo”, un salvadanaio in cui i dipendenti possono accumulare ore di straordinari e usufruirne in un secondo momento per ottenere del riposo aggiuntivo, nei limiti delle norme.
Infine, i criteri per accedere alla banca ore sono diversi e variano di caso in caso.
Difatti, la banca ore è prevista dalla maggior parte dei contratti collettivi (CCNL), che ne regolano il funzionamento e che ne modificano alcuni aspetti a seconda del contratto specifico.
Ad esempio, il CCNL trasporto e spedizioni merci stabilisce una soglia di 250 ore di lavoro straordinario, oltre la quale gli straordinari devono essere ricompensati con riposi aggiuntivi.
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Benefici della banca ore
La banca ore è uno strumento che presenta diversi vantaggi sia per le aziende che per i dipendenti, tra cui:
- Maggior flessibilità
Grazie alla banca ore, i dipendenti dipendenti possono pianificare le loro assenze dal lavoro in maniera più flessibile.
Ad esempio, questa misura permette loro di gestire in maniera più serena ed efficace impegni di tipo famigliare o personale. - Produttività aumentata
Sfruttare la banca ore permette ai dipendenti di diventare più produttivi.
Difatti, mentre troppe ore di lavoro possono risultare stancanti, i riposi aggiuntivi messi a disposizione dalla banca ore aiutano i lavoratori a recuperare energie e tornare a lavoro motivati e in forze. - Maggiore soddisfazione dei dipendenti
Quando i dipendenti riescono a trovare un equilibrio tra vita privata e vita lavorativa, questo si riflette sul loro benessere psicologico e sulla loro soddisfazione.
In questo senso, l’utilizzo della banca ore può aiutare a migliorare l’umore dei dipendenti e farli sentire più motivati. - Maggiore controllo dei costi
La banca ore aiuta le aziende a ridurre i costi, grazie alla possibilità di remunerare i lavoratori con dei riposi aggiuntivi, anziché con la ‘normale’ retribuzione prevista per gli straordinari.
Ciò permette alle imprese di aver maggior controllo sulle proprie finanze e di limitare spese troppo ingenti, soprattutto nel lungo termine.
Come funziona secondo la normativa
Come abbiamo accennato, la banca ore è una misura flessibile e che varia in base al CCNL applicato.
Tuttavia, tra le diverse normative esistono degli aspetti in comune e di cui puoi tener conto per gestire la banca ore in maniera efficace:
- Richiesta per il ‘deposito’ delle ore
Ogni CCNL stabilisce criteri chiari su come fare domanda per depositare gli straordinari all’interno della propria banca ore.
Difatti, secondo le normative, questo compito spetta al lavoratore, che deve chiedere in maniera esplicita al datore di lavoro di accantonare le ore di straordinari (quest’ultimo, successivamente, potrà ricompensarle con del riposo aggiuntivo).
Le norme stabiliscono inoltre che tale richiesta rimane valida ‘fino a disdetta’, cioè a meno che il dipendente non ritratti le proprie intenzioni.
- Domanda di fruizione delle ore
Per usufruire delle ore depositate all’interno della banca ore, i dipendenti devono presentare una richiesta al datore di lavoro.
Quest’ultima deve essere formulata con preavviso e per ogni volta in cui il lavoratore desidera richiedere l’accesso al riposo.
A tal punto è necessario che il datore di lavoro e il lavoratore si accordino sulle modalità in cui il riposo viene fruito, in base alle esigenze aziendali e a quelle del dipendente.
Le due parti dovranno concordare sulla data del riposo e sulla sua durata, tenendo in conto i limiti e le misure stabilite dal contratto.
- Limiti di tempo per la fruizione delle ore di riposo
I dipendenti che accantonano straordinari all’interno della banca ore possono sfruttare le ore di riposo aggiuntivo solo entro determinati limiti di tempo.
I CCNL, infatti, stabiliscono delle scadenze entro cui i lavoratori possono usufruire dei riposi che gli spettano e che variano a seconda del contratto applicato.
Banca ore solidale
In aggiunta alla ‘comune’ banca ore (quella che abbiamo visto sinora), i CCNL stabiliscono la possibilità di creare una banca ore solidale.
Quest’ultima consiste in un saldo in cui i dipendenti possono depositare straordinari su base volontaria e cederli ad un collega per l’assistenza di figli minori con gravi problemi di salute.
Banca ore: retribuzione e contributi
Come abbiamo visto, la banca ore prevede una modifica alla ‘regola’ con cui vengono retribuiti gli straordinari, che in genere sono ricompensati in denaro.
Ma come funziona, nel dettaglio, la retribuzione?
Ecco tutto ciò che hai bisogno di sapere a riguardo, per gestire in maniera efficace questo strumento:
- Quando il dipendente deposita gli straordinari
Il dipendente che effettua straordinari e decide di depositarli all’interno della banca ore potrebbe comunque aver diritto a una retribuzione maggiorata.
Ciò è legato alla natura stessa degli straordinari e dipende dal contratto collettivo applicato.
Di norma, infatti, le ore di lavoro straordinarie sono pagate di più rispetto alla paga oraria di base, grazie all’aggiunta di una maggiorazione, che varia a seconda del contratto.
Ebbene, il datore di lavoro potrebbe essere chiamato a corrispondere questa somma aggiuntiva al lavoratore, anche nei casi in cui quest’ultimo decida di usufruire dei riposi aggiuntivi.
In tal senso, esistono due modi di procedere:
– Se il CCNL di categoria lo prevede, il datore di lavoro deve corrispondere una maggiorazione all’interno della busta paga per il mese in cui il dipendente deposita gli straordinari nella propria banca ore;
– Se invece il CCNL non prevede una maggiorazione sugli straordinari depositati in banca ore, il datore di lavoro non è tenuto a pagare alcuna somma aggiuntiva. - Quando il dipendente usufruisce delle ore di riposo
Nel momento in cui il dipendente decide di sfruttare le proprie ore di riposo, il datore di lavoro ha il compito di annotarle in busta paga, per sottrarle dalla banca ore del lavoratore.
In ogni caso, quest’azione non influisce sulle maggiorazioni da destinare al dipendente (quando previste).
Ad esempio, se il lavoratore usufruisce delle proprie ore di riposo nel mese successivo a quello in cui le ha accumulate ed in cui ha ricevuto la maggiorazione, il datore di lavoro non dovrà pagare alcuna somma aggiuntiva.
Al contrario, il datore di lavoro sarà chiamato a retribuire il lavoratore con la sola paga base oraria, moltiplicata per il numero di ore di riposo fruite dal dipendente. - Quando il dipendente deposita ore, ma non usufruisce dei riposi
Cosa succede se il dipendente deposita straordinari nella propria banca ore, ma non usufruisce dei riposi che gli spettano?
Ebbene, in tal caso il datore di lavoro dovrà compensare in denaro le ore che arrivano a scadenza, retribuendole all’interno della busta paga del lavoratore.
La somma da corrispondere sarà pari alla paga base oraria del dipendente, moltiplicata per il numero di ore scadute.
Per ultimo, il datore di lavoro non dovrà pagare alcuna somma extra, in quanto avrà già corrisposto eventuali maggiorazioni nel mese in cui il dipendente ha depositato i propri straordinari in banca ore.
Aspetti contributivi
Abbiamo visto come funziona la retribuzione della banca ore.
Ecco invece ciò che devi sapere per gestire i suoi aspetti contributivi:
- Se il dipendente sceglie di usufruire dei riposi a sua disposizione, dovrai assolvere all’obbligo contributivo nel momento in cui il lavoratore si astiene dal lavoro;
- Nel caso in cui i riposi dovessero scadere, invece, pagherai i contributi quando retribuirai le ore di straordinari accantonate.
Se il CCNL prevede una maggiorazione sugli straordinari depositati in banca ore, infine, dovrai assolvere i suoi contributi nel momento stesso in cui corrispondi la somma in busta paga.
Strumenti per gestire gli straordinari
Gestire la banca ore e gli straordinari dei propri dipendenti è un compito delicato, che richiede grande attenzione e i giusti mezzi.
Vediamo alcuni degli strumenti che puoi utilizzare per gestire le ore di lavoro straordinario all’interno della tua azienda:
-
- Documenti cartacei
La soluzione più ‘tradizionale’ che le aziende impiegano per gestire straordinari e banca ore dei propri dipendenti è quella di ricorrere a documenti cartacei.
Sfortunatamente, questa tattica risulta anche la scelta meno efficace, per via dei suoi numerosi limiti pratici.
Difatti, ricorrere a documenti cartacei porta con sé alcuni gravi svantaggi, tra cui:
– Ingombro in termini di spazio;
– Rischio di danni ai documenti e perdita d’informazioni;
– Minor flessibilità;
– Lentezza nel segnare informazioni e comunicarle a colleghi e superiori.
Questi contro diventano particolarmente gravi nel lungo termine, quando i documenti cartacei e le informazioni da gestire si accumulano e risultano più difficili da gestire. - Fogli di calcolo
Alcune aziende ricorrono ai fogli di calcolo per la gestione degli straordinari.
Quest’ultima è una scelta che presenta diversi vantaggi rispetto ai documenti cartacei, tra cui una maggior flessibilità e un minor rischio di perdere informazioni importanti per l’azienda.
Tuttavia, i fogli di calcolo possono risultare difficili da utilizzare e contribuire a caos o disorganizzazione, soprattutto dopo mesi e anni di lavoro, quando i dati sugli straordinari si accumulano.
- Documenti cartacei
- Software HR
L’utilizzo di un software HR consente alle aziende di gestire in maniera sicura ed accurata gli straordinari dei dipendenti.
Difatti, i software per la gestione delle risorse umane permettono a datori di lavoro ed HR manager di accedere a funzioni come rilevazione delle presenze, database sicuri e report sui dipendenti.
Queste funzionalità rendono i software HR il miglior strumento sul mercato per gestire banca ore e straordinari in modo sicuro e preciso.
Come digitalizzare la gestione delle ore di lavoro ore con un software HR
Come abbiamo visto, gestire in maniera efficace banca ore e straordinari dei dipendenti è un compito che richiede grande cura ed attenzione.
Difatti, il minimo errore in una fase così delicata può portare a gravi conseguenze per la tua azienda, tra cui:
- Malcontenti e conflitti all’interno del tuo team;
- Controversie legali;
- Disorganizzazione e caos nella gestione del personale.
Se vuoi gestire in maniera sicura e affidabile gli straordinari dei tuoi dipendenti, è bene perciò che non trascuri questo compito fondamentale, prendendo le giuste misure e ricorrendo ai migliori strumenti sul mercato.
Per fortuna, per questo esiste Factorial.
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