Cos’è un accordo di riservatezza? A cosa serve e come può aiutare la tua azienda?
In un mercato sempre più competitivo, proteggere le informazioni sensibili della propria azienda è essenziale. Un documento fondamentale per garantire questa tutela è l’accordo di riservatezza, spesso chiamato anche non disclosure agreement (NDA). Ma cos’è esattamente, a cosa serve e come scriverne uno efficace?
In questo articolo scoprirai tutto ciò che devi sapere, con l’opportunità di scaricare un fac simile gratuito di Factorial per ottimizzare il tuo processo.
- Cos’è un accordo di riservatezza?
- A cosa serve un accordo di riservatezza: utilità per le aziende
- Struttura di un NDA
- Come scrivere un accordo di riservatezza
- Scarica il fac simile dell’accordo di riservatezza di Factorial (PDF e Word)
- Come gestire i documenti aziendali in sicurezza
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Cos’è un accordo di riservatezza?
Un accordo di riservatezza, anche noto come accordo di non divulgazione, è un contratto legale stipulato tra due o più parti per mantenere riservate alcune informazioni, regolandone la confidenzialità.
Nel settore imprenditoriale, si parla spesso di accordo di riservatezza e non divulgazione, soprattutto quando le informazioni coinvolgono progetti tecnologici, formule proprietarie, database clienti o strategie di mercato.
Per questo motivo, l’NDA è utilizzato in numerose situazioni, come:
- Assunzioni di nuovi dipendenti (accordo di riservatezza per dipendenti).
- Partnership strategiche con altre aziende.
- Contratti con fornitori o collaboratori esterni.
- Negoziazioni con investitori o acquirenti in fase di crescita o fusione aziendale.
Molte piccole e medie imprese sottovalutano l’importanza di questo documento, pensando che sia necessario solo per le multinazionali o le aziende tecnologiche.
In realtà, ogni PMI possiede informazioni critiche: dai dati sui clienti alle strategie di mercato, fino ai processi produttivi. Un’eventuale fuga di dati può compromettere gravemente la competitività e la reputazione dell’azienda.
Tipi di accordi di riservatezza
Gli accordi di riservatezza si distinguono in diverse tipologie in base alle esigenze aziendali e alla natura della condivisione delle informazioni. I principali tipi di NDA sono:
- Accordo di riservatezza unilaterale: utilizzato quando una sola parte (ad esempio, un’azienda) condivide informazioni riservate con un’altra parte (es. un dipendente, un fornitore o un collaboratore esterno). Questo tipo di accordo è comune nei rapporti di lavoro, durante le assunzioni o quando si avviano trattative con potenziali partner.
- Accordo di riservatezza bilaterale (o reciproco): entrambe le parti condividono informazioni riservate e si impegnano a non divulgarle. È tipico di collaborazioni strategiche, joint venture o progetti di co-sviluppo tra aziende, in cui entrambe le parti devono proteggere i propri dati sensibili.
- Accordo di riservatezza multilaterale: coinvolge più soggetti, ciascuno dei quali ha l’obbligo di mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute. Questa tipologia è utilizzata in contesti complessi, come consorzi o grandi progetti internazionali in cui diverse aziende, enti o partner devono cooperare senza il rischio di divulgazione non autorizzata.
La scelta del tipo di accordo dipende dal contesto e dagli obiettivi aziendali. È importante valutare attentamente quale tipologia risponde meglio alle esigenze di protezione delle informazioni.
A cosa serve il patto di riservatezza: utilità per le aziende
Gli accordi di riservatezza sono strumenti essenziali per proteggere il patrimonio immateriale di un’azienda. Immagina di aver sviluppato una tecnologia innovativa: senza un NDA, i dipendenti o i fornitori con accesso a queste informazioni potrebbero divulgarle a terzi, mettendo a rischio la competitività del tuo business.
Ecco alcuni esempi concreti in cui un accordo di riservatezza è utile:
- Durante un’assunzione: per tutelare progetti interni, strategie di marketing o dati sui clienti.
- Collaborazioni esterne: quando lavori con partner o fornitori esterni.
- Investimenti e fusioni: in fase di negoziazione con investitori o potenziali acquirenti.
Un buon NDA crea un quadro legale chiaro, dissuadendo comportamenti scorretti e stabilendo sanzioni in caso di violazione.
Cosa succede se si viola l’accordo di non divulgazione?
La violazione di un accordo di non divulgazione può avere gravi conseguenze legali.
Quando una parte infrange il contratto, l’azienda lesa ha diritto a richiedere risarcimenti economici o intraprendere azioni legali per proteggere le proprie informazioni, così come prevede il contratto.
Le sanzioni dipendono dalla gravità della violazione e da quanto specificato nel contratto. Alcuni esempi includono:
- Risarcimento dei danni: la parte che ha subito il danno può chiedere una compensazione economica proporzionale alla perdita subita.
- Inibitoria: un’azione legale che impone il divieto immediato di ulteriori divulgazioni.
- Licenziamento per giusta causa: se un dipendente viola il patto, l’azienda può procedere con il licenziamento, soprattutto se l’accordo è stato firmato durante l’assunzione.
La legge, inoltre, regola anche il cosiddetto “obbligo di fedeltà” per i dipendenti, attraverso l’Art. 2105 del Codice Civile, che stabilisce:
“Il prestatore di lavoro non deve trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore, né divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa, o farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio“.
Per evitare contenziosi, è importante redigere un accordo chiaro e completo, evidenziando sin da subito le possibili conseguenze di una violazione.
Struttura di un NDA
Un accordo di riservatezza ben strutturato deve includere diversi elementi chiave per essere efficace dal punto di vista legale. Vediamo quali sono le sezioni principali:
- Definizione delle parti: chi firma l’accordo (es. azienda e dipendente o partner).
- Oggetto del contratto: quali informazioni devono essere protette. Qui è fondamentale specificare chiaramente cosa si intende per “informazioni riservate”.
- Obblighi di riservatezza: le responsabilità delle parti nel mantenere la segretezza delle informazioni.
- Durata: per quanto tempo l’accordo sarà valido. Solitamente si applica sia durante il rapporto di lavoro che per un periodo successivo alla cessazione del contratto.
- Eccezioni: situazioni in cui le informazioni possono essere divulgate, ad esempio per obblighi legali o autorizzazioni esplicite.
- Conseguenze in caso di violazione: sanzioni e misure legali applicabili.
Questi elementi devono essere personalizzati in base alle esigenze della tua azienda. Un accordo troppo generico rischia di non essere efficace in caso di controversia.
Come scrivere un accordo di riservatezza
Scrivere un accordo di riservatezza può sembrare un’operazione complessa, soprattutto per chi non ha familiarità con la terminologia legale e con le norme che regolano la riservatezza delle informazioni aziendali.
Seguendo alcune linee guida, però, puoi ottenere un documento chiaro, completo e personalizzato in base alle tue esigenze. L’obiettivo è redigere un accordo che sia facilmente comprensibile per le parti coinvolte e che allo stesso tempo abbia una solidità giuridica.
Vediamo i passi principali per creare un NDA efficace:
- Analizza le tue necessità
Il primo passo è comprendere quali informazioni desideri proteggere. Questo potrebbe includere dati finanziari, progetti in fase di sviluppo, strategie di marketing, elenchi di clienti o know-how tecnico. È importante stabilire esattamente quali tipi di dati siano considerati riservati, poiché una definizione troppo vaga potrebbe rendere difficile l’applicazione del contratto. - Identifica le parti coinvolte
Ogni NDA deve chiarire chi sono le parti che firmano l’accordo. Nel caso di un accordo di riservatezza per dipendenti, ad esempio, sarà necessario indicare sia il datore di lavoro che il lavoratore. In un contesto di collaborazione tra aziende, le parti coinvolte potrebbero includere partner strategici, consulenti o fornitori. - Descrivi le informazioni riservate
Evita descrizioni generiche come “tutti i dati aziendali” o “informazioni sensibili”. È fondamentale specificare con precisione quali dati sono oggetto del patto di riservatezza. Ad esempio, puoi inserire espressioni come “documenti relativi ai piani strategici”, “rapporti interni non pubblici” o “tecnologie in fase di sviluppo”. - Definisci la durata del contratto
Un NDA efficace deve indicare chiaramente quanto tempo rimarranno valide le obbligazioni di riservatezza. In genere, le clausole di non divulgazione sono valide per tutta la durata del rapporto lavorativo o di collaborazione e possono estendersi per un periodo successivo alla sua conclusione (ad esempio, da due a cinque anni). - Sii chiaro sulle sanzioni
Le conseguenze di una violazione del patto di riservatezza devono essere esplicitamente indicate. Inserisci clausole che stabiliscano quali azioni legali l’azienda può intraprendere in caso di divulgazione non autorizzata, come la richiesta di risarcimenti economici, il ricorso a provvedimenti cautelari o, nei rapporti di lavoro, il licenziamento per giusta causa. - Chiedi una consulenza legale
Anche se un fac simile può essere un ottimo punto di partenza, è sempre consigliabile far revisionare l’accordo da un avvocato specializzato in diritto del lavoro o diritto commerciale. Un professionista potrà verificare che il documento sia conforme alla normativa italiana e che le clausole inserite siano adeguate a tutelare efficacemente le informazioni aziendali.
Scarica il fac simile del patto di riservatezza di Factorial
Hai bisogno di un modello di accordo di riservatezza pronto all’uso? Factorial ha sviluppato un fac simile gratuito per aiutarti a risparmiare tempo e garantire la protezione delle tue informazioni aziendali.
Questo modello è pensato per adattarsi alle diverse realtà aziendali, con una struttura flessibile che puoi personalizzare in base alle tue necessità. Grazie a questo strumento, potrai:
- Redigere un NDA efficace in pochi minuti.
- Assicurarti che tutte le sezioni chiave siano presenti.
- Evitare errori comuni che potrebbero compromettere la validità del documento.
Proteggere le informazioni aziendali è una priorità strategica per ogni PMI. Un accordo di riservatezza ben strutturato è uno strumento fondamentale per prevenire fughe di dati e potenziali danni economici.
Con il fac simile di Factorial, puoi redigere un documento chiaro e professionale in modo semplice e veloce.
Modello di accordo di riservatezza in Word
Clicca qui sotto per scaricare il tuo modello in Word.
Modello di accordo di riservatezza in PDF
Clicca qui sotto per scaricare il tuo modello in PDF.
Come gestire i documenti aziendali in sicurezza
Gestire un accordo di riservatezza per dipendenti in azienda non è semplice. Ogni membro della tua organizzazione che lo ha firmato, infatti, deve avere accesso immediato e sempre garantito ai documenti, per sapere come muoversi in caso di dubbi o necessità.
Factorial supporta l’azienda semplificando e automatizzando tutti i processi lenti e macchinosi, intervenendo anche sulla fase di creazione e gestione dei documenti. Per esempio, tramite il gestionale potrai:
- Impostare obiettivi e compiti da completare nelle diverse fasi dell’onboarding
- Creare cartelle personalizzate per ogni documento e caricare più documenti in blocco
- Controllare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale
- Permettere ai dipendenti di firmare i documenti relativi al patto di non concorrenza in maniera immediata con una firma elettronica.
