Qual è la differenza tra acquisti diretti e indiretti? Chi si occupa della loro gestione in azienda e quali strumenti utilizza per farlo al meglio?
Quando si parla di gestione e ottimizzazione degli acquisti aziendali, è fondamentale fare una distinzione tra acquisti diretti e indiretti. Queste due tipologie, infatti, hanno impatti diversi sul funzionamento e sull’efficienza aziendale.
In questo articolo, esploreremo cosa sono gli acquisti diretti e indiretti e quali sono le loro principali differenze. Analizzeremo anche alcuni esempi pratici e vedremo quali strumenti possono essere utilizzati per monitorare e ottimizzare i processi di acquisto.
- Cosa sono gli acquisti diretti e indiretti in azienda?
- Differenze tra acquisti diretti e indiretti
- Acquisti diretti e indiretti: esempi
- Acquisti diretti e indiretti nei progetti
- Strumenti per il monitoraggio degli acquisti
- Calcola e gestisci i costi aziendali con Factorial
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Cosa sono gli acquisti diretti e indiretti in azienda?
Ogni azienda, per poter operare al meglio e produrre beni e servizi, effettua periodicamente acquisti di vario tipo. Questi possono essere suddivisi in due categorie principali, acquisti diretti e indiretti.
Gli acquisti diretti (direct procurement) riguardano l’acquisto di materie prime e beni necessari alla produzione di un prodotto finale. Questi acquisti sono strettamente legati alla produzione e al risultato finale dell’azienda.
Gli acquisti diretti vengono effettuati frequentemente e in grandi quantità, poiché sono essenziali per il ciclo produttivo. La qualità di questi materiali è fondamentale, poiché influenzerà direttamente il prodotto finito e, di conseguenza, l’immagine del marchio.
Gli acquisti indiretti (indirect procurement), invece, sono relativi a beni e servizi che supportano le attività aziendali quotidiane, ma che non influiscono direttamente sul prodotto finale. Questi includono prodotti come forniture per ufficio, software, manutenzione e servizi di consulenza.
Pur essendo meno visibili rispetto agli acquisti diretti, gli acquisti indiretti sono essenziali per garantire il corretto funzionamento aziendale. Questi acquisti, infatti, supportano i processi produttivi e la gestione amministrativa, influenzando molteplici attività aziendali.
Chi si occupa della gestione degli acquisti diretti e indiretti?
La gestione degli acquisti diretti e indiretti coinvolge diversi ruoli e competenze all’interno dell’azienda. A seconda delle dimensioni e della struttura dell’impresa, inoltre, questo compito può essere centralizzato o distribuito tra più dipartimenti.
Gli acquisti diretti, essendo legati alla produzione, sono generalmente gestiti dal reparto acquisti o dal team di gestione della supply chain. Nelle piccole imprese, questo compito può essere gestito da un Operation Manager o anche dal titolare dell’azienda.
Il team responsabile degli acquisti diretti si occupa di selezionare i fornitori, negoziare i prezzi e garantire puntualità creando un’adeguata strategia di approvvigionamento. Inoltre, monitora la qualità dei materiali acquistati, gestendo eventuali difetti o ritardi nella fornitura.
La gestione degli acquisti indiretti, invece, è affidata a uno specifico responsabile degli acquisti indiretti o a un responsabile amministrativo. Nelle aziende più piccole, può essere presente un unico ufficio acquisti che gestisce contemporaneamente entrambe le tipologie.
Il responsabile degli acquisti indiretti si occupa di selezionare i fornitori per servizi generali, come la manutenzione o le consulenze. Inoltre, collabora strettamente con i reparti amministrativi, IT, marketing e HR per identificare le necessità di ciascuna area.
Differenze tra acquisti diretti e indiretti
Gli acquisti diretti e indiretti, come accennato, sono fondamentali per il funzionamento di un’azienda. Queste due categorie, pur avendo un obiettivo comune, presentano alcune differenze, tra cui:
- Processo di approvvigionamento: gli acquisti diretti richiedono una selezione accurata dei fornitori, con contratti a lungo termine e controlli di qualità. Gli acquisti indiretti, invece, tendono ad essere più transazionali e di routine, concentrandosi sulla riduzione dei costi attraverso acquisti all’ingrosso o consolidamento dei fornitori
- Stakeholders coinvolti: gli acquisti diretti coinvolgono principalmente i reparti di produzione, ingegneria e garanzia qualità. Gli acquisti indiretti, invece, coinvolgono una gamma più ampia di dipartimenti, come IT, risorse umane, amministrazione e finanza
- Obiettivi strategici: gli acquisti diretti sono focalizzati sulla qualità dei materiali e sull’efficienza della produzione. Gli acquisti indiretti, invece, mirano a ottimizzare i costi operativi e a mantenere l’efficienza delle attività quotidiane
- Impatto sul core business: gli acquisti diretti influenzano direttamente la produzione e la qualità del prodotto finale. Gli acquisti indiretti supportano le operazioni aziendali quotidiane, ma non hanno un impatto diretto sul prodotto
- Gestione dei rischi: i rischi legati agli acquisti diretti sono elevati, poiché eventuali interruzioni nella fornitura di materiali possono compromettere la produzione e danneggiare l’immagine aziendale. Gli acquisti indiretti, pur essendo rilevanti, comportano rischi che riguardano più l’efficienza operativa, senza compromettere direttamente la produzione
- Relazioni con i fornitori: gli acquisti diretti richiedono una gestione strategica dei fornitori, spesso limitata a pochi partner affidabili. Al contrario, gli acquisti indiretti possono coinvolgere una rete più ampia di fornitori, con relazioni meno stabili
Nonostante entrambi i tipi di acquisto siano cruciali, le loro differenze richiedono approcci distinti. In questo modo, è possibile garantire alla propria azienda una gestione efficace delle risorse aziendali, massimizzando il ritorno sugli investimenti.
Acquisti diretti e indiretti: esempi
Chiarito cosa siano gli acquisti diretti e indiretti e come si differenziano, vediamo subito alcuni esempi. Come accennato, gli acquisti diretti comprendono materie prime e risorse strettamente legate alla creazione del prodotto finale.
Ecco alcuni esempi classici di acquisti diretti:
- Materie prime: come acciaio, plastica, legno o tessuti, utilizzati direttamente nella produzione di beni
- Componenti elettronici: come circuiti stampati, microchip o sensori per dispositivi tecnologici
- Carburante: per le macchine e i veicoli utilizzati nelle operazioni aziendali quotidiane
- Prodotti chimici: come vernici o solventi, utilizzati nella produzione o nella finitura di prodotti
- Imballaggi: come scatole o involucri progettati per proteggere i prodotti durante il trasporto
- Macchinari e attrezzature: come stampi o presse per modellare i materiali utilizzati nella produzione
Gli acquisti indiretti, invece, riguardano beni e servizi che non sono direttamente coinvolti nella produzione.
Ecco alcuni esempi tipici di acquisti indiretti:
- Servizi di consulenza: come la consulenza legale, fiscale o informatica
- Forniture per ufficio: come carta, penne, toner e attrezzature varie per l’ufficio
- Tecnologia: come software, licenze, hardware e servizi IT di supporto
- Servizi di pulizia: come il contratto per la pulizia degli uffici e degli impianti
- Formazione e sviluppo: come corsi di aggiornamento per i dipendenti
- Spese di marketing: come la realizzazione di campagne pubblicitarie o il design di packaging accattivanti
- Arredi e manutenzione: come sedie ergonomiche per l’ufficio o contratti per la riparazione delle infrastrutture aziendali
Ad esempio, in un’azienda che produce scarpe, gli acquisti diretti includerebbero materie prime come la pelle o la gomma. Gli acquisti indiretti, invece, comprenderebbero i software per la progettazione delle scarpe e i contratti pubblicitari per promuoverle.
Acquisti diretti e indiretti nei progetti
Gli acquisti diretti e indiretti svolgono un ruolo cruciale nella pianificazione e realizzazione dei progetti aziendali. Ogni progetto, infatti, richiede risorse specifiche, suddivise in base alla loro rilevanza per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Gli acquisti diretti nei progetti riguardano beni e servizi strettamente necessari per la realizzazione del deliverable finale. La loro gestione richiede una pianificazione precisa, poiché qualsiasi problema può influire direttamente sui tempi e sui costi del progetto.
Gli acquisti indiretti nei progetti, invece, riguardano risorse fondamentali per il supporto e la gestione del progetto. Questi acquisti contribuiscono a creare un ambiente efficiente e organizzato, garantendo che il progetto possa essere completato senza intoppi.
La distinzione tra acquisti diretti e indiretti nei progetti, perciò, consente di allocare le risorse in modo strategico. Questo permette di migliorare il controllo dei costi, riducendo i rischi legati all’approvvigionamento.
Strumenti per il monitoraggio degli acquisti
Per gestire al meglio sia gli acquisti diretti che indiretti, è indispensabile utilizzare strumenti adeguati. Questi consentono di tracciare le spese, ottimizzare i processi e migliorare la collaborazione con i fornitori.
Tra i principali strumenti utili per il monitoraggio degli acquisti, troviamo:
- Software di gestione degli acquisti: questi strumenti centralizzano tutte le attività di approvvigionamento, offrendo funzionalità per la gestione dei fornitori, la creazione di ordini di acquisto e l’analisi delle spese
- Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): i moduli dedicati agli acquisti nei sistemi ERP integrano i dati con altre funzioni aziendali, come finanza e logistica, offrendo una visione completa delle operazioni
- Piattaforme di e-Procurement: questi strumenti digitalizzano l’intero processo di acquisto, dall’individuazione dei fornitori alla negoziazione e al pagamento. Permettono, inoltre, di ridurre i tempi e automatizzare le attività ripetitive
- Dashboard di analisi delle spese: utilizzate per monitorare in tempo reale i dati relativi agli acquisti, queste dashboard aiutano a identificare aree di risparmio e migliorare le decisioni strategiche
- Sistemi di gestione dei contratti: questi tool sono essenziali per tracciare le scadenze, le clausole e i termini degli accordi con i fornitori, garantendo la conformità e riducendo i rischi legali
L’adozione di questi strumenti consente alle aziende di ottimizzare i processi di acquisto, riducendo gli sprechi e migliorando la gestione complessiva delle risorse. Valuta quindi attentamente quali tool utilizzare in base ai tuoi progetti.
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