Sai tutto sulla gestione dei progetti? Ti piacerebbe conoscere tecniche, metodologie e i migliori software da utilizzare per un project management più efficace?
Le piccole e medie imprese (PMI), nonostante le dimensioni, si trovano oggi ad affrontare sfide complesse.
A piccoli, ma innovativi e talentuosi team, vengono affidati compiti molto difficili che richiedono di trasformare in tempi brevi delle idee in realtà. È in questo contesto che una gestione ottimale dei progetti diventa fondamentale.
Proprio per questo, ti consigliamo di leggere questa guida alla gestione dei progetti per PMI che ti aiuterà a raggiungere risultati in tempi brevi, venendo incontro alle esigenze e alle aspettative dei clienti che ti hanno affidato i loro progetti.
- Cos’è la gestione dei progetti e perché è importante?
- Tecniche e metodologie di gestione dei progetti
- Passi da seguire nella gestione dei progetti
- Gestire i progetti con un software specifico
- Le funzioni di project management di Factorial
- Gestisci i tuoi progetti in modo semplice e intuitivo con un Software All-in-one 🚀
Cos’è la gestione dei progetti e perché è importante?
Quando ti siedi con i tuoi team per una riunione sulla gestione di un nuovo progetto, una delle prime cose da fare è chiarire tutti i passaggi necessari per pianificare il lavoro, organizzare, gestire le risorse e monitorare l’avanzamento del progetto.
L’obiettivo? Raggiungere gli obiettivi stabiliti entro un tempo definito.
Un’interessante definizione di “gestione dei progetti” ci è stata fornita da Oisen lontano 1971. Lo studioso, oltre cinquant’anni fa, definiti il project management come la capacità di individuare e utilizzare strumenti e tecniche con l’obiettivo di svolgere attività complesse entro definiti limiti di tempo e costi.
La gestione dei progetti può essere quindi considerata una vera e propria disciplina. Come appena detto, gestire un progetto implica il saper mettere insieme una serie di competenze diversificate, essenziali per:
- Pianificare e formare team di lavoro adeguati
- Ottimizzare le risorse, evitando sprechi e sovraccarichi
- Rispettare il budget
- Scegliere i migliori strumenti per collaborare, comunicare e monitorare
- Prevenire i rischi e gestire eventuali problematiche
In definitiva, la gestione di un progetto è fondamentale per assicurarsi che ogni attività affidata alla tua PMI venga completata nel rispetto di tempi e costi, garantendo un lavoro di qualità, in linea con le aspettative dei clienti e degli stakeholder.
Tecniche e metodologie di gestione dei progetti
La gestione dei progetti, per essere davvero efficace, richiede di definire a priori le tecniche e le metodologie che verranno utilizzate.
Di progetti ce ne sono molti tipi: progetti di innovazione, finalizzati al miglioramento dei processi aziendali o alla trasformazione digitale, progetti legati alla sostenibilità ambientale, o ancora progetti di ricerca e sviluppo.
Spetta a te trovare e sperimentare il metodo che meglio si adatta alle tue esigenze. Ecco alcune metodologie principali:
- Metodo a cascata: conosciuto anche come waterfall in inglese, è un approccio lineare che suddivide il progetto in fasi sequenziali con requisiti e tempistiche ben definiti. Ogni fase viene completata prima di passare alla successiva, rendendo questo metodo ideale per progetti con obiettivi e processi ben stabiliti.
- Metodo Agile: questo metodo è perfetto quando è necessaria flessibilità e adattamento continuo. Agile suddivide il progetto in sprint o iterazioni, ognuna delle quali prevede feedback costanti e permette di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, tipico per progetti come lo sviluppo software che richiedono team dinamici e comunicazione rapida.
- Metodo Kanban: con il metodo Kanban, si utilizzano schede visive per rappresentare le attività e monitorare l’avanzamento di ognuna. Questa metodologia è orientata a facilitare la gestione dei flussi di lavoro, aiutando a prevenire colli di bottiglia e ottimizzare il processo.
- Metodo Prince2: Prince2 (Project in Controlled Environments) prevede la suddivisione del progetto in fasi gestibili, con un focus forte su ciascuna fase e team di lavoro competenti che si occupano di ogni passaggio. Ogni team ha specifiche responsabilità, rendendo questa metodologia adatta a progetti complessi.
- Metodo CCPM (Critical Chain Project Management): il CCPM si basa sulla teoria dei vincoli ed è particolarmente focalizzato sulla gestione delle risorse disponibili e sul rispetto delle scadenze. È ideale per progetti con molteplici incertezze che richiedono una pianificazione attenta.
5 passi da seguire nella gestione dei progetti
Competenza, pianificazione accurata e una predisposizione all’utilizzo di software e strumenti avanzati: questi tre aspetti sono la base per una gestione dei progetti efficace.
Tuttavia, oltre a un approccio strutturato e metodico, è fondamentale suddividere il progetto in fasi ben definite. Ecco i cinque passi più importanti da seguire:
1. Definizione dell’idea e valutazione della fattibilità
Questa è la fase iniziale in cui la PMI valuta il progetto proposto dai clienti. È essenziale avere una visione d’insieme degli obiettivi da raggiungere, delle risorse disponibili e delle competenze del team.
In questa prima fase, può essere utile creare un Project Charter, un documento che formalizza l’impegno dell’azienda verso il progetto.
2. Pianificazione
Una volta accettato il progetto, si passa alla pianificazione. Qui, è importante scegliere la metodologia da applicare, sia essa il metodo a cascata, Agile, o Prince2.
Si procede quindi alla creazione della Work Breakdown Structure (WBS), che scompone il progetto in attività gestibili.
Le risorse vengono distribuite, i costi stimati, e si verifica se il budget assegnato sia adeguato. È consigliabile anche identificare potenziali rischi o colli di bottiglia e sviluppare strategie di mitigazione. Una roadmap grafica può essere utile per monitorare il progetto.
3. Esecuzione
Questa fase rappresenta l’avvio vero e proprio del progetto. Qui, si coordinano i team di lavoro, assicurandosi che tutti abbiano chiari i propri compiti e responsabilità.
È fondamentale scegliere i software giusti per mantenere una comunicazione fluida sia interna che esterna, coinvolgendo anche gli stakeholder.
La qualità deve essere sempre una priorità, ma non possono essere messi in secondo piano il rispetto dei tempi e del budget.
4. Monitoraggio e controllo
Per una gestione dei progetti ottimale, durante l’esecuzione, è fondamentale monitorare le performance del personale e l’avanzamento del progetto.
Report aziendali periodici possono rivelarsi di grande aiuto per fornire aggiornamenti regolari alle parti coinvolte e per individuare tempestivamente eventuali criticità.
5. Chiusura
La fase finale prevede la consegna dei deliverable (i risultati finali) al cliente, la chiusura di eventuali contratti con fornitori e la preparazione di una documentazione dettagliata che includa metodi utilizzati e budget effettivamente speso.
Per la gestione interna, può essere utile avere una documentazione che registri ciò che ha funzionato e le aree da migliorare nei progetti futuri.
Gestire i progetti con un software specifico
Dicevamo che la tecnologia, insieme alle competenze del personale, può essere un supporto fondamentale nella gestione dei progetti.
La tecnologia, in particolare, rende oggi le PMI realtà molto più innovative e competitive grazie a software avanzati per la gestione dei progetti, che permettono di affrontare anche lavori avanzati un tempo prerogativa delle sole grandi organizzazioni.
Un software specifico di project management può rappresentare la soluzione ideale per la tua realtà, specialmente se orientata alla crescita e desiderosa di gestire attività sempre più complesse e remunerative.
Un software di project management è ideale perché consente di:
- Impostare le specifiche del progetto
- Definire subito il budget
- Stabilire le date di scadenza e i costi previsti
- Definire i team di lavoro,
- monitorare le competenze di ciascuno
- Tenere sotto controllo le ore lavorate e le performance
La gestione dei progetti con un software in definitiva ti permette di organizzare i flussi di lavoro in modo ottimale, gestire la produttività e mantenere una chiara stima e controllo dei costi.
Questi sono i vantaggi della digitalizzazione, che oggi consente di avvalersi di software completi per la gestione dei progetti. Strumenti che includono tutte le funzionalità necessarie per migliorare la gestione delle attività, la collaborazione dei team e per elaborare report e analisi, elementi fondamentali per identificare criticità e migliorare costantemente il processo.
Le funzioni di project management di Factorial
Ma quale software puoi provare oggi per gestire i progetti della tua azienda?
Il nostro consiglio è di provare Factorial, un software HR che cresce con te e che offre funzionalità specifiche per la gestione dei progetti.
Sfruttando il suo software di project management ti basteranno pochi clic e sarai subito pronto a organizzare i tuoi progetti, controllando con semplicità costi, tempi e team di lavoro.
Grazie a Factorial potrai:
- Pianificare: imposta il budget e le date di scadenza e misura la redditività del progetto.
- Gestire: tieni sotto controllo le ore lavorate dai team, verifica chi sta lavorando al progetto e stabilisci i ruoli di manager ed esecutivi per ogni attività.
- Eseguire: crea e assegna le attività a tutti i membri dei team coinvolti nel progetto.
Il nostro software di project management è completo e integrato, ideale per creare progetti e sottoprogetti, suddividendo le attività in task più piccole e facilmente monitorabili.
Inoltre, grazie alla piattaforma integrata, i team coinvolti possono comunicare rapidamente in tempo reale, aggiungere commenti e aggiornare lo stato delle attività.
Factorial include anche funzionalità per la gestione delle spese e dei rimborsi, con tutti i dati comodamente salvati in cloud.
Avrai finalmente un modo per personalizzare i tuoi processi e, se lo desideri, integrare il tuo ERP tramite API.
In più, potrai sempre unire le funzionalità di project management alle altre funzionalità del nostro software, come la gestione della documentazione dei dipendenti, le fasi di onboarding e offboarding, la preparazione di report sempre aggiornati e molto altro.
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