Sai cosa si intende per ciclo di vita del progetto? Quali sono le fasi da seguire e quali strumenti possono aiutarti a raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei costi previsti?
Se vuoi scoprire di più su questo importante processo di project management, ti invitiamo a leggere questa guida.
Passo dopo passo, vedrai come suddividere un progetto in fasi sia essenziale per aiutare te, il tuo team e tutti gli stakeholder a portare a termine qualsiasi tipologia di attività, dai progetti più semplici a quelli più complessi.
- Cosa si intende per ciclo di vita del progetto
- Le 5 fasi del ciclo di vita del progetto
- Strumenti utili per la gestione delle fasi di un progetto
- Come puoi gestire il ciclo di vita del progetto con Factorial
- Gestisci tutte le fasi dei tuoi progetti con un Software All-in-one 🚀
Cosa si intende per ciclo di vita del progetto
Il ciclo di vita di un progetto è la sequenza ordinata di fasi che un progetto attraversa, partendo dall’inizio fino alla fine.
Si tratta di una guida essenziale poiché permette di:
- Organizzare le attività
- Assegnare le responsabilità
- Assicurarsi che il lavoro venga svolto in modo ordinato
- Garantire una coordinazione efficace
Dividere un progetto in fasi consente di stabilire, per ognuna di esse, obiettivi specifici e risultati da raggiungere. Questo approccio permette anche di determinare come questi risultati debbano essere conseguiti prima di passare alla fase successiva.
Una definizione di ciclo di vita di un progetto ci viene fornita da Sabawoon Gahiz, che sottolinea come ogni progetto, indipendentemente dalla complessità, attraversi una serie di fasi per arrivare al completamento.
Comprendere queste fasi è fondamentale per portare a termine qualsiasi attività con la certezza che sia stata:
- Concettualizzata
- Pianificata
- Eseguita
- Completata
Conoscere la definizione del ciclo di vita di un progetto è solo il primo passo. Per un project manager è essenziale avere ben chiare le fasi del progetto, così da:
- Gestire al meglio le risorse
- Rispettare le tempistiche
- Coordinare tutti i membri del team
Le 5 fasi del ciclo di vita del progetto
Le fasi del ciclo di vita di un progetto sono varie, ma secondo l’opinione più diffusa, è utile articolare un progetto in almeno cinque fasi principali. Vediamo nel dettaglio ognuna di queste.
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Avvio del progetto
La fase di avvio rappresenta il punto di partenza: è il momento in cui il progetto prende forma e un’idea viene valutata concretamente per stabilirne la validità e fattibilità.
Durante questa fase, si crea un primo project charter. Il documento ha la funzione di:
- Chiarire gli obiettivi da raggiungere
- Identificare gli stakeholder
- Individuare le risorse necessarie per portare a termine il progetto
Ad esempio, un’azienda specializzata nello sviluppo di app potrebbe utilizzare questa fase per comprendere nel dettaglio quale problema risolverà l’app, quanto sarà innovativa, quante risorse serviranno per lo sviluppo e quanto tempo sarà necessario per il team di lavoro per svilupparla e lanciarla.
L’avvio del progetto è quindi una fase preliminare, ma essenziale: solo se le condizioni risultano favorevoli si può procedere allo sviluppo vero e proprio.
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Pianificazione
La seconda fase è la pianificazione. Qui viene creata una solida base dalla quale partire per sviluppare il progetto.
In questa fase, si suddividono le attività, si assegnano i compiti, si stimano tempi e costi, si allocano le risorse e si identificano i rischi.
Solitamente si prepara una roadmap chiara e realistica con tutte le informazioni utili alla gestione del progetto.
È fondamentale, inoltre, in questa fase, definire una prima timeline dettagliata e assicurarsi che l’organizzazione possieda tutte le competenze necessarie per portare a termine il progetto.
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Esecuzione
Durante la fase di esecuzione, il progetto inizia a svilupparsi in modo concreto. Ogni team lavora sui compiti e le mansioni assegnate.
Per esempio, il team di sviluppatori segue una roadmap dettagliata e ha già chiari i primi task da completare. Lo stesso vale per tutti i team coinvolti, dal design al monitoraggio dei progressi.
In questa fase, il project manager svolge un ruolo essenziale, coordinando le attività e comunicando agli stakeholder l’andamento del progetto, assicurandosi che tutto proceda secondo i piani stabiliti nelle prime due fasi.
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Monitoraggio e controllo
La fase di controllo e monitoraggio del progetto si sovrappone alla fase di esecuzione. Durante lo sviluppo, è necessario che ci siano figure dedicate a verificare che il progetto stia rispettando tempi e costi previsti.
In caso di scostamenti dai piani iniziali, è possibile intervenire per ottimizzare il lavoro o rivedere le funzionalità del prodotto o servizio in fase di sviluppo.
Durante il monitoraggio, si effettua anche un controllo di qualità, assicurandosi che il progetto mantenga gli standard qualitativi previsti.
Questa fase serve quindi per accorgersi di eventuali deviazioni dal piano originale e, se necessario, prendere misure correttive per riallineare il progetto con gli obiettivi.
È essenziale tenere aggiornati gli stakeholder tramite report dettagliati, garantendo trasparenza e consapevolezza sull’andamento del progetto.
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Chiusura del ciclo di vita del progetto
Nell’ottica di una gestione del cliente efficace, la fase di chiusura è quella finale, in cui il progetto viene completato e consegnato. Durante questa fase, viene consegnata la documentazione, e si verifica ancora una volta il corretto funzionamento di tutte le parti. Potrebbe anche essere utile eseguire una ricerca di eventuali bug, esaminando l’intero progetto per un ultimo controllo.
La documentazione viene redatta sia per uso interno sia per chi ne avrà bisogno in futuro, per permettere al team di comprendere le aree di miglioramento. Infine, il project manager chiude ufficialmente il progetto, archivia la documentazione e si prepara a nuovi progetti, ripartendo dalla fase di avvio.
Le 5 fasi del ciclo di vita del progetto
Strumenti utili per la gestione del ciclo di vita del progetto
La gestione delle fasi di un progetto richiede l’utilizzo di strumenti essenziali per ottimizzare tutte le attività.
Si parte da strumenti semplici, ma spesso sono necessari software e applicazioni avanzate che consentono una gestione più rapida e accurata del ciclo di vita del progetto.
Vediamo dunque quali possono essere questi strumenti e perché potrebbero rivelarsi indispensabili.
Software di project management
Un software di project management è fondamentale, poiché permette di creare un piano dettagliato, assegnare compiti, monitorare le scadenze e verificare i team di lavoro responsabili di ciascuna fase del progetto.
Con un buon software è possibile anche stimare i costi e verificare che restino in linea con quanto preventivato, oltre a gestire il flusso di comunicazione tra tutti gli stakeholder, così che siano costantemente aggiornati e possano comunicare tra loro.
Strumenti per la gestione HR
Oltre al software specifico per la gestione dei progetti, risultano utili strumenti per la gestione del personale.
Si rivelano utili, ad esempio, per monitorare le performance dei dipendenti, assicurando che mantengano elevati standard sia qualitativi sia quantitativi.
Software per la gestione documentale
Un software per la gestione documentale permette di archiviare i documenti su un cloud accessibile a tutti i membri del progetto, consentendo la condivisione di file in modo rapido e semplice.
In questo modo, tutta la documentazione del progetto è facilmente consultabile e sempre aggiornata.
Strumenti per la gestione del tempo
Un software per la gestione del tempo e delle risorse umane è utile per tenere traccia delle attività del personale. Tra i numerosi processi da gestire, con questo tipo di strumento potrai:
Integrando queste informazioni con il software di project management per assicurarsi che ci sia sempre il personale necessario per lavorare al progetto.
Applicativi di analytics
Infine, un software di analytics può essere molto utile per raccogliere e analizzare i dati in tempo reale.
Questo tipo di software consente, ad esempio, di creare report aziendali automatici e analizzare gli insight in qualsiasi momento, supportando una gestione migliore dei costi e altri aspetti del progetto, mantenendo così un controllo ottimale su tutti i parametri rilevanti.
Come puoi gestire il ciclo di vita del progetto con Factorial
Probabilmente, dopo aver letto di tutti gli strumenti necessari, la preoccupazione potrebbe iniziare a farsi sentire: integrare tanti software e app diverse in azienda potrebbe sembrare complesso e causare rallentamenti, senza portare reali vantaggi.
La buona notizia è che oggi esistono soluzioni come Factorial, un software HR all-in-one che da una sola piattaforma ti permette di gestire non solo i tuoi progetti, ma anche di semplificare e digitalizzare la gestione del personale.
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Factorial è progettato per offrirti una panoramica completa sull’evoluzione di ogni progetto, migliorare i flussi comunicativi e consentire di aggiornare le attività in tempo reale, aggiungendo commenti e annotazioni.
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