Software whistleblowing: quale scegliere per tutelare il tuo business

Che cos’è un software di whistleblowing? A cosa serve e come scegliere quello giusto?

Diciamolo subito, dare ai lavoratori la possibilità di segnalare condotte illecite in corso in azienda, in maniera sicura e confidenziale, può rivelarsi un grande vantaggio.

Un software di whistleblowing in tal senso si rivela la soluzione ideale. Come vedremo, la sola esistenza di un efficiente sistema per l’invio e la gestione dei reclami funge già da deterrente.

In questo approfondimento, desideriamo fornirti ogni informazione riguardo le varie tipologie di piattaforme per il whistleblowing. Vedremo cosa sono, le loro funzionalità e quali vantaggi garantiscono all’azienda e ai lavoratori.

L’argomento trattato è delicato e di sicuro interesse per le aziende. Siamo certi che troverai risposta a ogni tuo dubbio.

• Che cos’è un software whistleblowing
• I vantaggi per le aziende
• I vantaggi per i dipendenti
• Quali requisiti deve avere un software whistleblowing secondo l’UE
• Come scegliere il giusto software whistleblowing

Che cos’è un software whistleblowing

Un software di whistleblowing è un programma la cui funzionalità principale è quella di permettere ai dipendenti di segnalare, anche anonimamente, condotte ed episodi illeciti avvenuti o in corso all’interno dell’organizzazione.

Si tratta di un applicativo che generalmente può essere installato sullo smartphone o sul PC dei lavoratori, i quali possono utilizzarlo all’occorrenza.

Notoriamente, i dipendenti possono avvalersene per segnalare episodi quali:

• Molestie
• Violazione dei regolamenti
• Sicurezza e conformità dei prodotti
• Frode
• Corruzione
• Elusione/evasione fiscale
• Violazione delle reti informatiche
• Non rispetto delle normative

Il software per il whistleblowing consente alle aziende che lo utilizzano non solo di identificare un problema prima che si aggravi, ma al contempo fornisce anche al lavoratore la possibilità di utilizzare uno strumento per denunciare comportamenti scorretti, il tutto a favore del mantenimento di un ambiente di lavoro onesto e trasparente.

Insomma, implementare uno strumento per segnalare illeciti, conforme alle normative previste per il whistleblowing, è una scelta che va in una direzione ben precisa: dimostrare l’impegno verso l’integrità, la trasparenza e promuovere un ambiente di lavoro più etico e sicuro.

I vantaggi per le aziende

Ma perché dovresti utilizzare un software o un programma per il whistleblowing? I motivi sono molteplici.

Ecco i principali cinque:

• Aumentare la trasparenza: attivare un canale per il whistleblowing, facile da utilizzare, incoraggia i lavoratori ad avvalersene ogni qualvolta notano o vengono a conoscenza di condotte scorrette. A beneficiarne è l’azienda, che può così intervenire tempestivamente, prevenendo talvolta anche la fuoriuscita di notizie all’esterno che potrebbero compromettere la reputazione dell’organizzazione.
• Migliorare la cultura aziendale: un software di whistleblowing migliora la cultura aziendale, dimostrando l’attenzione dell’organizzazione nell’incoraggiare i dipendenti a segnalare illeciti senza il timore di essere scoperti o di subire ritorsioni. L’azienda diventa così un luogo più sicuro e trasparente, apprezzato dalla forza lavoro e basato su una cultura di prevenzione.
• Rispetto delle direttive e normative: la Direttiva (UE) 2019/1937 stabilisce che ogni azienda con più di 50 dipendenti dovrebbe implementare sistemi che permettano ai lavoratori di segnalare in modo confidenziale condotte illecite.
  Rafforzare il rapporto con le terze parti: un cliente, un fornitore o un finanziatore accoglie positivamente il sapere che l’azienda adotta sistemi di prevenzione contro qualsiasi forma di illecito. Questi stakeholder fondamentali tenderanno a fidarsi di più del marchio con cui hanno interessi comuni.
• Risparmiare denaro ed evitare controversie legali: Segnalare tempestivamente attività fraudolente porta a una riduzione delle sanzioni legali derivanti dalla violazione di normative e regolamenti. Di conseguenza, calano i costi associati e si protegge la reputazione dell’azienda, che può subire gravi danni quando è coinvolta in scandali o illeciti.

Insomma, maggiore trasparenza, rispetto delle normative UE, protezione della reputazione e dei lavoratori: un software per il whistleblowing non può che apportare vantaggi all’azienda. Implementarlo è un passaggio che riteniamo oggi fondamentale.

I vantaggi per i dipendenti

Anche i dipendenti possono trarre notevoli benefici dall’utilizzo di una piattaforma di whistleblowing. Questa infatti contribuisce a migliorare il benessere sia individuale che collettivo dei lavoratori, permettendo loro di operare in un ambiente di lavoro che promuove valori etici e sociali.

Vediamo più da vicino cosa significa per un lavoratore avvalersi di un sistema di whistleblowing:

• Maggior protezione: un software di whistleblowing offre ai dipendenti la possibilità di segnalare condotte illecite utilizzando canali protetti. Ciò riduce il rischio di ritorsioni da parte di colleghi o superiori. In questo senso, prevedere un sistema che garantisca l’anonimato può essere un’ulteriore misura di sicurezza da considerare.
• Più fiducia nell’azienda: sapere di lavorare in un ambiente che promuove la trasparenza e si impegna a mantenere un comportamento etico e a tutelare i propri lavoratori aumenta la fiducia dei dipendenti nell’azienda. Questo si traduce in un ambiente ideale dove i dipendenti possono concentrarsi sulle loro attività, compiti e mansioni.
• Risoluzione tempestiva dei problemi: un software di whistleblowing offre ai lavoratori la certezza che i problemi segnalati vengano esaminati dai superiori. Ciò garantisce che ci siano figure pronte a risolvere comportamenti scorretti, illeciti o non etici. Questo aumenta la fiducia nei confronti dell’organizzazione e il senso di appartenenza.
• Meno stress e preoccupazioni: sapere che esiste un sistema di whistleblowing riduce lo stress psicologico per i dipendenti, poiché hanno un canale sicuro da utilizzare in caso di problemi. I dipendenti si sentono così meno soli o impotenti quando si trovano di fronte a problematiche in azienda.
• Miglior comunicazione: infine, un sistema di whistleblowing contribuisce a migliorare la comunicazione interna. Anche se in azienda esistono già strumenti per la comunicazione tra i lavoratori, i dipartimenti e i team di lavoro, avere un sistema specifico per la segnalazione degli illeciti migliora la gestione della comunicazione rafforzando il sistema comunicativo aziendale nel suo complesso.

In definitiva, i lavoratori responsabili accoglieranno positivamente l’implementazione di un software per il whistleblowing.
Si sentiranno tutelati, aumenteranno la fiducia nei confronti dell’azienda e non saranno sopraffatti dall’ansia e dalle preoccupazioni derivanti dal non sapere come gestire delicate situazioni che possono verificarsi.

Quali requisiti deve avere un software whistleblowing secondo l’UE

Quella del whistleblowing è una tematica che ha visto impegnarsi anche gli organi competenti a livello nazionale ed europeo. La già citata Direttiva (UE) 2019/1937, seguita dal d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, vanno verso una direzione importante: garantire ai lavoratori la possibilità di segnalare eventi illeciti mediante mezzi che ne tutelino l’anonimato e ne garantiscano la protezione.

Le norme citate, che riguardano sia il settore pubblico che privato, si rivolgono nello specifico a tutte le aziende:

• Con almeno 50 lavoratori dipendenti
• Operanti in settori come la finanza, il riciclaggio, la sicurezza e la tutela ambientale

Tra i requisiti, segnala l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), è fondamentale rispettare il principio della ragionevolezza. Ciò significa che il segnalante deve avere un valido e fondato motivo prima di procedere con la segnalazione.

Per quanto riguarda il software o lo strumento utilizzato per le segnalazioni, esso deve essere:

• Facilmente accessibile e utilizzabile da tutti i dipendenti
• Sicuro e garantire l’anonimato (protezione dei dati personali)
• In grado di fornire informazioni riguardo lo stato della richiesta

Inoltre, oltre a questi requisiti minimi, è compito dell’azienda occuparsi di formare adeguatamente il personale su come avviare un’azione di whistleblowing. Devono essere previste azioni che tutelino i dipendenti da ogni tipo di minacce o intimidazioni.

L’azienda, inoltre, non deve ignorare le richieste ma esaminarle tempestivamente e in maniera imparziale, segnalando l’accaduto all’autorità competente.

Come scegliere il giusto software whistleblowing

La scelta del software whistleblowing non può essere presa alla leggera. È una decisione importante per vari aspetti. In primo luogo ti consigliamo un software che rispetti appieno le normative ma ci sono altri fattori da prendere in considerazione. Ecco come ti consigliamo di procedere:

• Funzionalità: come prima cosa valuta se il software rispetta i requisiti stabiliti a livello comunitario. Assicurati quindi che sia possibile inviare segnalazioni anonime, che tutti i dipendenti possano avere accesso allo strumento, che ci sia un efficiente sistema di notifica e di verifica di avanzamento della richiesta.
• Facilità d’utilizzo: il processo di invio della segnalazione dovrebbe essere rapido. Il lavoratore in pochi clic dovrebbe essere in grado di segnalare l’accaduto e all’occorrenza allegare prove documentali.
• Integrazioni: idealmente vorresti un software di whistleblowing affidabile e facilmente integrabile con altri sistemi HR o di compliance esistenti dell’azienda. Ciò semplifica la gestione dell’intero processo.
• Servizio clienti e recensioni: il software scelto dovrebbe godere di una buona reputazione online. Assicurati che le recensioni siano positive e contatta il servizio clienti prima di procedere all’acquisto, così da verificare la loro disponibilità.

A questo punto, ti starai chiedendo quale software rispetta tutte queste caratteristiche. La risposta è Factorial, il software HR che valorizza il tuo tempo.

Factorial è un software all-in-one che puoi utilizzare per la gestione di tutti i processi HR risparmiando tempo e denaro.

Tra le funzionalità c’è anche quella di utilizzare il canale dei reclami (whistleblowing). Il dipendente non deve far altro che accedere alla sezione dedicata del software o dell’app installata sullo smartphone.

Il processo è semplicissimo e conforme alle norme. È sufficiente che il lavoratore si rechi nella sezione “Persone”, selezioni “Reclami”, e clicchi sul reclamo per procedere.

Una volta cliccato sul reclamo:

• Fornisce le informazioni riguardo le parti coinvolte, il luogo, l’ora e la causa del reclamo.
• Aggiunge eventuali documenti, foto, ecc. che potrebbero servire come prova per la segnalazione.
• Al termine della procedura è richiesto l’inserimento di una password che garantisce protezione e sicurezza al segnalamento inviato. Inoltre, tutte le informazioni sono crittografate, a maggior garanzia per la privacy del dipendente.

Il software prevede anche la possibilità anche a persone esterne (ex dipendenti, fornitori, clienti) di inviare una segnalazione.

Non solo però un software di whistleblowing: come dicevamo, Factorial è molto altro. È un efficiente software HR che puoi utilizzare anche per digitalizzare i processi di:

• Timbratura del cartellino
• Valutazione delle performance
• Gestione delle note spese
• Richieste di ferie e dei permessi
• E molto altro ancora.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.