Cos’è l’organigramma di un hotel? Come si crea e perché è importante definire chiaramente ogni ruolo e responsabilità all’interno di una struttura alberghiera?
Può sembrare un’ovvietà, ma gestire un hotel è una faccenda complessa. Ci sono compiti e mansioni specifiche da portare a termine, sono richieste molte competenze diverse tra loro, si lavora con vari team ed è necessario pianificare strategie sia a breve che a lungo termine e molto altro.
Ecco perché definire le responsabilità, i ruoli e, in generale, la struttura organizzativa riveste un ruolo fondamentale per raggiungere gli obiettivi.
In questo articolo ci concentreremo sull’organigramma degli hotel: vedremo cos’è per poi approfondire ulteriormente, definire i ruoli principali, mostrare esempi di organigrammi e fornire alcuni modelli ed esempi per crearne uno.
- Che cos’è un organigramma di un hotel
- Quali sono i ruoli di un hotel
- Come creare un organigramma di un hotel
- Esempi di organigrammi di un hotel
- Organigramma alberghiero per hotel di grandi dimensioni
- Organigramma alberghiero per hotel di piccole dimensioni
- Crea in pochi clic l’organigramma del tuo hotel con Factorial
Che cos’è un organigramma di un hotel
L’organigramma di un hotel, o organigramma alberghiero, è la rappresentazione grafica che illustra la struttura organizzativa dell’azienda.
Così come i classici organigrammi aziendali, anche quelli specifici per gli hotel sono veri e propri schemi organizzativi che hanno la funzione di definire la gerarchia aziendale.
Basta un semplice sguardo all’organigramma per comprendere:
- Le relazioni gerarchiche all’interno della struttura
- Le responsabilità per ogni posizione lavorativa
- I ruoli di ogni lavoratore
- I diversi team e dipartimenti
Come è intuibile, più grande è l’azienda (o l’hotel), più complesso sarà l’organigramma.
Diversamente, le piccole strutture ricettive, dove le responsabilità, i ruoli e le mansioni sono coperti da pochi dipendenti, possono facilmente elaborare un organigramma, anche utilizzando programmi come PowerPoint o Excel.
Come sottolineato nello studio “The Effect of Organizational Structure and Hoteliers’ Risk Proclivity on Innovativeness” l’organigramma:
- Facilita l’introduzione di innovazioni: una struttura ben definita facilita il processo decisionale e la comunicazione tra i diversi dipartimenti.
- Permette di adattarsi ai cambiamenti: un organigramma flessibile consente all’hotel di rispondere alle nuove esigenze del mercato e alle sfide in modo più rapido ed efficace.
- Migliora la comunicazione: una struttura chiara e trasparente facilita la comunicazione interna, evitando confusione e sovrapposizioni di ruoli.
- Migliora l’accesso alle risorse: un organigramma efficiente permette di ottimizzare l’utilizzo della forza lavoro presente in hotel.
In definitiva, l’organigramma non è solo una semplice rappresentazione gerarchica, ma un vero e proprio strumento di gestione che può aiutare l’hotel a raggiungere i propri obiettivi di innovazione e crescita.
Quali sono i ruoli di un hotel
Per realizzare l’organigramma di un hotel è importante, come prima cosa, definire tutti i ruoli che operano all’interno della struttura. Ciò vale per qualsiasi tipo di albergo, dai piccoli alberghi fino ai grandi hotel a 5 stelle.
Vediamo quindi quali sono i principali ruoli che, a seconda delle dimensioni dell’albergo, sono generalmente presenti:
- Direttore generale: nelle piccole strutture coincide con il titolare dell’albergo. Si occupa dell’andamento generale dell’hotel, supervisiona tutti i ruoli, gestisce le risorse finanziarie dell’hotel e partecipa attivamente all’elaborazione delle strategie aziendali.
- Responsabile front office: questo ruolo si occupa di gestire l’area reception e la hall dell’albergo. Chi lo ricopre ha il compito di accogliere i clienti, gestire il check-in e il check-out, organizzare le prenotazioni.
- Responsabile delle pulizie: qui sono presenti tutti coloro che assicurano la corretta pulizia e manutenzione delle camere e delle aree comuni. Ai vertici c’è il governante, quindi a seguire tutto il personale addetto alle pulizie.
- Responsabile cibo e bevande: dalla gestione delle colazioni fino alla cena e all’organizzazione dei buffet. I responsabili di quest’area comprendono cuochi, aiuto cuochi, responsabili di sala, camerieri, i quali concorrono ad assicurare il miglior servizio possibile ai clienti.
- Addetti marketing e vendite: se previsto, uno o più figure si occupano delle strategie di comunicazione della struttura. Aggiornano quindi le tariffe presenti sul sito web, comunicano le novità via social media, si occupano di migliorare la visibilità dell’hotel sui motori di ricerca e così via.
- Responsabili HR: people manager, recruiter, addetti all’assunzione, all’onboarding e alla formazione del personale, questi e altri ruoli compongono l’area HR dell’hotel, assicurando una migliore gestione possibile di tutta la forza lavoro.
Questi sono i principali ruoli che si trovano all’interno degli alberghi. Chiaramente, a seconda dei casi, ce ne possono essere tanti altri. Da coloro che lavorano specificatamente all’organizzazione di eventi, a chi invece è addetto agli approvvigionamenti e ai rapporti con i fornitori.
Talvolta nelle strutture di medio-grandi dimensioni non mancano tecnici addetti agli impianti idraulici ed elettrici, garantendo che tutto funzioni correttamente e in sicurezza, o figure recenti, come ad esempio il responsabile della sostenibilità, che si occupa di sviluppare e implementare iniziative sostenibili all’interno dell’hotel, riducendo l’impatto ambientale e promuovendo pratiche responsabili.
Come creare un organigramma di un hotel
Puoi creare un organigramma di un hotel in vari modi, persino con carta e penna. Tuttavia, le tecnologie oggi mettono a disposizione strumenti che possono aiutarti a realizzare un lavoro migliore, allora perché non sfruttarle?
In linea di massima, potresti optare per quattro strumenti diversi: Excel, PowerPoint o un software HR con funzionalità specifiche per la realizzazione di un organigramma di qualsiasi azienda.
Vediamo queste opzioni più nel dettaglio.
Organigramma di un hotel con Word
Con Microsoft Word puoi facilmente creare l’organigramma per il tuo hotel. Puoi ad esempio utilizzare lo strumento grafico SmartArt, quindi utilizzare la categoria “Gerarchia”. Così facendo hai subito un layout di organigramma già impostato. Successivamente, puoi aggiungere o rimuovere caselle a seconda delle necessità per rappresentare la struttura del tuo hotel.
In alternativa, se desideri compilarne uno già impostato puoi utilizzare con il nostro modello di organigramma aziendale in Word, potrai così creare facilmente una rappresentazione grafica del tuo hotel, assegnare i ruoli, le responsabilità e inserire ogni altra utile informazione.
Organigramma di un hotel con Excel
Se gestisci un piccolo hotel, puoi realizzare l’organigramma con Excel. Ti basta aprire un nuovo foglio di lavoro e utilizzare la riga in alto per riportare tutti i dipartimenti presenti in albergo: direttivo, ho.re.ca, marketing, servizi clienti, HR e così via.
Successivamente, per ogni dipartimento, dovresti inserire tutti i ruoli specifici: direttori, responsabili, addetti alla comunicazione, addetti all’accoglienza.
Infine, a tutti questi ruoli dovresti attribuire un ordine gerarchico. Con Excel, puoi utilizzare le celle, magari evidenziando i bordi, utilizzando il grassetto e i colori, così da identificare rapidamente dipartimenti, posizioni e ordine gerarchico.
Puoi anche aggiungere i nomi specifici di ogni lavoratore, includendo titolo, formazione, contatti e note che possono tornarti utili.
Infine, non ti resta che salvare il lavoro, condividerlo con i lavoratori e aggiornarlo ogni qualvolta ci sono modifiche sostanziali all’organigramma dell’hotel.
Organigramma di un hotel con Power Point
In alternativa, puoi creare l’organigramma di un hotel utilizzando PowerPoint. Rispetto a Excel, questo software dispone di diverse funzionalità grafiche e utili modelli già pronti che puoi utilizzare.
Anche qui, non dovresti incontrare molte difficoltà. Basta aprire un nuovo PowerPoint e utilizzare la barra di ricerca per trovare il modello predefinito adatto alle tue esigenze.
A questo punto, la struttura dell’organigramma è già pronta. Puoi facilmente modificare o aggiungere dipartimenti e lo stesso vale per i ruoli.
Per dare un tocco di grafica in più, puoi avvalerti dello strumento SmartArt per modificare la disposizione e il formato dell’organigramma.
A lavoro finito, non ti resta che salvare il tutto e quindi condividere il documento.
Organigramma di un hotel con software HR
Se, infine, stai cercando un’applicazione ancor più utile e facile da utilizzare per creare l’organigramma del tuo albergo, potresti pensare a un software HR per hotel che disponga di questa funzionalità.
Con Factorial, ad esempio, puoi creare un organigramma aziendale online in 2 minuti, risparmiando tempo e risorse.
Factorial crea automaticamente l’organigramma per te: ti basterà inserire le informazioni per ogni posizione lavorativa e i dipartimenti e non dovrai fare nient’altro che osservare il risultato.
In più, l’intera struttura aziendale si aggiorna automaticamente ogni volta che c’è un cambiamento di ruoli, mansioni o gerarchia.
Con Factorial, non sarà più necessario perdere tempo creando e aggiornando il tuo organigramma aziendale. Puoi importare i dati di tutti i tuoi dipendenti, assegnare un manager e il tuo organigramma inizierà a prendere forma automaticamente. Potrai aggiungere nuovi collaboratori quando vuoi e il tuo organigramma si aggiornerà da solo!
Factorial è molto di più di un semplice software HR per hotel: è un vero e proprio gestionale all-in-one per le risorse umane che trasforma le lunghe attività manuali in efficienti processi digitali, automatizzando le richieste di ferie e permessi, la rilevazione delle presenze, la gestione delle spese e molto altro ancora.
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Esempi di organigrammi di un hotel
Si potrebbero fornire diversi esempi di organigrammi per hotel. Sebbene l’obiettivo finale del documento sia lo stesso, la scelta di un modello piuttosto che un altro può fare la differenza. In particolare, ti consigliamo di optare per una delle seguenti tipologie di organigramma:
Gerarchico per piccoli hotel: caratterizzato da una struttura piramidale, con il titolare al vertice e i dipendenti a seguire divisi per ruoli e responsabilità.
Di seguito un esempio di organigramma gerarchico:
- Direttore Generale
- Amministrazione | Reception | Housekeeping
- Contabile | Addetto alle vendite | Capo cameriere
- Cameriere ai piani | Cuoco | Aiuto cuoco
Funzionale per hotel di medie dimensioni: sono presenti diversi dipartimenti (amministrazione, marketing, servizio clienti). Questo organigramma è ideale per evidenziare le relazioni tra le diverse funzioni.
Ecco un esempio di organigramma funzionale:
- Direzione Generale
- Amministrazione | Marketing | Cucina | Ristorante
- Contabile | Responsabile marketing |Chef | Maitre
- Addetto alle vendite | Addetto alle vendite | Sous-chef | Cameriere di sala
A matrice per hotel da 4 e 5 stelle: questo modello combina le due tipologie gerarchica e funzionale. Di seguito un esempio:
Direzione Generale
- Amministrazione
- Marketing
- Cucina
- Ristorante
- Spa
Ruoli
- Responsabile Amministrativo
- Addetto alle Vendite
- Responsabile Marketing
- Social Media Manager
- Chef
- Nutrizionista
- Maitre
- Cameriere di Sala
- Responsabile Spa
- Estetista
- Personal trainer
- E così via
Il modello a matrice permette di definire ogni ruolo e mansione in dettaglio, ogni lavoratore deve cioè sapere qual è il suo ruolo e chi sono i suoi superiori. Solo così è possibile garantire un elevato servizio assicurato da hotel di lusso da 4 o 5 stelle.
Organigramma alberghiero per hotel di grandi dimensioni
Un hotel di grandi dimensioni, come possono essere ad esempio alberghi di quattro o cinque stelle, ospita un vasto numero di dipendenti.
Per creare un organigramma completo, è essenziale considerare tutte le figure direttive, responsabili e i vari dipartimenti.
Tipicamente, un hotel di grandi dimensioni dispone di diverse figure all’interno della direzione generale. Queste includono il Direttore Generale, il Direttore Operativo, il Direttore Amministrativo, il Direttore Finanziario e il Direttore Risorse Umane.
Per quanto riguarda il reparto amministrativo, è importante includere nel diagramma organizzativo figure come il contabile, l’addetto alle vendite, l’addetto alle prenotazioni e il receptionist.
Successivamente, occorre considerare il personale dedicato al marketing e alle vendite. Ruoli fondamentali in questo ambito possono essere il responsabile marketing, il responsabile vendite, l’addetto marketing e l’addetto alle vendite.
Il reparto cucina è altrettanto cruciale e comprende figure come lo Chef, il Sous-chef, i cuochi, il pasticciere e l’aiuto cuoco, mentre alla voce ristorante troviamo il maitre, i camerieri di sala e il barista.
Inoltre, è indispensabile includere una sezione dedicata al personale addetto alle camere e alle aree comuni. Questo include il personale delle pulizie, i camerieri ai piani e l’addetto alle pulizie.
A seconda dei servizi offerti dall’hotel, potrebbero esserci ulteriori reparti come la Spa, la palestra e la piscina, ciascuno con figure specifiche associate.
Organigramma alberghiero per hotel di piccole dimensioni
Infine, l’organigramma di un hotel di piccole dimensioni, specialmente se gestito a conduzione familiare, è più semplice rispetto a quello di un grande hotel. Qui, spesso una sola persona ricopre diversi ruoli chiave.
Tuttavia, è fondamentale che tutti i compiti e le mansioni siano ugualmente svolte al meglio, garantendo così un’ottima esperienza di soggiorno ai clienti.
Il proprietario/titolare del piccolo hotel riveste il ruolo principale. Prende le decisioni più importanti, si occupa dell’aspetto finanziario e talvolta anche della gestione delle prenotazioni e dell’accoglienza.
Talvolta è presente anche un direttore/responsabile che si occupa delle operazioni quotidiane, dell’assistenza ai clienti e dei rapporti con i fornitori.
In genere, non manca il receptionist, il cui ruolo è accogliere gli ospiti in determinate fasce orarie, mentre uno o due camerieri gestiscono le camere e le aree comuni.
La cucina, dalle colazioni alla cena, può essere gestita da un numero variabile di persone, da 3 a 5.
Se da un lato i ruoli risultano meno definiti, sicuramente anche in un piccolo hotel, grazie anche al clima collaborativo che si crea tra tutti i lavoratori, riesce a garantire ugualmente un’esperienza piacevole e accogliente per gli ospiti.
