{"id":97150,"date":"2024-05-22T08:42:47","date_gmt":"2024-05-22T06:42:47","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=97150"},"modified":"2024-05-22T09:31:01","modified_gmt":"2024-05-22T07:31:01","slug":"digitalizzazione-documenti-software","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/digitalizzazione-documenti-software\/","title":{"rendered":"Digitalizzazione dei documenti: come si fa e perch\u00e9 \u00e8 importante"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come funziona la <\/span><b>digitalizzazione dei documenti cartacei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">? Quali vantaggi garantisce la gestione dei documenti in formato digitale e quali sono le normative da rispettare?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo affrontiamo un argomento molto importante: la <\/span><b>digitalizzazione dei documenti in azienda<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Sicuramente, il solo pensiero di trasformare un enorme archivio polveroso in pratici documenti organizzati su cloud o un hard disk interno pu\u00f2 spaventare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, con il giusto metodo e gli strumenti adeguati,<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">l&#8217;intero processo pu\u00f2 rivelarsi <\/span><b>veloce ed intuitivo.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Soprattutto pensando ai vantaggi in termini di praticit\u00e0, risparmio di tempo e sicurezza.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo quindi tutto ci\u00f2 che c&#8217;\u00e8 da sapere sulla digitalizzazione dei documenti in azienda.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"#come\"><span style=\"font-weight: 400;\">Come funziona la digitalizzazione documenti\u00a0<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"#quali\"><span style=\"font-weight: 400;\">Quali sono i vantaggi della digitalizzazione documenti\u00a0<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"#possono\"><span style=\"font-weight: 400;\">Quali documenti si possono digitalizzare\u00a0<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"#privacy\"><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizzazione dei documenti e normativa sulla privacy<\/span><\/a><\/li>\n<li aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">Scopri come digitalizzare e archiviare i documenti con Factorial<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62.png\" alt=\"New call-to-action\" width=\"621\" height=\"203\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2><b><a name=\"come\"><\/a>Come funziona la digitalizzazione documenti\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digitalizzazione dei documenti cartacei \u00e8 quel processo che permette di <\/span><b>trasformare un documento stampato su carta in un documento in formato digitale.\u00a0<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esistono tanti formati digitali in cui un documento pu\u00f2 essere trasformato. Il pi\u00f9 utilizzato \u00e8 sicuramente il <\/span><b>PDF. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Questo \u00e8 un formato ampiamente accettato e difficile da modificare.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra gli altri formati utilizzati rientrano: TIFF, JPG, XML, TXT. Nella pratica, il lavoro da fare consiste nello scannerizzare i documenti cartacei.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lo<\/span><b> scanner <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 uno<\/span><b> strumento imprescindibile <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per questa operazione<\/span><b>.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Ne esistono di varie tipologie. Quelli pi\u00f9 evoluti, detti a foglio continuo, permettono di scannerizzare grandi volumi di documenti (contratti, buste paga, fatture, moduli) senza il continuo intervento umano.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come \u00e8 intuitivo, digitalizzare interi archivi cartacei \u00e8 un processo che non pu\u00f2 prescindere dall\u2019intervento umano.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gli addetti, in parole semplici, hanno il compito di <\/span><b>raccogliere tutti i documenti e quindi passarli allo scanner.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Successivamente, una volta digitalizzati, i documenti vanno accuratamente organizzati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qui entra in gioco la tecnologia. In particolare, mediante l\u2019utilizzo di un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-documentale-digitale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">software per la gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, si riesce a catalogare, organizzare e automatizzare il tutto al meglio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questi software dispongono di <\/span><b>varie funzionalit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, le cui pi\u00f9 importanti sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione sicura e protetta<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Classificazione ed etichettatura<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/differenze-tra-firma-elettronica-e-firma-digitale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Firma digitale<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricerca e recupero<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Conformit\u00e0 normativa<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Controllo degli accessi<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Riassumendo, digitalizzare i documenti significa fondamentalmente dividere il lavoro in due fasi:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Passare dal cartaceo al digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: in questo caso si predilige procedere in ordine di importanza, partendo ad esempio dai documenti pi\u00f9 frequentemente consultati. Quindi si procede passandoli allo scanner.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Organizzare i file digitali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: qui, un&#8217;app specifica pu\u00f2 semplificare enormemente il lavoro permettendo un\u2019organizzazione rapida del nuovo archivio digitale.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h2><b><a name=\"quali\"><\/a>Quali sono i vantaggi della digitalizzazione documenti\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizzare i documenti \u00e8 un\u2019operazione che assicura numerosissimi vantaggi. Basta solo pensare alla possibilit\u00e0 di <\/span><b>trovare rapidamente un qualsiasi documento senza pi\u00f9 perdere minuti, se non ore, preziose in un archivio angusto.\u00a0<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma i <\/span><b>vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> non si limitano a questo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Condivisione facile:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> i documenti digitali possono essere condivisi con colleghi, clienti e partner. Basta un click per autorizzare l\u2019accesso a chi si vuole permettere di prendere visione del documento. In pi\u00f9 documenti digitali possono essere accessibili da qualsiasi luogo, il che \u00e8 vantaggioso per chi dispone di forza lavoro da remoto. La <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-documentale-telelavoro\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> diventa cos\u00ec snella ed efficace anche per chi dispone di forza lavoro da remoto.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Automazione:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> la digitalizzazione degli archivi cartacei apre la possibilit\u00e0 di automatizzare tantissime operazioni. In pochi secondi possono, ad esempio, essere inviate le buste paga, approvate richieste, modificati documenti e molto altro. Inoltre, funzionalit\u00e0 come il backup permettono un rapido recupero dei documenti qualunque cosa accada agli archivi digitali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se custoditi in archivi digitali crittografati, sicuri, protetti da password forti. I documenti in digitale risultano praticamente inaccessibili da parte di soggetti non autorizzati. Questo significa che si pu\u00f2 garantire a dipendenti, fornitori e clienti una perfetta sicurezza di tutte le informazioni confidenziali.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Minor uso di spazio: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">non \u00e8 un mistero che un archivio cartaceo occupa tantissimo spazio. Pi\u00f9 l\u2019azienda \u00e8 grande, pi\u00f9 c&#8217;\u00e8 bisogno di spazi. Con la digitalizzazione dei documenti cambia tutto. Gli hard disk oggi garantiscono uno spazio pressoch\u00e9 illimitato, anche in cloud, e questo permette di archiviare grandi quantit\u00e0 di documenti senza alcuna necessit\u00e0 di adibire spazi appositi all\u2019interno dell\u2019azienda.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Riduzione dell&#8217;uso della carta:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> la digitalizzazione riduce enormemente i consumi di carta. In molti casi non sar\u00e0 pi\u00f9 necessario stampare i documenti. Tutti i processi possono essere gestiti online, comprese le operazioni di firma elettronica o digitale. In tal senso, la digitalizzazione dei documenti si rivela un passaggio necessario per ogni organizzazione che desidera adottare una politica <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/paperless-gestione-documentale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">paperless<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b><a name=\"possono\"><\/a>Quali documenti si possono digitalizzare\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nell\u2019ambito della <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione dei documenti<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, il passaggio dal cartaceo al digitale comporta sicuramente la necessit\u00e0 di informarsi sulle norme e sulle leggi da rispettare.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tecnicamente, ci\u00f2 che viene fatta \u00e8 una dematerializzazione dei documenti e bisogna farla con cura, poich\u00e9 i documenti ora in digitale devono essere riconosciuti legalmente validi proprio come le copie cartacee.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 necessario quindi informarsi prima di avviare l\u2019intero processo e di conseguenza sapere quali sono le tipologie di documenti che possono essere digitalizzati. Chiariamo meglio questi concetti.<\/span><\/p>\n<h3><b>Obbligo di autenticit\u00e0\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La norma che regola la conservazione dei documenti digitali \u00e8 il <\/span><a href=\"https:\/\/www.agid.gov.it\/sites\/default\/files\/repository_files\/leggi_decreti_direttive\/dl-7-marzo-2005-82_0.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Leggendolo si comprende come il legislatore abbia voluto anzitutto chiarire che<\/span><b> i documenti informatici, quando adeguatamente trattati, siano del tutto autentici e validi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> proprio come gli originali.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In particolare, un documento informatico \u00e8 autenticato e integro quando \u00e8 <\/span><b>sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Pertanto, qualsiasi documento in carta pu\u00f2 essere autenticato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, bisogna precisare che un documento digitale per essere autenticato deve anche contenere la <\/span><b>marca temporale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ossia caratteri che certificano univocamente la data e l\u2019ora di riferimento del documento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questi due elementi garantiscono una perfetta digitalizzazione dei documenti, i quali cos\u00ec vengono considerati: immodificabili, autentici, reperibili, e integri.<\/span><\/p>\n<h3><b>Elenco documenti\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sebbene non esaustivo, come titolare d\u2019azienda puoi iniziare subito a dematerializzare i tuoi documenti pi\u00f9 importanti e conservarli in un archivio protetto e sicuro:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fatture<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Buste paga<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Libro degli inventari<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dichiarazioni fiscali<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti di trasporto (DDT)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Modelli di pagamento (F23 e F24)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Registri IVA<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Comunicazioni e dichiarazioni<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Scritture private<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fattura elettronica<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricevute e scontrini<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Note spesa<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 bene precisare che come stabilito nel <\/span><a href=\"http:\/\/www.agid.gov.it\/it\/piattaforme\/eidas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">regolamento eIDAS,<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> un documento elettronico \u00e8 un qualsiasi contenuto che \u00e8 possibile digitalizzare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo significa che ha valenza legale non solo un documento scritto, ma anche una <\/span><b>registrazione sia essa sonora, visiva o audiovisiva<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Puoi quindi digitalizzare anche:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riunioni di lavoro<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Interviste con dipendenti, clienti, fornitori<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Presentazioni aziendali, webinar o corsi di formazione<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Conservazione dei documenti digitali\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, ultimo punto da affrontare riguarda la conservazione dei documenti digitali. Digitalizzarli non muta quanto stabilito dalla legge relativamente ai tempi di conservazione. Qui facciamo riferimento all\u2019<\/span><a href=\"https:\/\/www.gazzettaufficiale.it\/atto\/serie_generale\/caricaArticolo?art.progressivo=0&amp;art.idArticolo=2220&amp;art.versione=2&amp;art.codiceRedazionale=042U0262&amp;art.dataPubblicazioneGazzetta=1942-04-04&amp;art.idGruppo=281&amp;art.idSottoArticolo1=10&amp;art.idSottoArticolo=1&amp;art.flagTipoArticolo=2#:~:text=2220.,lettere%20e%20dei%20telegrammi%20spediti\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">articolo 2220 del codice civile<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019articolo stabilisce che tutte le <\/span><b>scritture contabili devono essere conservate per 10 anni a partire dalla data di registrazione.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Altri documenti hanno tempi diversi di conservazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, gli scontrini vanno conservati per due anni, le ricevute relative alle spedizioni per 18 mesi.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ci sono documenti relativi alle operazioni commerciali in ambito immobiliare, questi vanno conservati per 20 anni e poi ci sono documenti che invece bisogna conservarli per sempre, tra questi sicuramente rientrano tutti quelli che hanno visto coinvolta la figura del notaio.<\/span><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62.png\" alt=\"New call-to-action\" width=\"688\" height=\"225\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0cb01f57-8ce6-4e2e-a7b2-a327f9b08b62', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2><b><a name=\"privacy\"><\/a>Digitalizzazione dei documenti e normativa sulla privacy<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sulla digitalizzazione dei documenti c\u2019\u00e8 un altro tema da affrontare che riguarda le norme relative alla privacy.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Informazioni complete sulla tematica le troviamo nel documento pubblicato dal Garante per la protezione dei dati personali (GPDP) qui si trovano le \u201c<\/span><a href=\"https:\/\/www.garanteprivacy.it\/home\/docweb\/-\/docweb-display\/docweb\/9283921#\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Altres\u00ec utile da consultare \u00e8 il documento &#8220;<\/span><a href=\"https:\/\/www.garanteprivacy.it\/documents\/10160\/2416443\/Vademecum-privacy-e-imprese.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">La Privacy dalla parte dell&#8217;impresa<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">&#8220;, un vero e proprio vademecum.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra le <\/span><b>informazioni pi\u00f9 rilevanti da rispettare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">segnaliamo gli obblighi di:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Chiedere il consenso prima di acquisire qualsiasi dato<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Informare riguardo finalit\u00e0 e modalit\u00e0 di trattamento dei dati<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Garantire misure di sicurezza a tutela dei dati<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019obiettivo dell\u2019impresa \u00e8 adottare adeguate misure di sicurezza affinch\u00e9 tutti i dati acquisiti siano custoditi in luoghi sicuri.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bisogna, in altre parole, evitare che questi vengano resi accessibili a parti non autorizzate e che non se ne faccia un uso non consentito o non conforme alle finalit\u00e0 dichiarate.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando i dati sono cartacei, continua il Garante per la privacy, \u00e8 buona regola sia <\/span><b>chiudere gli archivi con un lucchetto sia stabilire un regolamento che spieghi chi \u00e8 autorizzato alla consultazione. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Diversamente per i documenti in digitale bisogna adottare misure pi\u00f9 complesse. In particolare, l\u2019azienda deve proteggere i documenti utilizzando:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Password<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sistemi di convalida<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tecniche per la crittografia.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utile risulta anche utilizzare strumenti come antivirus e altri applicativi pensati per garantire massima protezione delle reti informatiche. \u00c8 importante poi implementare un sistema di backup che permetta di non perdere dati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Attenzione perch\u00e9 in caso vengano accettate violazioni, l\u2019azienda ne risulta responsabile. A questa spetta l\u2019onere della prova, cio\u00e8 dimostrare di aver adottato ogni misura per assicurare massima tutela dei dati.<\/span><\/p>\n<h3><b>Digitalizzazione documenti cartacei: quale software utilizzare\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A questo punto potresti chiederti come archiviare tutti i documenti digitali in modo semplice e sicuro rispettando le norme previste dalle leggi e dal GDPR. La risposta \u00e8 semplice e si chiama <\/span><b>Factorial<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.it\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 un <\/span><b>software HR all in one<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> che puoi utilizzare per digitalizzare tantissimi processi HR, tra cui la gestione documentale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In pochi clic potrai avere tutti i documenti aziendali (buste paga, contratti di lavoro, documenti d&#8217;identit\u00e0) organizzati e disponibili in un unico posto.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il software \u00e8 sviluppato per semplificare le operazioni pi\u00f9 tediose. Grazie a Factorial potrai:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Creare cartelle personalizzate per ogni tipo di documento<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Notificare i tuoi dipendenti su nuovi documenti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Caricare documenti in blocco<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, puoi anche firmare i tuoi documenti in digitale, selezionare i responsabili che possono avere accesso ai documenti e creare report personalizzati sui dati dei tuoi documenti, il tutto anche da app mobile.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial insomma \u00e8 la scelta ideale per passare ad una gestione dei documenti iniziale. Il software dispone anche di tantissime altre funzionalit\u00e0 dimostrandosi un gestionale per le risorse umane davvero completo che trasforma le lunghe attivit\u00e0 manuali in efficienti processi digitali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc49 Chiedi una <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><span style=\"font-weight: 400;\">demo gratuita<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Come funziona la digitalizzazione dei documenti cartacei? Quali vantaggi garantisce la gestione dei documenti in formato digitale e quali sono le normative da rispettare? In questo articolo affrontiamo un argomento molto importante: la digitalizzazione dei documenti in azienda. Sicuramente, il solo pensiero di trasformare un enorme archivio polveroso in pratici documenti organizzati su cloud o<a href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/digitalizzazione-documenti-software\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":177,"featured_media":133373,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[406],"tags":[],"class_list":["post-97150","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalizzazione-hr"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Guida alla digitalizzazione dei documenti in azienda<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Scopri come la digitalizzazione dei documenti pu\u00f2 aiutarti a risparmiare tempo e risorse nella gestione aziendale. 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