{"id":92445,"date":"2024-07-01T08:37:43","date_gmt":"2024-07-01T06:37:43","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=92445"},"modified":"2025-12-11T13:45:59","modified_gmt":"2025-12-11T11:45:59","slug":"software-gestione-documentale-digitale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-documentale-digitale\/","title":{"rendered":"I 5 migliori software di gestione documentale per il 2026"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Software per la gestione documentale<\/strong>: sono davvero utili a semplificare l&#8217;archiviazione e la gestione dei documenti importanti della tua azienda?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> Se la gestione dei <\/span><b>documenti in azienda\u00a0<\/b>ti crea stress e sei circondato da scatoloni, <strong>la risposta \u00e8 senza dubbio s\u00ec<\/strong>. <span style=\"font-weight: 400;\">Tutte le organizzazioni che ancora non si avvalgono di software per la gestione documentale accumulano e consumano ingenti quantitativi di carta ogni anno.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le problematiche che ne derivano sono facilmente intuibili e probabilmente le stai affrontando proprio in questo momento:<\/span><b> difficolt\u00e0 nel trovare i documenti quando servono, problemi di sicurezza, sprechi di carta e d\u2019inchiostro.\u00a0<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo scoprirai come risolvere definitivamente i problemi, con una pratica lista di software sviluppati per ottimizzare la <\/span><b>gestione documentale <\/b>tra cui scegliere<span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0 <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Riuscirai cos\u00ec ad adottare una <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">politica paperless in azienda<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">, a trovare facilmente ogni documento di cui hai bisogno, ad automatizzare e digitalizzare molteplici operazioni e a custodire tutte le informazioni in un luogo sicuro e protetto.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#come\">Come funziona la gestione documentale in azienda con un software<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#migliori-software\">I cinque migliori software per il 2026<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#scegliere\">Come scegliere il miglior software di gestione documentale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#cambiamento\">Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gestisci i tuoi documenti in modo semplice e intuitivo con Factorial \ud83d\ude80<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"come\"><\/a>Come funziona la gestione documentale in azienda con un software<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione dei documenti in azienda, in inglese <\/span><b>Document Management System (DMS)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, rientra tra le strategie che puoi attuare per migliorare l\u2019efficienza della tua organizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Tra i documenti pi\u00f9 importanti da conservare e gestire ci sono quelli che riguardano i dipendenti, come ad esempio:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti di lavoro\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Libretti di lavoro\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/come-leggere-busta-paga\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Buste paga<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/nota-spese-aziendale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Note spese<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Autorizzazioni per il <a href=\"https:\/\/it.wikipedia.org\/wiki\/Trattamento_dei_dati_personali#:~:text=Per%20trattamento%20dei%20dati%20personali,'organizzazione%2C%20la%20conservazione%2C%20la\">trattamento dei dati\u00a0<\/a><\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/crescita-professionale-piani-di-carriera\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Piani di formazione<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/scheda-valutazione-personale-performance\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Schede di valutazione delle prestazioni<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accordo di non divulgazione\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\">Piano ferie<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\"><span style=\"font-weight: 400;\">software di gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 un sistema informatico che ti permette di svolgere diverse operazioni pensate per <\/span><b>migliorare la <\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/archiviazione-documenti\/\"><b>gestione e l\u2019archiviazione dei documenti<\/b><\/a><b>\u00a0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">presenti in azienda. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019obiettivo principale \u00e8 <\/span><b>digitalizzare tutti i principali <\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/paperless-gestione-documentale\/\"><b>documenti cartacei<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come scoprirai, puoi facilmente custodire in un cloud sicuro e criptato:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Immagini\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Promemoria<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/elaborazione-busta-paga-digitalizzazione\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Buste paga<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fatture\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Passare a una gestione elettronica dei documenti aziendali significa quindi non solo adottare una<\/span><b> politica eco friendly,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ma anche implementare un<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/archiviazione-documenti\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> sistema innovativo per archiviare, condividere e firmare digitalmente tutti i documenti<\/a> in azienda. Tutto ci\u00f2 ti porta a un notevole risparmio di tempo e di costi.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questi software risultano particolarmente utili quando:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019utilizzo \u00e8 semplice e intuitivo\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Permettono di archiviare e gestire tutti i documenti online<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Custodiscono i documenti in un luogo sicuro\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Puoi condividere tutti i documenti con chi hai bisogno\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dispongono di funzionalit\u00e0 avanzate (<\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/vantaggi-software-firma-digitale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firma digitale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, sistema di permessi\u2026)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come sempre, quando parliamo di software, vale il principio che non tutte le app sono uguali. Alcuni effettivamente sono sicuri, ti permettono di digitalizzare e di condividere tutti i documenti e nel complesso di farti <\/span><b>risparmiare tempo e risorse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Altri invece dispongono di meno funzionalit\u00e0 e rischiano di rivelarsi meno utili del previsto.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Di conseguenza se il tuo obiettivo \u00e8 implementare in azienda un sistema di gestione documentale davvero efficiente, dovresti scegliere con cura il software da utilizzare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-136765\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog-1024x416.png\" alt=\"Factorial \u00e8 il software di gestione documentale pratico e sicuro\" width=\"534\" height=\"217\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog-1024x416.png 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog-300x122.png 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog-768x312.png 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog-1536x625.png 1536w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/01180116\/gestione-documenti-banner-blog.png 1800w\" sizes=\"(max-width: 534px) 100vw, 534px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><a name=\"migliori-software\"><\/a>I cinque migliori software gestione documentale per il 2026<\/h2>\n<h3>1. Factorial<\/h3>\n<div id=\"attachment_136778\" style=\"width: 559px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136778\" class=\"wp-image-136778\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02100504\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720.jpg\" alt=\"Factorial interfaccia software gestione documentale\" width=\"549\" height=\"402\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02100504\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720.jpg 720w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02100504\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720-300x220.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 549px) 100vw, 549px\" \/><p id=\"caption-attachment-136778\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Factorial<\/p><\/div>\n<p><b>Factorial<\/b>\u00a0\u00e8 il\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-aziendale\/\">software gestionale all-in-one<\/a>\u00a0che ti permette di\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">gestire i pi\u00f9 importanti documenti in azienda<\/a>. Il software ha tutte le funzionalit\u00e0 di cui hai bisogno per dire addio a ingombranti moduli, documenti, fatture, che continuano ad accumularsi in archivio.<\/p>\n<p>Con questo gestionale, da un\u2019unica dashboard hai la possibilit\u00e0 di:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Creare cartelle personalizzate per ogni documento<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Inviare notifiche ai dipendenti<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Caricare pi\u00f9 documenti in blocco<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Usufruire dei numerosi modelli di documenti personalizzabili<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il dipendente dal canto suo pu\u00f2 facilmente verificare tutti i nuovi documenti caricati, siano questi relativi alla sua situazione lavorativa o siano questi rivolti a tutta l\u2019azienda. Se richiesto, pu\u00f2 anche firmare digitalmente i documenti, evitando di doverli stampare e scansionare.<\/p>\n<p>Chiaramente\u00a0<b>i documenti sono al sicuro, protetti in cloud criptato e soprattutto decidi tu chi pu\u00f2 visionarli\u00a0<\/b>impostando diversi livelli di autorizzazione. Inoltre, se non sei fisicamente in azienda, puoi accedere a tutti i documenti utilizzando l\u2019<strong>app Factorial<\/strong>. L\u2019app replica in tutto e per tutto il software permettendoti di gestire l\u2019azienda ovunque ti trovi.<\/p>\n<p data-start=\"1206\" data-end=\"1514\">Inoltre, Factorial non \u00e8 solo un gestionale per la gestione dei documenti, ma anche un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/migliori-software-per-la-conservazione-sostitutiva\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong data-start=\"1293\" data-end=\"1338\">software per la conservazione sostitutiva<\/strong><\/a>, che ti permette di digitalizzare, archiviare e gestire i documenti aziendali in piena conformit\u00e0 con le normative di legge, eliminando completamente l\u2019archiviazione cartacea.<\/p>\n<p>Un altro vantaggio \u00e8 che Factorial \u00e8 un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-aziendale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">software gestionale completo<\/a>. Puoi utilizzarlo non solo per digitalizzare la gestione dei documenti in azienda, ma anche per automatizzare tantissimi altri processi, come ad esempio digitalizzare la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi, elaborare report e analisi HR e gestire i processi di recruiting e onboarding.<\/p>\n<p><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span><b>\u00a0Chiedi una\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><span class=\"s2\"><b>demo gratuita<\/b><\/span><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<h3>2. Adobe Document Cloud<\/h3>\n<div id=\"attachment_136779\" style=\"width: 607px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136779\" class=\" wp-image-136779\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-1024x556.jpg\" alt=\"adobe document cloud software gestione documentale\" width=\"597\" height=\"324\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-1024x556.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-300x163.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-768x417.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-1536x834.jpg 1536w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software.jpg 1920w\" sizes=\"(max-width: 597px) 100vw, 597px\" \/><p id=\"caption-attachment-136779\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Adobe Document Cloud<\/p><\/div>\n<p><strong>Adobe Document Cloud<\/strong> \u00e8 la versione di gestione documentale studiata da <strong>Adobe<\/strong>.<\/p>\n<p>Questo strumento si concentra nello specifico sulla<strong> gestione dei file PDF<\/strong> e ti permette di <strong>gestire, archiviare e modificare i documenti<\/strong>, offrendo anche la possibilit\u00e0 di collaborare su un file con il tuo team.<\/p>\n<p>Tramite l&#8217;utilizzo di altre app, offre anche l&#8217;opportunit\u00e0 di apporre firme digitali.<\/p>\n<p>Il punto di forza di questa soluzione \u00e8 sicuramente il <strong>catalogo di modelli personalizzabili<\/strong> per la creazione di documenti come contratti o moduli di diverso tipo.<\/p>\n<h3>3. SharePoint<\/h3>\n<div id=\"attachment_136782\" style=\"width: 506px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136782\" class=\"size-full wp-image-136782\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101813\/SharePoint-software-interfaccia.png\" alt=\"SharePoint software gestione documentale\" width=\"496\" height=\"317\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101813\/SharePoint-software-interfaccia.png 496w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101813\/SharePoint-software-interfaccia-300x192.png 300w\" sizes=\"(max-width: 496px) 100vw, 496px\" \/><p id=\"caption-attachment-136782\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Microsoft<\/p><\/div>\n<p><strong>SharePoint<\/strong> \u00e8 una <strong>piattaforma sviluppata da Microsoft<\/strong> per la gestione dei documenti aziendali.<\/p>\n<p>Questa piattaforma \u00e8 utile non solo per <strong>salvare i file<\/strong> (che saranno conservati nel cloud Microsoft), ma anche di <strong>gestire permessi e autorizzazioni per la visione e la modifica dei documenti<\/strong>.<\/p>\n<p>I documenti possono essere archiviati in raccolte specifiche e possono essere condivisi con i team. Inoltre, si possono impostare accessi personalizzati ai documenti per singoli dipendenti o per gruppi di dipendenti, consentendo diversi livelli di permessi (es. controllo completo, accesso limitato, sola visualizzazione) a seconda delle necessit\u00e0.<\/p>\n<p>Sharepoint utilizza anche i metadati per categorizzare i tipi di documenti, rendendo pi\u00f9 semplice ritrovarli nel cloud.<\/p>\n<h3>4. DocuWare<\/h3>\n<div id=\"attachment_136780\" style=\"width: 604px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136780\" class=\" wp-image-136780\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-1024x652.jpg\" alt=\"DocuWare software di gestione documentale\" width=\"594\" height=\"378\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-1024x652.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-300x191.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-768x489.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software.jpg 1241w\" sizes=\"(max-width: 594px) 100vw, 594px\" \/><p id=\"caption-attachment-136780\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: DocuWare<\/p><\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/realdocumentsolution.it\/docuware\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>DocuWare<\/strong><\/a> \u00e8 un software di gestione di documenti su cloud particolarmente<strong> ideale per le aziende che lavorano da remoto<\/strong>.<\/p>\n<p>Questa piattaforma permette di<strong> elaborare, conservare e proteggere i documenti, ma anche di automatizzare i flussi di lavoro a essi relativi<\/strong>, come ad esempio la generazione di fatture o la gestione di contratti.<\/p>\n<p>Docuware offre anche una serie di processi innovativi relativi ai documenti. Tra questi, la possibilit\u00e0 di visualizzare e richiamare dati da documenti diversi oppure creare workflow personalizzati.<\/p>\n<h3>5. LogicalDOC<\/h3>\n<div id=\"attachment_136781\" style=\"width: 567px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136781\" class=\" wp-image-136781\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-1024x596.gif\" alt=\"LogicalDOC software gestione documentale\" width=\"557\" height=\"324\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-1024x596.gif 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-300x175.gif 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-768x447.gif 768w\" sizes=\"(max-width: 557px) 100vw, 557px\" \/><p id=\"caption-attachment-136781\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: LogicalDOC<\/p><\/div>\n<p><strong>LogicalDOC<\/strong> \u00e8 una piattaforma per la gestione dei documenti molto <strong>rapida e intuitiva,<\/strong> che funziona all&#8217;interno di reti private.<\/p>\n<p>Il punto forte di questa piattaforma \u00e8 proprio <strong>l&#8217;intuitivit\u00e0 e la velocit\u00e0<\/strong> con cui possono essere gestiti i documenti, che potranno essere caricati, organizzati e recuperati in pochi clic. Inoltre, offre anche la possibilit\u00e0 di elaborare\u00a0moduli e record.<\/p>\n<p>LogicalDOC \u00e8 compatibile con Windows, Linux e macOS.<\/p>\n<h2><a name=\"scegliere\"><\/a>Come scegliere il miglior software di gestione documentale<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma come si fa a capire quali sono le caratteristiche pi\u00f9 importanti che deve avere un software per l\u2019archiviazione documentale? Vediamole pi\u00f9 in dettaglio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La presenza delle funzionalit\u00e0 qui di seguito elencate \u00e8 fondamentale se desideri<\/span><b> migliorare la gestione dei contratti, delle fatture, delle buste paga <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e di tutto ci\u00f2 che oggi sei costretto a stampare e custodire in un archivio sempre pi\u00f9 angusto e polveroso:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Facilit\u00e0 d\u2019uso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il software scelto \u00e8 bene sia semplice da utilizzare. Non dovresti impiegare pi\u00f9 di due o tre giorni per implementarlo in azienda.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Funzionale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: l\u2019app dovrebbe permetterti di caricare i documenti in blocco, di condividerli e di firmarli digitalmente.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Priorit\u00e0 e autorizzazioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: chiediti se il software ti permette di condividere i documenti con i soli dipendenti da te scelti. Poter impostare diverse tipologie di accesso e di autorizzazioni \u00e8 un\u2019altra funzionalit\u00e0 che non pu\u00f2 mancare.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: verifica dove vengono salvati i documenti e assicurati che siano custoditi in un luogo sicuro e criptato.\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La presenza di tutte queste funzionalit\u00e0 consente di rivoluzionare in meglio la gestione dei documenti. Del nuovo sistema ne traggono vantaggio tutti i lavoratori. Pensa solo al reparto HR e ai vantaggi che ne trae iniziando a digitalizzare i documenti quali: <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-delle-note-spese\/\">gestione delle note spese<\/a>, contratti, buste paga.<\/span><\/p>\n<p data-start=\"1466\" data-end=\"1950\">In un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/il-miglior-sistema-di-gestione-documentale-per-edilizia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong data-start=\"1782\" data-end=\"1832\">sistema di gestione documentale per l\u2019edilizia<\/strong><\/a>, questo approccio si estende anche a POS, DVR, idoneit\u00e0, permessi e tutta la documentazione obbligatoria di cantiere.<\/p>\n<p><b>I vantaggi della gestione documentale grazie a un software<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Probabilmente ti spaventa la sola idea di convertire in digitale centinaia di documenti. Tuttavia, pensare ai vantaggi pu\u00f2 aiutarti a trovare le giuste motivazioni.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Digitalizzare i documenti in azienda<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> significa semplificare i flussi di lavoro, migliorare la produttivit\u00e0, ridurre gli sprechi e tanto altro. Ecco tutti i vantaggi che ti assicura l\u2019utilizzo di un software per la gestione documentale:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Riduci i costi\u00a0\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Probabilmente gi\u00e0 ora sei costretto a pagare un canone mensile per l\u2019affitto di un magazzino o di una stanza che utilizzi solo per archiviare i documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La legge infatti impone di conservare alcune tipologie di documenti (estratti conto, 730\u2026) per ben 10 anni! Custodire i pi\u00f9 importanti documenti in un archivio digitale in tal senso ti permette di<\/span> <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/riduzione-costi-aziendali-come-fare\/\"><b>eliminare un costo fisso<\/b><\/a><b> che siamo sicuri sostieni malvolentieri<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc49 <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Leggi l&#8217;articolo \u201c<\/span><\/i><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/riduzione-costi-aziendali-come-fare\/\"><b><i>Riduzione dei costi aziendali<\/i><\/b><\/a><b><i>: i 7 fattori con maggiore impatto<\/i><\/b><i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.<\/span><\/i><\/p>\n<h3><b>Sicurezza\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non \u00e8 semplice tenere al sicuro i dati sensibili contenuti in molte tipologie di documenti in formato cartaceo. Chiunque infatti, potrebbe accedere all\u2019archivio aziendale e acquisire informazioni riservate.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Custodire i dati in un cloud protetto, ti permette <\/span><b>d\u2019impostare diversi livelli d\u2019accesso<\/b>. <span style=\"font-weight: 400;\">Cos\u00ec facendo le sole persone da te autorizzate possono visionare e scaricare i documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Recupero semplice\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quante volte hai perso ore di lavoro nella ricerca di uno o pi\u00f9 documenti? Utilizzare un software per la gestione dei documenti ti assicura un<\/span><b> considerevole risparmio di tempo<\/b>.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pensa infatti alla facilit\u00e0 con cui puoi trovare ci\u00f2 di cui hai bisogno cercando i file per nome, per data o per tipologia.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Migliore collaborazione\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I documenti spesso devono essere visionati, corretti e firmati da diverse figure. Averli in formato digitale ti permette di condividerli in tempo reale tra tutti gli interessati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il risparmio di tempo e notevole, eviti rallentamenti in azienda e tutto ci\u00f2 si traduce in <\/span><b>migliore efficienza, competitivit\u00e0 e <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/produttivita-del-lavoro\/\">produttivit\u00e0<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><b>\u00a0<\/b><\/p>\n<h2><a name=\"cambiamento\"><\/a>Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Passare a un <\/span><b>sistema di gestione dei documenti in digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> vuol dire introdurre una grande novit\u00e0 in azienda. \u00c8 un cambiamento radicale che necessita di essere affrontato con il giusto spirito.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dovrai abituarti a cercare, archiviare e firmare i documenti utilizzando il PC o lo smartphone. <\/span><b>Avrai una scrivania sgombra e spenderai molto meno in risme di carta e inchiostro<\/b>. <span style=\"font-weight: 400;\">Dovrai inoltre avvisare i dipendenti riguardo la novit\u00e0 e invitarli a non persistere con le vecchie abitudini.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abbiamo gi\u00e0 visto perch\u00e9 dovresti armarti di buona volont\u00e0 e deciderti una volta per tutte a digitalizzare la gestione documentale in azienda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/trasformazione-digitale-processi-hr\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">digital trasformation<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 un processo ormai in atto, <\/span><b>tutte le aziende stanno sperimentando nuove e pi\u00f9 efficienti soluzioni<\/b>. <span style=\"font-weight: 400;\">Invitiamo anche te ad aprirti al cambiamento. Siamo consapevoli che ogni novit\u00e0 piccola o grande che sia provoca ansia e incertezza, ed \u00e8 per questo che dovresti:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/employee-engagement\/\"><b>Coinvolgere i dipendenti<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">: spiega ai tuoi dipendenti l\u2019importanza di adeguarsi al progresso, assicurati che tutti abbiano ben chiari i vantaggi e che siano disposti a seguirti.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Impostare gli obiettivi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: non pensare subito ai tanti faldoni da scannerizzare e digitalizzare ma poniti obiettivi piccoli e raggiungibili. Inizia dai documenti che utilizzi di pi\u00f9 e solo dopo passa ai documenti meno importanti.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Misurare i progressi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il miglior modo per accogliere l\u2019innovazione in azienda \u00e8 toccare con mano i vantaggi. Prima d\u2019installare il nuovo software per la gestione documentale misura il tempo che impieghi per cercare, condividere e firmare i documenti e confrontalo con il tempo speso dopo aver implementato la tecnologia.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nominare un responsabile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: scegli una figura responsabile del cambiamento in atto. Il suo compito sar\u00e0 guidare, formare gli altri dipendenti e assicurarsi che la novit\u00e0 venga accolta nel miglior modo possibile.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quelle appena riportate sono tutte buone pratiche che ti aiuteranno a implementare un sistema documentale in digitale in tempi rapidi. Siamo sicuri che saprai dimostrarti un ottimo leader anche in questo delicato processo, guidando le risorse umane verso un cambiamento essenziale per il futuro della tua organizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Software per la gestione documentale: sono davvero utili a semplificare l&#8217;archiviazione e la gestione dei documenti importanti della tua azienda?\u00a0 Se la gestione dei documenti in azienda\u00a0ti crea stress e sei circondato da scatoloni, la risposta \u00e8 senza dubbio s\u00ec. Tutte le organizzazioni che ancora non si avvalgono di software per la gestione documentale accumulano<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-documentale-digitale\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":267,"featured_media":149482,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[406],"tags":[],"class_list":["post-92445","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalizzazione-hr"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>I 5 migliori software di gestione documentale per il 2026<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Con i software di gestione documentale ottieni tutti i benefit dell&#039;archiviazione digitale. 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