{"id":92445,"date":"2024-07-01T08:37:43","date_gmt":"2024-07-01T06:37:43","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=92445"},"modified":"2026-08-21T17:58:11","modified_gmt":"2026-08-21T15:58:11","slug":"software-gestione-documentale-digitale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/software-gestione-documentale-digitale\/","title":{"rendered":"I 5 migliori software di gestione documentale per il 2026"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <strong>software per la gestione documentale <\/strong><\/span><span style=\"font-weight: 400;\">sono davvero utili a semplificare l\u2019archiviazione e la gestione dei documenti importanti della tua azienda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti, buste paga, note spese, policy, fatture e documenti HR, infatti, richiedono tempo per essere cercati, aggiornati e custoditi. Inoltre, quando ogni reparto usa archivi diversi, aumentano versioni duplicate, richieste ripetitive e rischi di accesso non autorizzato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un buon DMS, Document Management System, risolve proprio queste problematiche mettendo documenti e processi nello stesso spazio, con <\/span><b>regole di accesso chiare e uno storico sempre consultabile.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questa guida scopri come funziona la gestione documentale digitale, quali sono i cinque software da valutare nel 2026 e quali funzioni controllare prima di scegliere.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#come\">Come funziona la gestione documentale in azienda con un software<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#migliori-software\">I cinque migliori software per il 2026<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#scegliere\">Come scegliere il miglior software di gestione documentale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#cambiamento\">Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gestisci i tuoi documenti in modo semplice e intuitivo con Factorial \ud83d\ude80<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"come\"><\/a>Come funziona la gestione documentale in azienda con un software<\/h2>\n<p><iframe title=\"Come scegliere il miglior software gestione documentale\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/znZpxil75Rw?start=2&#038;feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione dei documenti in azienda, in inglese Document Management System (DMS), rientra tra le strategie che puoi attuare per migliorare l\u2019efficienza della tua organizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra i <strong>documenti pi\u00f9 importanti da conservare e gestire<\/strong> ci sono quelli che riguardano i dipendenti, come ad esempio:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti di lavoro\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Libretti di lavoro\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Buste paga\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Note spese\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Piani ferie<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Policy interne<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accordi di riservatezza<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti formativi<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Schede di valutazione<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/come-richiedere-la-scheda-anagrafica-professionale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Scheda anagrafica professionale<\/span><\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pi\u00f9 in dettaglio un software di gestione documentale agevola processi quali:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Archiviazione e ricerca<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un DMS rende i documenti disponibili quando servono. <\/span><b>Ogni file pu\u00f2 essere ordinato per categoria, dipendente, reparto, data di scadenza o tipologia.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le funzioni di base che non dovrebbero mancare sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Cartelle personalizzate<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricerca per filtri<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tag e metadati<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Caricamento multiplo<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un archivio ben organizzato riduce il tempo perso nella ricerca dei file. HR pu\u00f2 recuperare rapidamente un contratto, mentre il dipendente accede ai documenti che lo riguardano senza doverli richiedere ogni volta via e-mail.<\/span><\/p>\n<h3><b>Accessi e sicurezza<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un DMS deve <\/span><b>proteggere informazioni riservate, come dati anagrafici, retribuzioni, contratti e valutazioni. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Per questo l\u2019azienda deve poter decidere chi pu\u00f2 vedere, modificare, scaricare o firmare ciascun documento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di scegliere una soluzione, controlla:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ruoli e permessi<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Registro delle attivit\u00e0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Autenticazione sicura<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Backup dei dati<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La sicurezza non dipende solo dal cloud. L\u2019azienda deve configurare correttamente gli accessi, limitare la visibilit\u00e0 ai soli dati necessari e formare le persone che utilizzeranno il sistema.<\/span><\/p>\n<h3><b>Firma elettronica e valore legale<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\"><span style=\"font-weight: 400;\">software per la gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> pu\u00f2 semplificare la firma di contratti, informative, moduli e policy. Tuttavia, non tutte le firme elettroniche producono lo stesso effetto giuridico.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il Codice dell\u2019amministrazione digitale, D.Lgs. 82\/2005, disciplina il valore del documento informatico e delle diverse forme di firma elettronica.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale pu\u00f2 offrire<\/span><b> maggiori garanzie su identificazione del firmatario, integrit\u00e0 e immodificabilit\u00e0 del documento.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di definire il processo di firma, \u00e8 importante capire quali documenti devono essere firmati, quale tipo di firma \u00e8 richiesto e se servono ulteriori elementi, come marca temporale o conservazione digitale a norma.<\/span><\/p>\n<h3><b>Conservazione digitale<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviare un documento nel cloud non equivale automaticamente a conservarlo a norma. La conservazione digitale richiede un processo specifico, in grado di tutelare integrit\u00e0, autenticit\u00e0, reperibilit\u00e0 e leggibilit\u00e0 del documento nel tempo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le aziende possono digitalizzare e conservare:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fatture elettroniche<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricevute e scontrini<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti fiscali<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti HR<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratti firmati<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente secondo le regole previste. Per gli altri documenti, obblighi e tempi di conservazione variano in base alla tipologia e alla normativa applicabile.<\/span><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-digitalizzazione-hr\"\n    data-banner-id=\"171352\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Digitalizzazione HR\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Archivia e gestisci i documenti in Cloud con Factorial<\/h4>\n            \n                            <p>Digitalizza la gestione dei documenti aziendali per semplificare i flussi e migliorare l\u2019efficienza.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Get a demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><a name=\"migliori-software\"><\/a>I cinque migliori software gestione documentale per il 2026<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo ora quali sono i migliori 5 software di gestione documentale disponibili sul mercato:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3>1. Factorial<\/h3>\n<div id=\"attachment_136778\" style=\"width: 559px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136778\" class=\"wp-image-136778\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720.jpg\" alt=\"Factorial interfaccia software gestione documentale\" width=\"549\" height=\"402\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02100504\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720.jpg 720w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02100504\/factorial-interfaccia-software-gestione-documenti_720-300x220.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 549px) 100vw, 549px\" \/><p id=\"caption-attachment-136778\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Factorial<\/p><\/div>\n<p><b>Factorial<\/b>\u00a0\u00e8 il\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-aziendale\/\">software gestionale all-in-one<\/a>\u00a0che ti permette di\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">gestire i pi\u00f9 importanti documenti in azienda<\/a>. Il software ha tutte le funzionalit\u00e0 di cui hai bisogno per dire addio a ingombranti moduli, documenti, fatture, che continuano ad accumularsi in archivio.<\/p>\n<p>Con questo gestionale, da un\u2019unica dashboard hai la possibilit\u00e0 di:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Creare cartelle personalizzate per ogni documento<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Inviare notifiche ai dipendenti<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Caricare pi\u00f9 documenti in blocco<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Usufruire dei numerosi modelli di documenti personalizzabili<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il dipendente dal canto suo pu\u00f2 facilmente verificare tutti i nuovi documenti caricati, siano questi relativi alla sua situazione lavorativa o siano questi rivolti a tutta l\u2019azienda. Se richiesto, pu\u00f2 anche firmare digitalmente i documenti, evitando di doverli stampare e scansionare.<\/p>\n<p>Chiaramente\u00a0<b>i documenti sono al sicuro, protetti in cloud criptato e soprattutto decidi tu chi pu\u00f2 visionarli\u00a0<\/b>impostando diversi livelli di autorizzazione. Inoltre, se non sei fisicamente in azienda, puoi accedere a tutti i documenti utilizzando l\u2019<strong>app Factorial<\/strong>. L\u2019app replica in tutto e per tutto il software permettendoti di gestire l\u2019azienda ovunque ti trovi.<\/p>\n<p data-start=\"1206\" data-end=\"1514\">Inoltre, Factorial non \u00e8 solo un gestionale per la gestione dei documenti, ma anche un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/migliori-software-per-la-conservazione-sostitutiva\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong data-start=\"1293\" data-end=\"1338\">software per la conservazione sostitutiva<\/strong><\/a>, che ti permette di digitalizzare, archiviare e gestire i documenti aziendali in piena conformit\u00e0 con le normative di legge, eliminando completamente l\u2019archiviazione cartacea.<\/p>\n<p>Un altro vantaggio \u00e8 che Factorial \u00e8 un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-aziendale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">software gestionale completo<\/a>. Puoi utilizzarlo non solo per digitalizzare la gestione dei documenti in azienda, ma anche per automatizzare tantissimi altri processi, come ad esempio digitalizzare la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi, elaborare report e analisi HR e gestire i processi di recruiting e onboarding.<\/p>\n<p><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span><b>\u00a0Chiedi una\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><span class=\"s2\"><b>demo gratuita<\/b><\/span><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-digitalizzazione-hr\"\n    data-banner-id=\"171352\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Digitalizzazione HR\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Archivia e gestisci i documenti in Cloud con Factorial<\/h4>\n            \n                            <p>Digitalizza la gestione dei documenti aziendali per semplificare i flussi e migliorare l\u2019efficienza.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Get a demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h3>2. Adobe Document Cloud<\/h3>\n<div id=\"attachment_136779\" style=\"width: 607px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136779\" class=\" wp-image-136779\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Adobe-Document-Cloud-software-1024x556.jpg\" alt=\"adobe document cloud software gestione documentale\" width=\"597\" height=\"324\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-1024x556.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-300x163.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-768x417.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software-1536x834.jpg 1536w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101029\/Adobe-Document-Cloud-software.jpg 1920w\" sizes=\"(max-width: 597px) 100vw, 597px\" \/><p id=\"caption-attachment-136779\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Adobe Document Cloud<\/p><\/div>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Adobe Document Cloud \u00e8 una soluzione dedicata soprattutto alla <strong>gestione dei documenti PDF<\/strong>.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Consente di creare, modificare, condividere e raccogliere firme sui file, con strumenti utili per chi lavora spesso su contratti, moduli e documentazione approvativa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le <strong>caratteristiche principali<\/strong> sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione dei PDF<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Modelli riutilizzabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Firma elettronica<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Collaborazione sui file<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pu\u00f2 essere una scelta adatta a team che lavorano prevalentemente su documenti PDF e hanno bisogno di strumenti specifici per modifica, revisione e firma.<\/span><\/p>\n<h3>3. SharePoint<\/h3>\n<div id=\"attachment_136782\" style=\"width: 506px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136782\" class=\"size-full wp-image-136782\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/SharePoint-software-interfaccia.png\" alt=\"SharePoint software gestione documentale\" width=\"496\" height=\"317\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101813\/SharePoint-software-interfaccia.png 496w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101813\/SharePoint-software-interfaccia-300x192.png 300w\" sizes=\"(max-width: 496px) 100vw, 496px\" \/><p id=\"caption-attachment-136782\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: Microsoft<\/p><\/div>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">SharePoint \u00e8 la <strong>piattaforma Microsoft<\/strong> per archiviare, condividere e organizzare documenti aziendali. Si integra con l\u2019ecosistema Microsoft 365 e pu\u00f2 essere utile per aziende che usano gi\u00e0 Teams, Outlook, OneDrive e Office.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra le <strong>funzioni disponibili<\/strong> trovi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Raccolte documentali<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Permessi configurabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Collaborazione in tempo reale<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Metadati e versioni<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 una soluzione adatta alle organizzazioni che cercano continuit\u00e0 con gli strumenti Microsoft e hanno bisogno di gestire spazi documentali per reparti, team o progetti.<\/span><\/p>\n<h3>4. DocuWare<\/h3>\n<div id=\"attachment_136780\" style=\"width: 604px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136780\" class=\" wp-image-136780\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/docuware-software-1024x652.jpg\" alt=\"DocuWare software di gestione documentale\" width=\"594\" height=\"378\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-1024x652.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-300x191.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software-768x489.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101320\/docuware-software.jpg 1241w\" sizes=\"(max-width: 594px) 100vw, 594px\" \/><p id=\"caption-attachment-136780\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: DocuWare<\/p><\/div>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare \u00e8 un sistema documentale orientato alla digitalizzazione dei flussi amministrativi.\u00a0 <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Pu\u00f2 essere utilizzato per <\/span><b>archiviare documenti, acquisire dati, gestire workflow e automatizzare processi come approvazioni, fatture e contratti.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le funzioni pi\u00f9 rilevanti comprendono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Workflow configurabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione cloud<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione contratti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Automazione documentale<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pu\u00f2 essere indicato per aziende che vogliono collegare il DMS a processi amministrativi strutturati, soprattutto nell\u2019area finance e contabilit\u00e0.<\/span><\/p>\n<h3>5. LogicalDOC<\/h3>\n<div id=\"attachment_136781\" style=\"width: 567px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-136781\" class=\" wp-image-136781\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/LogicalDOC-software-interfaccia-1024x596.gif\" alt=\"LogicalDOC software gestione documentale\" width=\"557\" height=\"324\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-1024x596.gif 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-300x175.gif 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/02101544\/LogicalDOC-software-interfaccia-768x447.gif 768w\" sizes=\"(max-width: 557px) 100vw, 557px\" \/><p id=\"caption-attachment-136781\" class=\"wp-caption-text\">Fonte: LogicalDOC<\/p><\/div>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">LogicalDOC \u00e8 una <strong>piattaforma DMS<\/strong> che punta su gestione rapida dei file, ricerca documentale e organizzazione delle informazioni. Pu\u00f2 essere installata in cloud o in ambienti privati, a seconda della configurazione scelta.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra le funzioni disponibili trovi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricerca avanzata<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione dei record<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Versioni dei documenti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Organizzazione per cartelle<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 un\u2019opzione da valutare per aziende che cercano un sistema focalizzato su archiviazione, recupero dei file e gestione ordinata dei documenti aziendali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Tabella comparativa: confronto tra i migliori\u00a0 software di gestione documentale<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco una tabella riassuntiva delle principali funzionalit\u00e0 disponibili nei migliori software di gestione documentale visti finora:\u00a0<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Funzionalit\u00e0<\/b><\/td>\n<td><b>Factorial<\/b><\/td>\n<td><b>Adobe Document Cloud<\/b><\/td>\n<td><b>SharePoint<\/b><\/td>\n<td><b>DocuWare<\/b><\/td>\n<td><b>LogicalDOC<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Archiviazione documenti<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Cartelle e categorie<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Permessi di accesso<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Firma elettronica<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Modelli documentali<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Workflow approvativi<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Gestione documenti HR<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>App mobile<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Conservazione sostitutiva<\/b><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec*<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">No<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Parziale<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><a name=\"scegliere\"><\/a>Come scegliere il miglior software di gestione documentale<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il miglior software di gestione documentale \u00e8 quello che risolve problemi concreti senza complicare il lavoro delle persone.\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Prima della scelta, individua quali documenti usi ogni giorno, dove vengono archiviati e quali passaggi creano ritardi o errori. I nostri consigli a riguardo sono:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Valutare le funzionalit\u00e0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un<\/span> DMS deve essere<b> semplice per chi carica documenti e affidabile per chi gestisce dati sensibili. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Non basta valutare la quantit\u00e0 di spazio disponibile nel cloud.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La checklist essenziale comprende:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Facilit\u00e0 di utilizzo<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Permessi configurabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ricerca rapida<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Firma elettronica<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Storico delle versioni<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sicurezza dei dati<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integrazioni disponibili<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Verifica anche la possibilit\u00e0 di gestire scadenze, notifiche e documenti obbligatori. Queste funzioni sono utili per contratti, attestati formativi, documenti di identit\u00e0 e informative da aggiornare.<\/span><\/p>\n<h3><b>Considerare i vantaggi<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizzare i documenti riduce gli archivi cartacei e semplifica l\u2019accesso alle informazioni. Il vantaggio pi\u00f9 concreto riguarda il tempo:<\/span><b> i dipendenti trovano il file corretto pi\u00f9 rapidamente, senza dipendere dalla presenza di una persona in ufficio.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I benefici principali sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Meno carta stampata<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti pi\u00f9 reperibili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Collaborazione pi\u00f9 rapida<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accessi pi\u00f9 controllati<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Versioni aggiornate<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione documentale pu\u00f2 contribuire anche a ridurre costi indiretti, come stampa, spedizioni, spazio fisico e ore impiegate per cercare o ricostruire un documento mancante.<\/span><\/p>\n<h3><b>Pianificare l\u2019implementazione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Passare a un sistema digitale richiede un <strong>piano graduale<\/strong>. Digitalizzare tutto in una volta pu\u00f2 rallentare il lavoro e creare confusione. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 pi\u00f9 utile iniziare dai documenti consultati pi\u00f9 spesso, definire regole di archiviazione e coinvolgere i reparti interessati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per rendere l\u2019adozione pi\u00f9 semplice, puoi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Coinvolgere i dipendenti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Definire regole di archiviazione<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Partire dai file prioritari<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Formare i responsabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Misurare i tempi risparmiati<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La<\/span><b> trasformazione digitale funziona quando la tecnologia risponde a un bisogno quotidiano. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Un documento deve essere semplice da caricare, facile da ritrovare e accessibile solo a chi ne ha realmente bisogno.<\/span><\/p>\n<h2><a name=\"cambiamento\"><\/a>Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale<\/h2>\n<p><b>Passare a un sistema documentale digitale richiede un cambiamento nelle abitudini quotidiane. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti, firme e archivi non vengono pi\u00f9 gestiti tra faldoni, e-mail e stampanti, ma attraverso PC, smartphone e un unico spazio online.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digital transformation funziona quando le persone capiscono perch\u00e9 il cambiamento \u00e8 utile e ricevono indicazioni semplici su come utilizzare il nuovo strumento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per introdurre il software senza creare confusione, puoi seguire questi passaggi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><b>Coinvolgi i dipendenti<\/b>: s<span style=\"font-weight: 400;\">piega fin dall\u2019inizio perch\u00e9 l\u2019azienda sta digitalizzando i documenti. Mostra i vantaggi concreti, come meno richieste via e-mail, file pi\u00f9 facili da trovare e firme pi\u00f9 rapide. Pu\u00f2 essere utile collegare il progetto ad attivit\u00e0 di employee engagement, cos\u00ec le persone partecipano al cambiamento invece di subirlo.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Parti dai documenti prioritari<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: evita di digitalizzare l\u2019intero archivio in una sola volta. Inizia da contratti, buste paga, policy, note spese o documenti che il team consulta ogni giorno. Dopo aver definito cartelle e regole chiare, puoi passare ai file meno urgenti.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Definisci obiettivi concreti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: stabilisci risultati semplici da misurare, come ridurre il tempo necessario per trovare un contratto, inviare una policy da firmare o recuperare una busta paga. Obiettivi chiari aiutano il team a vedere i progressi.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Misura il tempo risparmiato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: prima del lancio, calcola quanto tempo serve oggi per cercare, condividere, stampare e firmare i documenti. Dopo alcuni mesi, confronta i dati con il nuovo processo. Il risparmio di tempo rende pi\u00f9 evidente il valore del software.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nomina un responsabile interno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: scegli una persona che coordini il passaggio al digitale. Pu\u00f2 definire le regole di archiviazione, supportare i colleghi, raccogliere dubbi e verificare che tutti utilizzino il sistema in modo corretto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un\u2019implementazione graduale rende il cambiamento pi\u00f9 sostenibile. L\u2019obiettivo non \u00e8 digitalizzare ogni documento nel minor tempo possibile, ma creare un archivio ordinato, sicuro e facile da usare per tutte le persone coinvolte.<\/span><\/p>\n<h2><b>Conclusioni sui migliori software di gestione documentale\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un software DMS <\/span><b>porta ordine nella gestione dei documenti aziendali e rende pi\u00f9 semplici <\/b><b>attivit\u00e0 che spesso richiedono tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione centralizzata, permessi di accesso, ricerca rapida, workflow e firma elettronica aiutano HR, amministrazione, manager e dipendenti a lavorare sugli stessi documenti senza dover ricorrere a e-mail, stampe e cartelle poco aggiornate.<\/span><\/p>\n<p><b>Factorial \u00e8 una soluzione adatta alle aziende che vogliono riunire gestione documentale, firme e processi HR in un unico ambiente.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Prima di scegliere, prova il software su un\u2019attivit\u00e0 concreta, per esempio l\u2019invio di un contratto, la firma di un\u2019informativa o il recupero di una busta paga.<\/span><\/p>\n<h2><b>Domande frequenti sui software di gestione documentale<\/b><\/h2>\n<h3><b>Quali documenti aziendali \u00e8 obbligatorio conservare digitalmente?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale secondo un processo conforme alle regole fiscali. In generale, le scritture contabili e i documenti fiscalmente rilevanti sono soggetti a specifici obblighi di conservazione, spesso per dieci anni, ma la legge non impone di digitalizzare ogni documento aziendale.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Un software di gestione documentale permette di firmare contratti e moduli con valore legale?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ec, se il software supporta una forma di firma elettronica adeguata al documento e al processo da gestire. Il valore legale dipende dalla tipologia di firma utilizzata, dall\u2019identificazione del firmatario, dall\u2019integrit\u00e0 del documento e dal rispetto dei requisiti previsti dal Codice dell\u2019amministrazione digitale.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Quali sono i migliori software DMS?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra i software DMS da valutare nel 2026 rientrano Factorial, Adobe Document Cloud, Microsoft SharePoint, DocuWare e LogicalDOC. La scelta dipende dal tipo di documenti da gestire, dalle integrazioni necessarie e dal livello di automazione richiesto.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial \u00e8 indicato per chi vuole unire documenti, firme e processi HR in un unico spazio, semplificando l\u2019insieme dei processi quotidiani.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I software per la gestione documentale sono davvero utili a semplificare l\u2019archiviazione e la gestione dei documenti importanti della tua azienda. Contratti, buste paga, note spese, policy, fatture e documenti HR, infatti, richiedono tempo per essere cercati, aggiornati e custoditi. 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