{"id":85861,"date":"2022-11-11T18:00:19","date_gmt":"2022-11-11T16:00:19","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=85861"},"modified":"2026-03-25T11:37:05","modified_gmt":"2026-03-25T09:37:05","slug":"rimborso-spese-dipendenti-gestione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.it\/blog\/rimborso-spese-dipendenti-gestione\/","title":{"rendered":"Rimborso spese dipendenti: tutto quello che c&#8217;\u00e8 da sapere [+ Modello]"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come gestisci il processo di <\/span><b>rimborso delle spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sostenute dai dipendenti per conto della tua azienda? Sai che ci sono delle regole ben precise da rispettare?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo approfondimento vedremo che da un lato il dipendente deve conservare la documentazione che attesta l\u2019avvenuta spesa, dall\u2019altro, come datore, devi <\/span><b>tenere sotto controllo le spese effettuate <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">onde evitare che pesino eccessivamente sul bilancio aziendale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ci sono diverse modalit\u00e0 per <\/span><b>calcolare le spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, puoi rimborsarle interamente, in maniera forfettaria o mista. Inoltre devi considerare che non tutti gli importi puoi dedurli interamente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Insomma, sul tema le cose da sapere non mancano e le approfondiamo nel corso dei prossimi paragrafi.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#rimborso\">Rimborso spese dipendenti cos&#8217;\u00e8 e come funziona<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#tipi\">I diversi tipi di rimborso spese dipendenti<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#esempi\">Esempi di rimborso spese dipendenti<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#spese\">Rimborso spese aziendali: limiti di imponibilit\u00e0 e deducibilit\u00e0<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#come\">Come un dipendente pu\u00f2 beneficiare del rimborso note spese<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#gestire\">Come gestire un rimborso note spese senza giustificativo<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#app\">Come una app note spese pu\u00f2 digitalizzare la gestione<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#factorial\">Factorial, il software note spese per la tua azienda<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#conclusioni\">Conclusioni<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#domande\">Domande frequenti<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestione-finanziaria\"\n    data-banner-id=\"174267\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestione Finanziaria\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Gestisci spese e costi aziendali anche da app<\/h4>\n            \n                            <p>Permetti ai team di caricare le note spese scattando una sola foto da telefono e approvale o rifiutale con un solo click.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/27103849\/Group-34783.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div><br \/>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2><b><a name=\"rimborso\"><\/a>Rimborso spese dipendenti cos&#8217;\u00e8 e come funziona<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il rimborso spese \u00e8 l\u2019operazione di restituzione degli esborsi sostenuti dai lavoratori per conto dell\u2019azienda. Il rimborso, che avviene mediante la presentazione della <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/nota-spese-aziendale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">nota spese<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> da parte dei lavoratori, avviene direttamente sulla busta paga.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Rimborsare le spese ai dipendenti permette cos\u00ec di<\/span><b> non intaccare lo stipendio dei lavoratori <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">quando, ad esempio, effettuano un viaggio per conto dell\u2019azienda e di conseguenza spendono denaro per il biglietto (aereo, treno, pullman) oppure per il carburante. Rientrano tra le rimborsabili anche le eventuali spese per il vitto e per l\u2019alloggio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In linea generale, o restituirai le spese sostenute<\/span><b> in maniera forfettaria<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dopo esserti accordato con i lavoratori, oppure restituirai <\/span><b>l\u2019esatto importo speso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In ogni caso, tutte le spese devono essere documentate.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spetta ai lavoratori consegnare il modulo rimborso spese dipendenti. Quest\u2019ultimo pu\u00f2 essere un foglio cartaceo, un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/modello-nota-spese-excel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">foglio elettronico (Excel)<\/a> oppure, l\u2019intero processo pu\u00f2 essere <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">digitalizzato<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> e gestito con semplicit\u00e0 mediante app.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il totale di tutte le spese che prevedi di sostenere durante il mese o l\u2019anno, dovrai considerarla all\u2019interno del budget aziendale.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"tipi\"><\/a>I diversi tipi di rimborso spese dipendenti<\/b><\/h2>\n<p>La gestione della nota spese dipendenti aziendale, come anticipato, \u00e8 un\u2019operazione che spetta a te pianificare al meglio, sulla base di quelle che sono le tue esigenze. L\u2019importante \u00e8 stabilire e definire un <strong>modello chiaro che non lasci spazio a interpretazioni<\/strong>, cos\u00ec che tutti i lavoratori sappiano quali <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/tracciabilita-del-pagamento-nelle-spese-di-trasferta\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">spese di trasferta<\/a> l\u2019azienda rimborsa e quali no.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esistono tre sistemi che puoi pensare di adottare:\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Rimborso spese analitico\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Anche conosciuto come sistema di rimborso puntuale, questo sistema prevede che dovrai <\/span><b>restituire l\u2019esatta cifra spesa dai lavoratori per conto dell\u2019azienda. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto preciso \u00e8 anche il pi\u00f9 complesso da gestire manualmente per il reparto HR, il quale, \u00e8 tenuto a sommare l\u2019importo riportato su:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Scontrini<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fatture\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Biglietti\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dal canto suo anche il lavoratore deve essere particolarmente attento. Perdere una ricevuta, vuol dire perdere il diritto a ricevere il rimborso. Per quanto concerne la deducibilit\u00e0, non c\u2019\u00e8 alcun limite per le spese di viaggio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Diversamente per vitto e alloggio, il limite massimo \u00e8 di 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 per le trasferte all&#8217;estero. Superato l\u2019importo le spese sono deducibili al 75% dell\u2019importo totale.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Rimborso spese forfettario\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo modello \u00e8 pi\u00f9 semplice da gestire: stabilisci un rimborso fisso e forfettario in base alle spese sostenute dai dipendenti e dagli amministratori. In questo caso, il <\/span><b>personale non \u00e8 tenuto a presentare alcuna ricevuta<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, n\u00e9 deve compilare una nota spese. L\u2019unica attenzione riguarda le spese deducibili per le quali i dipendenti sono tenuti a conservare le relative ricevute.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il rimborso spese forfettario necessita un accordo sul budget rimborsabile, ad esempio per le spese di viaggio, di vitto e di alloggio. Resta comunque la possibilit\u00e0 di restituire al dipendente la differenza tra l\u2019importo forfettario stabilito e quello effettivamente speso.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A differenza del modello precedente l\u2019importo massimo forfettario per le trasferte \u00e8 pari a 46,48 euro per le spese di viaggio in Italia e 77,47 euro per le spese di viaggio all\u2019estero. Rimanere entro questi importi ti permette di non dover pagare alcuna tassa sul rimborso dato al lavoratore.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Rimborso spese misto\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019ultimo modello \u00e8 detto \u201cmisto\u201d. \u00c8 una via di mezzo tra i due riportati in precedenza. Il rimborso spese misto prevede che <\/span><b>alcune spese siano interamente rimborsate, altre invece puoi rimborsarle in maniera forfettaria<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Per le prime, i dipendenti sono tenuti a conservare gli scontrini, le fatture e tutte le documentazioni, per le seconde invece non c\u2019\u00e8 bisogno di alcuna nota spesa per dipendenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il rimborso spese misto \u00e8 il pi\u00f9 difficile da gestire. Gli addetti alla rendicontazione, infatti, non solo devono separare le spese rimborsate interamente da quelle rimborsate forfettariamente, ma devono anche verificare, spesa per spesa quale ha superato i limiti d&#8217;imponibilit\u00e0 relativi al modello applicato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso decidessi di applicare il modello misto gli importi massimi esentasse variano a seconda delle spese sostenute. Il minimo \u00e8 di 15.49 euro al giorno, per le spese di vitto e alloggio in Italia, il massimo \u00e8 di 51.65 euro al giorno per le spese o di vitto o di alloggio all\u2019estero.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"esempi\"><\/a>Esempi di rimborso spese dipendenti<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se ancora non hai deciso come meglio gestire il rimborso delle spese di trasferta dei dipendenti, ti invitiamo a proseguire la lettura. In questo paragrafo riportiamo alcuni esempi pratici cos\u00ec da chiariti definitivamente le idee:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Esempio rimborso spese dipendenti: modello analitico\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Poniamo il caso un dipendente si rechi in trasferta per tre giorni in Italia durante i quali spende:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">200 euro per le spese di viaggio\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">150 euro per il vitto\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">250 euro per l\u2019alloggio\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Poich\u00e9 adotti il modello analitico, al termine del viaggio il lavoratore deve presentare tutte le ricevute nella nota spesa. L\u2019incaricato al calcolo del rimborso non deve far altro che sommare tutti gli importi spesi (200 + 150 + 250): 600 euro e procedere con il rimborso che il dipendente ricever\u00e0 nella busta paga del mese successivo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda le tasse che dovrai pagare, come accennato in precedenza, l<\/span><b>e spese di viaggio e trasporto sono esentasse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quando documentate. Mentre per quanto riguarda il vitto e l\u2019alloggio puoi portare in deduzione al massimo 180,76 euro. Sul restante la deduzione non \u00e8 del 100% ma \u00e8 del 75%.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Esempio rimborso spese dipendenti: modello forfettario<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo ora il caso in cui opti per il modello forfettario e un lavoratore si reca in trasferta per 3 giorni spendendo un totale di 600 euro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se il lavoratore non presenta alcuna ricevuta,<\/span><b> l\u2019importo massimo esentasse \u00e8 dato da 46,48 euro moltiplicato per 3 (i giorni di lavoro) ed \u00e8 pari a 139.44 euro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Considerato che il dipendente ha speso di pi\u00f9, \u00e8 tenuto a conservare le ricevute e a pagare le tasse eccedenti l\u2019importo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, la cifra eccedente dovrai rimborsarla a parte, utilizzando quindi il modello misto. La spesa eccedente \u00e8 tassata per i dipendenti ma interamente deducibile per l\u2019azienda.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Esempio rimborso spese dipendenti: modello misto<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso adotti il modello misto sei tenuto a rimborsare interamente le spese di vitto e alloggio oltre che a garantire un\u2019indennit\u00e0 per le spese sostenute durante il viaggio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In genere quest\u2019ultime<\/span><b> rientrano nei limiti di spesa non soggetti a tassazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e sono pari a 30,99 euro al giorno, per le trasferte in Italia e 51,65 per le trasferte all\u2019estero. Ad esempio, poniamo il caso che un lavoratore spenda 400 euro in trasferta cos\u00ec divisi:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">200 euro per il vitto\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">100 euro per l\u2019alloggio\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">100 euro per il viaggio (forfettario)\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutte le spese sono deducibili fino a 180,76 euro per il vitto e l\u2019alloggio. Mentre sono totalmente deducibili le spese forfettarie, tuttavia la quota che eccede i 61,68 euro concorre a formare il reddito al dipendente.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"spese\"><\/a>Rimborso spese aziendali: limiti di imponibilit\u00e0 e deducibilit\u00e0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come anticipato, i limiti d&#8217;imponibilit\u00e0 e deducibilit\u00e0 variano a seconda del modello di rimborso spese per i dipendenti che hai deciso di utilizzare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Riassumendo nel caso tu decidessi di rimborsare tutte le spese effettivamente sostenute dal lavoratore (modello analitico), per il dipendente non c\u2019\u00e8 alcun limite di deducibilit\u00e0. Le spese possono essere tutte portate in deduzione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come titolare dell&#8217;azienda invece<\/span><b> puoi dedurre il 100% delle spese per vitto e alloggio <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">qualora non sforino in 180,76 (trasferte in Italia) e i 258,23 euro (trasferte all\u2019estero), e il 75% dell\u2019importo eccedente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso di modello forfettario, il dipendente paga le tasse quando il rimborso supera i 46,48 euro al giorno (trasferte in Italia) e i 77,47 euro al giorno (trasferte all\u2019estero). Dal canto tuo\u00a0 puoi portare in deducibilit\u00e0 l\u2019intero rimborso garantito al lavoratore.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"come\"><\/a>Come un dipendente pu\u00f2 beneficiare del rimborso note spese<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una corretta <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/costi-aziendali-gestione-spese\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione delle spese aziendali<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> permette ai lavoratori di ricevere un indennizzo delle spese sostenute per conto dell\u2019azienda. Per beneficiarne, salvo il caso in cui l\u2019azienda adotti il regime forfettario, il dipendente deve conservare tutta la documentazione come\u00a0 giustificazione delle spese sostenute.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le spese vengono riportate dal dipendente nella nota spesa. Si tratta di un documento che nei fatti <\/span><b>\u00e8 una vera e propria domanda di rimborso riassuntiva di tutti i <\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/riduzione-costi-aziendali-come-fare\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>costi sostenuti<\/b><\/a><b> nel mese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> negli interessi dell\u2019azienda. Nella nota spesa, \u00e8 sempre cura del lavoratore, riportare informazioni quali:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Motivi e durata della trasferta\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Luogo della trasferta\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Attivit\u00e0 svolta in trasferta\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come titolare puoi fare riferimento al CCNL che utilizzi per sapere se sei obbligato a riconoscere le indennit\u00e0 di trasferta, vitto e alloggio ai lavoratori. In linea generale, i CCNL contengono una parte dedicata e talvolta stabiliscono alcuni limiti e importi differenti a seconda della posizione lavorativa (dirigente, quadro, impiegato).\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc49 <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Leggi l&#8217;articolo \u201c<\/span><\/i><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/costi-aziendali-gestione-spese\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b><i>I principali costi aziendali e come gestirli<\/i><\/b><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc49<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Oppure \u201c<\/span><\/i><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/riduzione-costi-aziendali-come-fare\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b><i>Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto<\/i><\/b><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.<\/span><\/i><\/p>\n<h2><b><a name=\"gestire\"><\/a>Come gestire un rimborso note spese senza giustificativo<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Indipendentemente dal sistema che hai deciso di utilizzare per garantire il rimborso delle spese dei dipendenti ci sono alcune norme e leggi da conoscere per gestire al meglio il processo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La prima \u00e8 riportata all\u2019<\/span><a href=\"https:\/\/www.gazzettaufficiale.it\/atto\/serie_generale\/caricaArticolo?art.progressivo=0&amp;art.idArticolo=2220&amp;art.versione=2&amp;art.codiceRedazionale=042U0262&amp;art.dataPubblicazioneGazzetta=1942-04-04&amp;art.idGruppo=281&amp;art.idSottoArticolo1=10&amp;art.idSottoArticolo=1&amp;art.flagTipoArticolo=2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">articolo 2220<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> del Codice civile il quale ti obbliga a <\/span><b>conservare tutta la documentazione attestante le spese sostenute per 10 ann<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">i. La seconda riguarda la possibilit\u00e0 di presentare e conservare le note spese anche in formato digitale, come evidenziato da una recente nota pubblicata dall\u2019<\/span><a href=\"https:\/\/www.agenziaentrate.gov.it\/portale\/documents\/20143\/302668\/Risoluzione+n+96+del+21+luglio+2017_RISOLUZIONE+N.+96+-+E+DEL+21+LUGLIO+2017.pdf\/0a44ae36-7122-c148-4cd0-3ea310e5a7ea\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Agenzia delle Entrate<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In linea generale, un dipendente ha diritto al rimborso solo quando i documenti presentati provanti le spese rispettano tre caratteristiche. Devono essere:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Autentici\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integri\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Immodificabili\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma cosa succede se un dipendente smarrisce uno scontrino? E cosa succede se invece \u00e8 l\u2019azienda a smarrire i giustificativi delle spese? Nel primo caso, il dipendente pu\u00f2 provare a recuperare le ricevute. Ad esempio, grazie alla tecnologia \u00e8 semplice oggi reperire una copia in digitale di un biglietto aereo o del treno. Se non dovesse riuscirci perde il diritto al rimborso.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>L&#8217;utilizzo di una <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/carte-di-credito-aziendali-online\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">carta di credito aziendale<\/a> previene drasticamente il rischio di smarrimento dei giustificativi, poich\u00e9 ogni transazione viene tracciata digitalmente in tempo reale, garantendo la conservazione di dati autentici e immodificabili richiesti dalla normativa.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se invece \u00e8 l\u2019azienda ha smarrire le ricevute, il problema si presenta nel caso in cui si dovesse ricevere un controllo da parte dell\u2019Agenzia delle Entrate. L\u2019unico modo per risolvere il problema, e provare a evitare una sanzione, consiste nel presentare una dichiarazione sostitutiva. Quest\u2019ultima \u00e8 uno strumento, regolato dalla legge, che permette di produrre una documentazione alternativa all\u2019originale in sede di gestione dei rapporti con la PA.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"app\"><\/a>Come una app note spese pu\u00f2 digitalizzare la gestione<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come abbiamo visto puoi digitalizzare la gestione delle note spese. Questa possibilit\u00e0 ti consente di risparmiare tempo e ore di lavoro poich\u00e9 non hai pi\u00f9 bisogno di controllare e rendicontare decine, se non centinaia, di scontrini e ricevute a mano.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Da quando l\u2019Agenzia delle Entrate ha permesso una <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-delle-note-spese\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione in digitale delle note spese<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, le aziende hanno iniziato a<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">utilizzare software e app per automatizzare l\u2019intero processo<\/span><b>. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Un lavoratore pu\u00f2 oggi facilmente caricare tutte le documentazioni utilizzando lo smartphone senza pi\u00f9 correre il rischio di perdere le ricevute.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I vantaggi sono notevoli anche per il reparto HR che pu\u00f2 facilmente controllare le spese aziendali, autorizzare i rimborsi in pochi click, archiviare le documentazioni in un luogo sicuro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per semplificare ulteriormente il processo, le PMI stanno anche dotando i dipendenti di carte prepagate aziendali. Cos\u00ec facendo i pagamenti avvengono in digitale e la rendicontazione \u00e8 ancora pi\u00f9 semplice.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"factorial\"><\/a>Factorial, il software note spese per la tua azienda<\/b><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-128090 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon.png\" alt=\"\" width=\"2403\" height=\"1780\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon.png 2403w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon-300x222.png 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon-1024x759.png 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon-768x569.png 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon-1536x1138.png 1536w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/23162942\/Banner-blog-infografica-note-spese-1_11zon-2048x1517.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 2403px) 100vw, 2403px\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzando <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-gestione-delle-spese\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial Note Spese<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> potrai gestire tutte le spese dei dipendenti effettuate per conto della tua azienda. Puoi dire addio a scontrini, fogli cartacei o elettronici e iniziare subito a gestire tutte le operazioni utilizzando il software e l\u2019app dedicati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I dipendenti, direttamente dal portale a loro dedicato, possono cos\u00ec caricare le spese. Una notifica ti avvisa in tempo reale e con un click puoi approvare o rifiutare le richieste di rimborso.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, se vuoi<\/span><b> semplificare e monitorare ancor meglio la gestione delle spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, puoi utilizzare la<\/span> <a href=\"https:\/\/factorial.it\/carta-aziendale\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial Card<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, una carta prepagata che i tuoi dipendenti possono utilizzare per tutte le spese aziendali.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial \u00e8 un software completo, ideale per portare a termine rapidamente le operazioni di rimborso spese dei dipendenti che ti aiuta anche a gestire tanti altri processi in ambito HR. Crea un piano ferie, autorizza ferie e permessi, invia feedback e gestisci la crescita dei talenti in azienda. Queste e tante altre operazioni puoi gestirle oggi con un unico e innovativo <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">software<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b><a name=\"conclusioni\"><\/a>Conclusioni\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione delle note spese aziendali \u00e8 uno dei tanti lavori ripetitivi che la tecnologia oggi permette di automatizzare. Ogni giorno, gli addetti si trovano a dover sommare, a volte a mano, decine di scontrini, perdendo importanti ore di lavoro che possono essere utilizzate in maniera pi\u00f9 efficiente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p class=\"p1\"><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span> <b>Chiedi una\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><b>demo gratuita<\/b><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestione-finanziaria\"\n    data-banner-id=\"170646\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestione Finanziaria\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Digitalizza al 100% la gestione aziendale in pochi semplici passi con Factorial<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><a name=\"domande\"><\/a>Domande frequenti<\/h2>\n<p><strong>Come funziona il rimborso spesa?<\/strong><\/p>\n<p>L&#8217;azienda restituisce al dipendente le somme anticipate per spese sostenute nell&#8217;interesse aziendale, come viaggi o vitto e alloggio. Il processo avviene tramite la presentazione di una nota spese, con modalit\u00e0 di rimborso che possono essere analitiche, forfettarie o miste, e gestibili facilmente con software come Factorial.<\/p>\n<p><strong>Qual \u00e8 il limite massimo per il rimborso di spese non documentate?<\/strong><\/p>\n<p>Per le spese non documentate sostenute durante una trasferta, il rimborso esentasse ha un limite massimo giornaliero di 15,49 \u20ac per le trasferte in Italia e di 25,82 \u20ac per quelle all&#8217;estero. Questi limiti si applicano in aggiunta al rimborso di spese documentate di viaggio, vitto e alloggio.<\/p>\n<p><strong>Quando il rimborso spese non fa reddito?<\/strong><\/p>\n<p>Il rimborso spese non concorre a formare il reddito del dipendente quando si tratta di rimborsi analitici di spese documentate (viaggio, vitto, alloggio) o di indennit\u00e0 forfettarie che non superano i limiti giornalieri di 46,48 \u20ac per l&#8217;Italia e 77,47 \u20ac per l&#8217;estero.<\/p>\n<p><strong>Chi ha diritto al rimborso spese?<\/strong><\/p>\n<p>Hanno diritto al rimborso tutti i lavoratori che anticipano pagamenti per conto e nell&#8217;interesse dell&#8217;azienda, ad esempio durante una trasferta di lavoro. Le policy aziendali, spesso definite nel CCNL di riferimento, stabiliscono le modalit\u00e0 e le tipologie di spese rimborsabili.<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Come funziona il rimborso spesa?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"L'azienda restituisce al dipendente le somme anticipate per spese sostenute nell'interesse aziendale, come viaggi o vitto e alloggio. 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Sai che ci sono delle regole ben precise da rispettare?\u00a0 In questo approfondimento vedremo che da un lato il dipendente deve conservare la documentazione che attesta l\u2019avvenuta spesa, dall\u2019altro, come datore, devi tenere sotto controllo le spese effettuate onde<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/rimborso-spese-dipendenti-gestione\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":85,"featured_media":184598,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[854],"tags":[],"class_list":["post-85861","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestione-finanziaria"],"acf":{"topics":"finance-expenses"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Rimborso spese dipendenti: 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