{"id":84522,"date":"2022-10-24T15:45:41","date_gmt":"2022-10-24T13:45:41","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=84522"},"modified":"2024-03-06T14:09:35","modified_gmt":"2024-03-06T12:09:35","slug":"nota-spese-aziendale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/","title":{"rendered":"Nota spese: come digitalizzare il processo"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come gestisci la <\/span><b>nota spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in azienda? Sai che il processo pu\u00f2 essere digitalizzato permettendoti di risparmiare ore preziose?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tra viaggi, acquisti per l\u2019azienda, cene e pranzi, ogni lavoratore, ogni mese, pu\u00f2 accumulare decine di scontrini e ricevute fiscali. Rendicontare il tutto pu\u00f2 diventare un vero incubo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo approfondimento, dopo una breve introduzione riguardo cos\u2019\u00e8 e come compilare la nota spese, scoprirai come la tecnologia ti viene incontro aiutandoti ad <\/span><b>automatizzare un lavoro manuale, noioso e ripetitivo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><b>\u00a0<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table of Contents<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table of Contents\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#cos\u2019e-la-nota-spese\" title=\"Cos\u2019\u00e8 la nota spese\u00a0\" data-target-id=\"cos\u2019e-la-nota-spese\">Cos\u2019\u00e8 la nota spese\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#com\u2019e-fatta-la-nota-spese\" title=\"Com\u2019\u00e8 fatta la nota spese?\u00a0\" data-target-id=\"com\u2019e-fatta-la-nota-spese\">Com\u2019\u00e8 fatta la nota spese?\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#come-compilare-la-nota-spese\" title=\"Come compilare la nota spese\" data-target-id=\"come-compilare-la-nota-spese\">Come compilare la nota spese<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#calcolo-nota-spese-manuale-quali-criticita\" title=\"Calcolo nota spese manuale: quali criticit\u00e0\u00a0\" data-target-id=\"calcolo-nota-spese-manuale-quali-criticita\">Calcolo nota spese manuale: quali criticit\u00e0\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#quali-sono-i-diversi-modelli-di-nota-spese\" title=\"Quali sono i diversi modelli di nota spese?\u00a0\" data-target-id=\"quali-sono-i-diversi-modelli-di-nota-spese\">Quali sono i diversi modelli di nota spese?\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#gestione-nota-spese-regole-e-aspetti-fiscali\" title=\"Gestione nota spese: regole e aspetti fiscali\u00a0\" data-target-id=\"gestione-nota-spese-regole-e-aspetti-fiscali\">Gestione nota spese: regole e aspetti fiscali\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-7\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#gestione-della-nota-spese-dei-dipendenti-quali-strumenti-puoi-utilizzare\" title=\"Gestione della nota spese dei dipendenti: quali strumenti puoi utilizzare\u00a0\" data-target-id=\"gestione-della-nota-spese-dei-dipendenti-quali-strumenti-puoi-utilizzare\">Gestione della nota spese dei dipendenti: quali strumenti puoi utilizzare\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-8\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#factorial-il-software-per-la-nota-spese-dei-dipendenti\" title=\"Factorial: il software per la nota spese dei dipendenti\" data-target-id=\"factorial-il-software-per-la-nota-spese-dei-dipendenti\">Factorial: il software per la nota spese dei dipendenti<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-9\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#factorial-molto-piu-che-un\u2019app-nota-spese\" title=\"Factorial molto pi\u00f9 che un\u2019app nota spese\u00a0\" data-target-id=\"factorial-molto-piu-che-un\u2019app-nota-spese\">Factorial molto pi\u00f9 che un\u2019app nota spese\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-10\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#nota-spese-e-digitalizzazione-del-processo-le-conclusioni\" title=\"Nota spese e digitalizzazione del processo: le conclusioni\u00a0\" data-target-id=\"nota-spese-e-digitalizzazione-del-processo-le-conclusioni\">Nota spese e digitalizzazione del processo: le conclusioni\u00a0<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-11\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/#\u2705-gestisci-i-costi-aziendali-con-factorial,-provalo-gratis\" title=\"\u2705 Gestisci i costi aziendali con Factorial, provalo gratis.\" data-target-id=\"\u2705-gestisci-i-costi-aziendali-con-factorial,-provalo-gratis\">\u2705 Gestisci i costi aziendali con Factorial, provalo gratis.<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div><\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6\" id=\"9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/9fd2f82d-24b1-4fa9-9873-af48e8611fa6.png\"  alt=\"Software HR Factorial Gestione Nota Spese\" width=\"1800\" height=\"616\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                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Queste sono dei documenti nei quali il lavoratore inserisce tutti gli importi che ha anticipato per conto dell&#8217;azienda (viaggi, spese per vitto o alloggio).\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non esiste un modello unico di nota spese. Molte aziende semplicemente chiedono ai dipendenti di<\/span><b> conservare e di consegnare gli scontrini e le ricevute<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> alla figura incaricata alla rendicontazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Altre invece chiedono al dipendente di essere pi\u00f9 preciso e di allegare anche altre informazioni utili per identificare pi\u00f9 rapidamente la natura della spesa sostenuta. Secondo alcune stime, chi si occupa di registrare tutte le uscite sostenute dai lavoratori per conto dell\u2019azienda, impiega circa tre ore ogni mese.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\" id=\"5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1.png\"  alt=\"Scarica QUI il modello per la gestione delle spese\" width=\"618,012\" height=\"50\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                window.hbspt.cta.load(4960096, '5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1', {'region': 'eu1'})\n            }\n            if(window.hbspt){\n                loadCTA()\n            }else{\n                Defer.js(\n                    'https:\/\/js.hubspot.com\/cta\/current.js',\n                    'hubspotCTA', \n                    0, \n                    loadCTA\n                );\n            }\n        <\/script>\n    <\/span>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\n<\/span><\/p>\n<h2><b>Com\u2019\u00e8 fatta la nota spese?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sebbene esistano diversi modelli e diverse procedure aziendali da seguire, ogni nota spese fondamentalmente contiene le medesime informazioni:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati dell\u2019azienda\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati del lavoratore\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Periodo di riferimento\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tipologia di spesa (rifornimento carburante, ticket autostrada, pranzo, cena\u2026)\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Totale della spesa sostenuta\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Chiaramente il dipendente deve provare di aver effettivamente sostenuto le spese, allegando i relativi scontrini e ricevute. Inoltre, come titolare, puoi decidere liberamente quali <\/span><b>spese sostenute dal lavoratore hanno diritto a un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/calcolo-rimborso-chilometrico\/\">rimborso<\/a><\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e quali no.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, puoi pensare di imporre dei limiti per quanto concerne il pernotto, rimborsando un tetto massimo di spesa, cos\u00ec come puoi decidere dei limiti di spesa per i pranzi o le cene.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ogni spesa deve essere giustificata e rientrare in parametri predefiniti. Spetta poi a te, o a chi hai incaricato, non solo sommare tutti gli importi ma anche verificare la legittimit\u00e0 della <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-delle-note-spese\/\">gestione delle note spese<\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, ogni nota spesa, in formato cartaceo o digitale, pu\u00f2 contenere anche una sezione aggiuntiva che il lavoratore pu\u00f2 utilizzare per inserire commenti o particolari giustificazioni riguardo il denaro speso.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come compilare la nota spese<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una volta stabilit\u00e0 la policy dell\u2019azienda inerentemente alle note spese, non resta che contabilizzarle e autorizzare i rimborsi. Di questo processo generalmente si occupano gli addetti alle risorse umane o gli addetti alla contabilit\u00e0 aziendale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per semplicit\u00e0 possiamo riassumere il processo di compilazione delle note spese in quattro passaggi:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Stesura delle note spese: il dipendente allega le ricevute e gli scontrini e se necessario compila la sezione \u201cgiustificativi\u201d.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Verifica: l\u2019incaricato controlla quando sono state sostenute le spese e se sono conformi alla policy aziendale.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione: le spese ritenute ammissibili e i relativi scontrini vengono archiviati.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rimborso: l\u2019incaricato autorizza il processo di rimborso che verr\u00e0 poi erogato al lavoratore nella successiva busta paga.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Non \u00e8 un lavoro difficile ma \u00e8 richiesta la massima attenzione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ad esempio: alcune spese potrebbero essere relative a periodi differenti da quello dichiarato dal lavoratore, altre spese potrebbero non essere ammissibili.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Calcolo nota spese manuale: quali criticit\u00e0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fin quando i dipendenti in azienda sono pochi la rendicontazione e il calcolo delle note spese sono operazioni gestibili anche <\/span><b>manualmente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, utilizzando i classici fogli cartacei o annotando il tutto su fogli digitali in Excel.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando per\u00f2 ogni mese ci si trova a dover verificare decine di note spese allora l\u2019operazione inizia a diventare <\/span><b>dispendiosa in termini di tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il rischio \u00e8 dover adibire e retribuire un lavoratore che si occupa esclusivamente della verifica, dell\u2019archiviazione e del rimborso delle spese sostenute dagli altri lavoratori. Inoltre, il calcolo delle note spese pu\u00f2 far emergere altre criticit\u00e0 che dovresti considerate:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Rischi di commettere errori\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione delle note spese \u00e8 uno di quei processi che quando svolto manualmente espone al rischio di commettere errori. Tra documenti incompleti, compilazione approssimativa delle note spese,<\/span><b> scontrini sbiaditi, illeggibili o peggio smarriti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, sono tanti i fattori che possono facilitare l\u2019errore.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Puoi avere problemi di <\/b><b>comunicazione<\/b><b> tra i reparti\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come evidenziato in precedenza le note spese sono documenti che vedono coinvolte pi\u00f9 figure. I dipendenti, gli addetti alla verifica, gli addetti alla contabilit\u00e0. Tale passaggio di documenti in formato cartaceo espone a diversi rischi. Possono infatti facilmente venirsi a creare <\/span><b>incomprensioni e ritardi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nel pagamento dei rimborsi.<\/span><\/p>\n<h3><b>Difficile gestione della cassa<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le note spese possono creare anche problemi nella <\/span>gestione delle spese aziendali<span style=\"font-weight: 400;\">. Pu\u00f2 capitare ad esempio che: alcuni lavoratori spendono pi\u00f9 denaro di quanto precedentemente concordato, non si ha disponibilit\u00e0 immediata della liquidit\u00e0 per rimborsare tutti i dipendenti, il lavoratore utilizzi denaro contante invece che i pagamenti digitali e si dimentichi di farsi rilasciare la relativa ricevuta.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Indipendentemente dal problema \u00e8 importante <\/span><b>creare un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/regolamento-aziendale\/\">regolamento aziendale<\/a> specifico per le note spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, onde evitare ulteriori problemi alle figure incaricate ad autorizzare i rimborsi.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Quali sono i diversi modelli di nota spese?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sia se decidi di gestire le note spese manualmente sia se opti per l\u2019utilizzo di un <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">software di gestione spese<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0o di un\u2019app, ti consigliamo di definire una politica chiara e semplice da implementare, cos\u00ec che tutti i lavoratori sappiano esattamente:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Quali spese rimborsa l\u2019azienda\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gli importi massimi rimborsabili<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ogni quanto tempo vengono erogati i rimborsi\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In linea generale esistono tre modelli che fanno da base alla definizione di un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/sistemi-timbratura-gestione-spese\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">modello di nota spese<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> elaborato sulle necessit\u00e0 aziendali.<\/span><\/p>\n<h3><b>Modello analitico\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conosciuto anche come modello a pi\u00e8 di lista \u00e8 il modello di nota spese pi\u00f9 utilizzato. Il dipendente semplicemente \u00e8 tenuto a conservare scontrini e ricevute di tutte le spese sostenute per conto dell\u2019azienda. Pertanto, i lavoratori conserveranno le spese per<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Vitto\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Alloggio\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Trasporti\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo modello prevede, salvo diverse regole da te stabilite, che il dipendente riceva un <\/span><b>rimborso pari al 100% delle spese sostenute<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Modello forfettario\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il modello forfettario \u00e8 pi\u00f9 semplice da gestire. In questo caso stabilisci un importo massimo da riconoscere al lavoratore senza chiedere alcuna nota spesa. Si tratta, in altri termini, di un\u2019indennit\u00e0 che il lavoratore pu\u00f2 richiedere dopo che ha sostenuto alcune spese per conto dell\u2019azienda. Questa indennit\u00e0 a livello fiscale <\/span><b>non \u00e8 considerata come parte integrante del reddito<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e pertanto il lavoratore pu\u00f2 dedurla, entro certi limiti, dall\u2019<a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/calcolo-stipendio-netto-lordo-dipendenti\/\">IRPEF<\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019importo forfettario puoi stabilirlo sulla base di quelle che sono le spese medie aziendali che un dipendente si trova ad affrontare per conto dell\u2019azienda. Questo strumento da un lato semplifica le operazioni di rendicontazione dall\u2019altro per\u00f2 potresti trovarti a gestire i casi in cui il lavoratore spende pi\u00f9 dell\u2019indennit\u00e0 prestabilita.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Modello misto\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un ultimo modello di nota spesa che puoi pensare di utilizzare \u00e8 un ibrido dei due precedentemente descritti. Ne consegue che alcune spese le rimborsi interamente altre invece forfettariamente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, puoi rimborsare forfettariamente le spese per vitto e alloggio e interamente le spese di trasporto. Come nei casi precedenti hai libert\u00e0 di decidere quali sono le spese rimborsabili, salvo diverse disposizioni contenute nel CCNL.<\/span><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-84527\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/nota-spese-dipendenti.jpg\" alt=\"nota spese dipendenti\" width=\"1112\" height=\"625\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/20150917\/nota-spese-dipendenti.jpg 1112w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/20150917\/nota-spese-dipendenti-300x169.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/20150917\/nota-spese-dipendenti-1024x576.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/20150917\/nota-spese-dipendenti-768x432.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/20150917\/nota-spese-dipendenti-688x388.jpg 688w\" sizes=\"(max-width: 1112px) 100vw, 1112px\" \/><\/p>\n<h2><b>Gestione nota spese: regole e aspetti fiscali\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 interessante conoscere quali sono l\u2019insieme di regole a cui attenersi per quanto riguarda la gestione delle note spese. In linea generale devi fare riferimento all\u2019<\/span><a href=\"https:\/\/www.agenziaentrate.gov.it\/portale\/documents\/20143\/1794787\/Risposta+n+388+del+2019.pdf\/e9cbe863-11b7-9328-df74-c08fb0a6dcd9\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">interpello 388\/2019<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> pubblicato dall\u2019Agenzia delle Entrate.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dalla risposta fornita dall\u2019Agenzia si apprende che qualsiasi documento analogico, tra cui rientrano le note spese e i giustificativi, per essere valido, deve rispettare quattro caratteristiche, deve essere:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Immodificabile<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integro<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Autentico<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leggibile<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Queste regole sono valide anche se decidi di utilizzare un software o un\u2019app per le note spese e anche se queste ultime vengono fornite in formato digitale (PDF, JPEG\u2026). \u00c8 bene specificare che per le note spese <\/span><b>non c\u2019\u00e8 bisogno di fornire il documento originale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il duplicato in formato digitale va bene a condizione che rispetti le quattro caratteristiche sopra elencate. Maggiori informazioni a riguardo sono contenute nel Codice dell\u2019Amministrazione all\u2019<\/span><a href=\"http:\/\/www.agid.gov.it\/it\/codice-dellamministrazione-digitale\/art-23-copie-analogiche-documenti-informatici\"><span style=\"font-weight: 400;\">articolo 23-BIS<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda gli aspetti fiscali puoi fare riferimento a quanto contenuto all\u2019<\/span><a href=\"https:\/\/def.finanze.it\/DocTribFrontend\/decodeurn?urn=urn:doctrib::DPR:1986-12-22;917_art69-com1\"><span style=\"font-weight: 400;\">articolo 69 del TIUR<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, il quale specifica che i rimborsi forfetari di spesa e le spese documentate per vitto, alloggio, trasporti e viaggio, non concorrono alla formazione del reddito fin quando, nel periodo d\u2019imposta considerato, sono inferiori a 10.000 euro.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Gestione della nota spese dei dipendenti: quali strumenti puoi utilizzare\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo ora in dettaglio quali sono gli strumenti che puoi utilizzare per gestire al meglio le note spese. Comunemente queste vengono gestite in tre modi:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Nota spese modello con carta e penna\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Annotare le note spese con carta e penna \u00e8 uno dei sistemi pi\u00f9 diffusi ma anche il meno conveniente da utilizzare. Come anticipato, questo modo di procedere espone al rischio di commettere errori, di perdere gli scontrini, di creare problemi di comunicazione e fraintendimenti con i reparti.<\/span><\/p>\n<h3><b>Nota spese modello in Excel<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzare i fogli di calcolo in Excel \u00e8 un primo passo che puoi pensare di compiere in un\u2019ottica di digitalizzazione del processo. Puoi<\/span><b> scaricare diversi modelli di note spesa in Excel <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">gi\u00e0 pronti all\u2019uso. I fogli digitali sono facili da compilare e da archiviare e al lavoratore devi solo chiedere di compilarli e di allegare scontrini e ricevute.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\" id=\"5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1.png\"  alt=\"Scarica QUI il modello per la gestione delle spese\" width=\"618,012\" height=\"50\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                window.hbspt.cta.load(4960096, '5c8fa55b-b5d3-4ee9-8140-90feed3e34e1', {'region': 'eu1'})\n            }\n            if(window.hbspt){\n                loadCTA()\n            }else{\n                Defer.js(\n                    'https:\/\/js.hubspot.com\/cta\/current.js',\n                    'hubspotCTA', \n                    0, \n                    loadCTA\n                );\n            }\n        <\/script>\n    <\/span>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\n<\/span><\/p>\n<h3><b>Nota spese <\/b><b>software<\/b><b> e app\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il miglior modo per gestire la nota spesa aziendale \u00e8 sicuramente quello di utilizzare <\/span>software e app per la gestione dei costi aziendali<span style=\"font-weight: 400;\"> che ti permettono di ridurre considerevolmente i tempi necessari per annotare e contabilizzare tutte le spese sostenute dai lavoratori. Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi, tra i punti di forza di questi strumenti vi sono:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La possibilit\u00e0 di inserire e verificare in ogni momento le note spese\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il poter condividere istantaneamente le spese con tutti gli incaricati alla rendicontazione\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La possibilit\u00e0 di accedere alla dashboard dedicata da qualunque dispositivo\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Factorial: il software per la nota spese dei dipendenti<\/b><\/h2>\n<p><iframe title=\"Factorial Note Spese: la GESTIONE delle SPESE che ti aiuta a RISPARMIARE TEMPO\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/n9dAnOfTXyE?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial \u00e8 un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-gestione-delle-spese\"><span style=\"font-weight: 400;\">software per la gestione delle spese dei dipendenti<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Il software HR ti permette di digitalizzare interamente il processo, automatizzando i vari flussi di lavoro e permettendoti di creare report personalizzati contenenti le spese sostenute da ogni lavoratore. Inoltre:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Digitalizzi scontrini e ricevute\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I tuoi dipendenti direttamente dall\u2019app Factorial possono facilmente, e in qualsiasi momento, caricare le ricevute dei pagamenti sostenuti sulla piattaforma. Questo vuol dire: basta scontrini sbiaditi, illeggibili o smarriti.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Approvi le spese con un click\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Direttamente dal software puoi approvare o rifiutare la richiesta di rimborso, verificando la tipologia di spesa (trasporto, vitto, alloggio) e gli importi spesi. Gli scontrini cos\u00ec non devono pi\u00f9 essere trasferiti da un responsabile all\u2019altro. Grazie all\u2019app e al software le figure incaricate possono collegarsi e <\/span><b>approvare tutte le spese in pochi attimi.\u00a0<\/b><\/p>\n<h3><b>Tieni sotto controllo ogni movimento\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie al software Factorial tutte le spese dei dipendenti sono verificabili. Puoi cos\u00ec facilmente creare report e renderti conto se \u00e8 possibile <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/riduzione-costi-aziendali-come-fare\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">ridurre alcuni costi aziendali<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. L\u2019intero processo \u00e8 gestito con trasparenza, <\/span><b>non si creano conflitti tra le risorse umane <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e l\u2019erogazione dei rimborsi avviene con precisione e puntualit\u00e0 alla fine del mese.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Factorial molto pi\u00f9 che un\u2019app nota spese\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con Factorial annotare le spese dei dipendenti diventa facile e immediato. Oltre al software e alla relativa app puoi anche pensare di utilizzare la Factorial Cards, la carta per gestire le spese in maniera ancora pi\u00f9 semplice.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I dipendenti possono utilizzare cos\u00ec la carta per le spese aziendali. Queste vengono registrate in automatico del software e <\/span><b>una notifica ti avviser\u00e0 dell\u2019avvenuta spesa <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che puoi decidere di accettare o rifiutare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">E non \u00e8 tutto, Factorial \u00e8 un <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-hr-all-in-one\/\"><b>software<\/b><b><i> all-in-one<\/i><\/b><\/a> <span style=\"font-weight: 400;\">che a 360\u00b0 automatizza e digitalizza molteplici operazioni nel vasto ambito della gestione delle risorse umane. Da un unico software puoi facilmente:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestire le richieste di ferie e permesse<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Creare l\u2019organigramma aziendale<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Condividere e chiedere di firmare digitalmente i documenti<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Analizzare le performance dei lavoratori<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inviare feedback in tempo reale<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">E tanto altro<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Nota spese e digitalizzazione del processo: le conclusioni\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo probabilmente hai trovato una <\/span><b>soluzione alle tante ore perse ogni mese <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per rendicontare le note spese dei dipendenti. Si tratta di un lavoro semplice che per\u00f2 nasconde diverse insidie e pu\u00f2 causare perdite di tempo che non dovresti sottovalutare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzare software e app per le note spese come abbiamo visto semplifica enormemente il lavoro delle risorse umane, \u00e8 conforme alle attuali norme e ti permette di fare un importante passo avanti verso un <\/span><b>modo di fare impresa sempre pi\u00f9 digitalizzato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e al passo con i tempi.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><b>\u2705 Gestisci i costi aziendali con Factorial, provalo gratis.<\/b><\/a><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Come gestisci la nota spese in azienda? Sai che il processo pu\u00f2 essere digitalizzato permettendoti di risparmiare ore preziose? Tra viaggi, acquisti per l\u2019azienda, cene e pranzi, ogni lavoratore, ogni mese, pu\u00f2 accumulare decine di scontrini e ricevute fiscali. Rendicontare il tutto pu\u00f2 diventare un vero incubo.\u00a0 In questo approfondimento, dopo una breve introduzione riguardo<a href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/nota-spese-aziendale\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":85,"featured_media":84667,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[854],"tags":[],"class_list":["post-84522","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestione-finanziaria"],"acf":{"topics":"finance-expenses"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Nota spese: che cos&#039;\u00e8 e come semplificarla con un software<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Scopri cos\u2019\u00e8, come compilare la nota spese e come la tecnologia 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