{"id":41935,"date":"2021-03-31T16:52:59","date_gmt":"2021-03-31T14:52:59","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=41935"},"modified":"2024-01-08T14:04:14","modified_gmt":"2024-01-08T12:04:14","slug":"document-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/","title":{"rendered":"Esiste un sistema di document management\u2026 che non usi carta?"},"content":{"rendered":"<p>La gestione dei documenti pu\u00f2 generare molti grattacapi. E tu che lavori nelle risorse umane lo sai bene, giusto? Se immaginassimo un&#8217;ipotetica competizione per il reparto che utilizza pi\u00f9 carta in un&#8217;azienda, le risorse umane vincerebbero sicuramente. \u00c8 possibile trovare un sistema di document management che non dipenda da documenti fisici e fogli di carta? Se sei interessato a questo argomento, continua a leggere, abbiamo lavorato alla soluzione che stai cercando!<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table of Contents<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table of Contents\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/#suggerimenti-per-un-document-management-efficiente\" title=\"Suggerimenti per un document management efficiente\" data-target-id=\"suggerimenti-per-un-document-management-efficiente\">Suggerimenti per un document management efficiente<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/#vantaggi-dell&#039;utilizzo-di-un-software-di-document-management\" title=\"Vantaggi dell&#039;utilizzo di\u00a0un software di document management\" data-target-id=\"vantaggi-dell&#039;utilizzo-di-un-software-di-document-management\">Vantaggi dell'utilizzo di\u00a0un software di document management<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/#trova-la-piattaforma-di-document-management-ideale-per-il-tuo-dipartimento-hr\" title=\"Trova la piattaforma di document management ideale per il tuo dipartimento HR\" data-target-id=\"trova-la-piattaforma-di-document-management-ideale-per-il-tuo-dipartimento-hr\">Trova la piattaforma di document management ideale per il tuo dipartimento HR<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/#prova-il-document-management-software-di-factorial-e-rendi-la-gestione-dei-documenti-semplice-ed-efficace!\" title=\"Prova il document management software di Factorial e rendi la gestione dei documenti semplice ed efficace!\" data-target-id=\"prova-il-document-management-software-di-factorial-e-rendi-la-gestione-dei-documenti-semplice-ed-efficace!\">Prova il document management software di Factorial e rendi la gestione dei documenti semplice ed efficace!<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.it\/get-started\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-41385 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/prova-gratis-factorial-1.png\" alt=\"prova gratis factorial\" width=\"1024\" height=\"350\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/24152201\/prova-gratis-factorial-1.png 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/24152201\/prova-gratis-factorial-1-300x103.png 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/24152201\/prova-gratis-factorial-1-768x263.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/p>\n<p><strong>Il dipartimento delle risorse umane di qualsiasi organizzazione genera quotidianamente un grande volume di documenti.<\/strong> Tra questi ci sono documenti come:<\/p>\n<ul>\n<li>Contratti.<\/li>\n<li>Curriculum\/applications.<\/li>\n<li>Modelli assicurativi.<\/li>\n<li>Registri di interviste.<\/li>\n<li>Moduli fiscali.<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/performance-management-dipendenti\/\">Gestione delle performance dei dipendenti<\/a>, certificati e formazione.<\/li>\n<li>Moduli governativi.<\/li>\n<li>Documenti contenziosi.<\/li>\n<li>Moduli di benefit, ecc.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><em><span style=\"color: #008000;\">\ud83d\udc49 <\/span><\/em><em><span style=\"color: #008000;\">Vuoi essere un esperto di document management e migliorare la gestione documentale della tua azienda anche a distanza? <\/span><\/em><em>Qui puoi leggere la nostra guida su <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-documentale-telelavoro\/\" rel=\"noopener noreferrer\">come migliorare la gestione documentale durante il telelavoro<\/a><\/em><\/strong><\/p>\n<p>Tutto ci\u00f2 pu\u00f2 potenzialmente ostacolare il funzionamento del dipartimento delle risorse umane e persino creare grandi pericoli in caso di smarrimento di un documento importante. Oggi, <strong>molti reparti delle risorse umane in tutto il mondo stanno valutando la transizione dai documenti fisici a un sistema di document management per la <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-documentale-hrms\/\">gestione elettronica dei documenti<\/a><\/strong>, per risparmiare tempo e risorse coinvolte nello smistamento di documenti in tutto l&#8217;ufficio. E non solo, eseguono anche una serie di pratiche che riducono la gestione dei documenti, che puoi iniziare a implementare ora. Di seguito andiamo al vivo della questione per capire come ottimizzare in maniera pratica il document management della tua azienda.<\/p>\n<h2>Suggerimenti per un document management efficiente<\/h2>\n<p>Il cambiamento non \u00e8 mai facile per nessuno. Ma <strong>rinunciare alla carta \u00e8 un modo per sopravvivere e prosperare<\/strong> negli scenari di <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/annunci-di-lavoro\/\">reclutamento<\/a> competitivo di oggi e futuri. L&#8217;uso della carta non \u00e8 solo dannoso per l&#8217;ambiente, ma \u00e8 anche costoso e richiede tempo. Ma la gestione documentale della tua azienda non deve per forza essere cos\u00ec! Qui ti diamo alcuni ottimi suggerimenti in modo che, come responsabile delle risorse umane, tu <strong>possa creare un reparto senza carta pi\u00f9 efficiente e pi\u00f9 facile da controllare<\/strong>.<\/p>\n<h3>1. Passa alla firma elettronica<\/h3>\n<p>Abbiamo tutti seguito la folle procedura di compilare un modulo sul computer solo per scoprire che dobbiamo stamparlo, firmarlo, quindi scansionarlo e caricarlo di nuovo. In un&#8217;azienda <strong>c&#8217;\u00e8 un&#8217;enorme quantit\u00e0 di documentazione che deve essere firmata da pi\u00f9 persone<\/strong>; dal <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/contratti-lavorativi-cosa-bisogna-sapere\/\">contratto di lavoro<\/a> alle valutazioni delle prestazioni e persino la busta paga. Ci sono molti documenti che devono essere firmati su carta e inchiostro convenzionali, ma la realt\u00e0 \u00e8 che si tratta di un processo che <strong>richiede tempo e fa perdere moltissimo tempo<\/strong>.<\/p>\n<p>Ecco perch\u00e9 le firme elettroniche sono il modo nuovo e avanzato non solo per risparmiare molto tempo e denaro speso per la procedura di firma convenzionale, ma anche per migliorare la sicurezza delle informazioni quando parliamo di document management.<\/p>\n<p><strong><em>\ud83d\udc49\u00a0 Firmare i documenti a distanza \u00e8 ormai diventata una necessit\u00e0 per tutte le aziende. Qui ti proponiamo <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/firma-digitale-documenti\/\">una guida pratica e semplice per la firma digitale dei documenti<\/a>.<\/em><\/strong><\/p>\n<h3>2. Insegna ai collaboratori l&#8217;importanza di essere ecologici<\/h3>\n<p>Poich\u00e9 il reparto Risorse umane \u00e8 il reparto in cui viene utilizzata pi\u00f9 carta, <strong>una buona gestione dei documenti far\u00e0 la differenza e costituir\u00e0 un esempio per il resto dell&#8217;azienda<\/strong>. E questo ha a che fare anche con la filosofia di detta azienda, il suo marchio e la sua immagine sia davanti ai clienti che ai lavoratori. \u00c8 dimostrato; Avere valori aziendali positivi (come essere pi\u00f9 ecologici) migliorer\u00e0 l&#8217;employer branding e la sua cultura, facendo s\u00ec che i dipendenti desiderino farne parte e si sentano identificati e impegnati.<\/p>\n<p><strong>Assicurati di condividere l&#8217;importanza della sostenibilit\u00e0<\/strong> e dell&#8217;assenza di carta in ogni reparto. Per renderlo pi\u00f9 interessante, l&#8217;intero processo pu\u00f2 essere trasformato in un gioco in cui il tasso di stampa pro capite pi\u00f9 basso vincer\u00e0 una sorta di premio.<\/p>\n<h3>3. Sostituisci la carta con uno strumento di document management automatizzato<\/h3>\n<p>Senza dubbio, i documenti cartacei sono parte integrante di un&#8217;azienda. Ma per smettere di usare questo sistema sempre pi\u00f9 obsoleto, i documenti importanti devono essere convertiti in formato digitale.<\/p>\n<p>Tutti i moduli, come valutazioni, domande, rimborsi &#8230; possono essere digitalizzati. Esistono strumenti per la creazione di <strong>moduli online<\/strong>, come Google Forms, e documenti cartacei pi\u00f9 lunghi possono essere digitalizzati utilizzando i <strong>file PDF<\/strong> in uso.<\/p>\n<p>Quindi tutti i documenti che includono l&#8217;archiviazione di informazioni su dipendenti, progetti o qualsiasi altra questione possono essere archiviati nel cloud. <a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DropBox<\/a> pu\u00f2 essere davvero utile per mantenere i tuoi <strong>dati di archiviazione sicuri e protetti<\/strong>.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-41953 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/gestione-documentale.jpg\" alt=\"gestione documentale\" width=\"1112\" height=\"625\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164930\/gestione-documentale.jpg 1112w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164930\/gestione-documentale-300x169.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164930\/gestione-documentale-1024x576.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164930\/gestione-documentale-768x432.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164930\/gestione-documentale-688x388.jpg 688w\" sizes=\"(max-width: 1112px) 100vw, 1112px\" \/><\/p>\n<h2>Vantaggi dell&#8217;utilizzo di\u00a0un software di document management<\/h2>\n<p>\u00c8 possibile ridurre il lavoro cartaceo senza un software di gestione documentale cert, ma \u00e8 proprio grazie a quest&#8217;ultimo che verr\u00e0 eliminer\u00e0 la carta e, inoltre, automatizzer\u00e0 completamente i processi che ne derivano. Alcuni dei vantaggi del passaggio a un sistema di gestione elettronica dei documenti includono:<\/p>\n<h3>1. Automatizzazione<\/h3>\n<p><strong>Le app digitali automatizzano e semplificano la raccolta dei dati da potenziali candidati<\/strong>. Una domanda di lavoro online consente al reparto risorse umane di <strong>raccogliere rapidamente e facilmente informazioni e documenti rilevanti<\/strong>; inclusi curriculum e lettere di presentazione di un numero anche molto elevato di candidati da una fonte centralizzata.<\/p>\n<h3>2. Flessibilit\u00e0<\/h3>\n<p>L&#8217;onboarding senza supporto cartaceo <strong>consente ai nuovi assunti di rivedere i documenti richiesti e completare i moduli elettronicamente al proprio tempo e ritmo<\/strong>. L&#8217;integrazione del software di document management consente ai dipendenti di aggiornare e sincronizzare le proprie informazioni personali dai propri dispositivi. O anche firmare contratti e altri documenti obbligatori tramite firma elettronica.<\/p>\n<h3>3. Guadagno di tempo<\/h3>\n<p>I processi di gestione delle buste paga in forma digitale <strong>aiutano a risparmiare ore di lavoro<\/strong> per il dipartimento finanziario. L&#8217;ottimizzazione del sistema di pagamento con soluzioni digitali rende la gestione delle buste paga pi\u00f9 redditizia, fa risparmiare tempo, garantisce la conformit\u00e0 ed \u00e8 sicura.<\/p>\n<h3>4. Maggiore sicurezza<\/h3>\n<p>Sia per i documenti stessi che per il contenuto e le informazioni sensibili che possono essere presenti. Se un documento importante esiste solo in una versione fisica, <strong>pu\u00f2 essere perso o danneggiato<\/strong>. Inoltre, come controllare chi ha accesso ai file, se si trovano in una semplice cartella? Quando le tue informazioni sono nel cloud, puoi dare il permesso solo a quelle persone che hanno davvero bisogno di consultarle.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-41951 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/gestione-dei-documenti.jpg\" alt=\"gestione dei documenti\" width=\"1112\" height=\"625\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164921\/gestione-dei-documenti.jpg 1112w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164921\/gestione-dei-documenti-300x169.jpg 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164921\/gestione-dei-documenti-1024x576.jpg 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164921\/gestione-dei-documenti-768x432.jpg 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/31164921\/gestione-dei-documenti-688x388.jpg 688w\" sizes=\"(max-width: 1112px) 100vw, 1112px\" \/><\/p>\n<h2>Trova la piattaforma di document management ideale per il tuo dipartimento HR<\/h2>\n<p>Trovare il giusto sistema di document management \u00e8 essenziale, motivo per cui \u00e8 importante ricercare e <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/software-gestione-documentale-hrms\/\">confrontare le opzioni prima di prendere una decisione<\/a>. Come? Segui i passaggi che ti consigliamo di seguito:<\/p>\n<ul>\n<li>Crea un <strong>elenco delle cose di cui hai bisogno<\/strong> da un sistema di document management.<\/li>\n<li>Calcola il <strong>budget<\/strong> per il nuovo software.<\/li>\n<li>Inizia a <strong>confrontare diverse soluzioni<\/strong>. Prova a trovare un software che soddisfi tutte le tue esigenze e si adatti alla tua azienda e ai suoi lavoratori.<\/li>\n<li>Per vedere come funziona il software, assicurati di effettuare <strong>una <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\">demo<\/a> e una <a href=\"https:\/\/factorial.it\/get-started\">prova gratuita<\/a><\/strong>.<\/li>\n<li>Consenti ad altri dipendenti di <strong>testare il software<\/strong> per assicurarsi che sia utile e facile da utilizzare.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Arrivati a questo punto avrai capito che la gestione dei documenti senza carta \u00e8 possibile. Ora tutto dipende da te e dal tuo desiderio di risparmiare tempo, denaro ed essere un esempio ambientale per il resto dei dipartimenti. Documenti cartacei? No grazie!<\/strong><\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/factorial.it\/get-started\"><span style=\"color: green;\">Prova il document management software di Factorial e rendi la gestione dei documenti semplice ed efficace!<\/span><\/a><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestione dei documenti pu\u00f2 generare molti grattacapi. E tu che lavori nelle risorse umane lo sai bene, giusto? Se immaginassimo un&#8217;ipotetica competizione per il reparto che utilizza pi\u00f9 carta in un&#8217;azienda, le risorse umane vincerebbero sicuramente. \u00c8 possibile trovare un sistema di document management che non dipenda da documenti fisici e fogli di carta?<a href=\"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/document-management\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":44,"featured_media":41952,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[406],"tags":[],"class_list":["post-41935","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalizzazione-hr"],"acf":{"topics":"core-document-management"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Document management: a cosa serve e perch\u00e9 \u00e8 importante<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Un sistema di document management (DMS) ti aiuta a risparmiare tempo e denaro, ma anche a migliorare la sicurezza. 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