{"id":16461,"date":"2024-09-06T11:38:12","date_gmt":"2024-09-06T09:38:12","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=16461"},"modified":"2026-03-02T18:33:57","modified_gmt":"2026-03-02T16:33:57","slug":"firma-digitale-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.it\/blog\/firma-digitale-documenti\/","title":{"rendered":"Firma digitale dei documenti: cos&#8217;\u00e8 e come implementarla in azienda"},"content":{"rendered":"<p>Hai mai sentito parlare della <strong>firma digitale dei documenti<\/strong>? Sai gi\u00e0 a cosa \u00e8 utile e se \u00e8 legale?<\/p>\n<p>Negli ultimi anni le imprese hanno acquisito maggiore consapevolezza dei vantaggi che gli strumenti tecnologici apportano al business aziendale. Ad esempio, l\u2019utilizzo della <b>firma digitale dei documenti <\/b>sta rivoluzionando il lavoro di diversi settori, tra cui quello delle risorse umane, poich\u00e9 consente a chiunque di firmare documenti e contratti di lavoro in qualsiasi momento e ovunque si trovi.<\/p>\n<p>In questo articolo troverai un quadro completo sulla firma digitale, da come funziona, a cosa serve, alla sua legalit\u00e0 e sicurezza.<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#cosa\">Cos&#8217;\u00e8 la firma digitale e come funziona<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#legale\">La firma digitale dei documenti \u00e8 legale?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#differenze\">Differenze tra firma digitale e firma elettronica<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vantaggi\">I vantaggi della firma digitale dei documenti<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#utilizzo\">Come si usa la firma digitale: esempio<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#factorial\">La firma elettronica di Factorial<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">Domande frequenti sulla firma digitale dei documenti<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Firma documenti in pochi secondi e 100% da remoto con Factorial \u270d\ufe0f<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-digitalizzazione-hr\"\n    data-banner-id=\"180619\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Digitalizzazione HR\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Firma i tuoi documenti in maniera 100% digitale<\/h4>\n            \n                            <p>Con Factorial firmi documenti aziendali online in modo illimitato, veloce e conforme alla legge, senza carta n\u00e8 complicazioni.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    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Certificazione (CA), che conferma l\u2019identit\u00e0 del firmatario.<\/p>\n<p><strong>Questo strumento tecnologico, quindi, non solo garantisce l\u2019autenticit\u00e0 del firmatario, ma anche l\u2019integrit\u00e0 del documento, assicurandosi che non sia stato alterato dopo la firma.<\/strong><\/p>\n<h2><a name=\"legale\"><\/a>La firma digitale dei documenti \u00e8 legale?<\/h2>\n<p>Una volta compreso cosa si intende quando si parla di firma digitale, una delle prime domande che viene da porsi \u00e8: questo processo \u00e8 legale?<\/p>\n<p>S\u00ec, <strong>un documento firmato digitalmente ha la stessa validit\u00e0 di un documento con firma autografa<\/strong>.<\/p>\n<p>Nello specifico, nell&#8217;ordinamento giuridico italiano la firma digitale \u00e8 regolata dal <a href=\"https:\/\/docs.italia.it\/italia\/piano-triennale-ict\/codice-amministrazione-digitale-docs\/it\/v2018-09-28\/index.html\">Codice dell\u2019amministrazione digitale o CAD<\/a> che la definisce come &#8220;un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l&#8217;integrit\u00e0 di un contratto\/documento informatico&#8221;.<\/p>\n<p>In altre parole, la firma digitale <b>garantisce la provenienza, identit\u00e0 e status di un documento elettronico<\/b> oltre a riconoscere il consenso informato e l\u2019assenso del firmatario.<\/p>\n<p>In particolare <a href=\"https:\/\/docs.italia.it\/italia\/piano-triennale-ict\/codice-amministrazione-digitale-docs\/it\/v2018-09-28\/_rst\/capo2_sezione2_art24.html\">l\u2019articolo 24 del CAD<\/a> afferma che:<\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\">La firma digitale dei documenti deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all\u2019insieme di documenti cui \u00e8 apposta o associata.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">L\u2019apposizione di firma digitale dei documenti\u00a0 integra e <b>sostituisce l\u2019apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere<\/b>.<\/li>\n<li>La firma digitale dei documenti deve adoperarsi su un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validit\u00e0 ovvero non risulti revocato o sospeso.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Nello specifico, essa soddisfa tre principali esigenze, che la rendono legale al 100%:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Autenticazione<\/strong>: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente potrebbero essere equivocate o non accurate.<\/li>\n<li><strong>Non ripudio<\/strong>: Se un documento viene firmato digitalmente, non \u00e8 possibile\u00a0 apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non pu\u00f2 disconoscere o negare di averlo firmato.<\/li>\n<li><strong>Integrit\u00e0<\/strong>: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non pu\u00f2 n\u00e9 modificarlo n\u00e9 falsificare o modificare la firma.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"differenze\"><\/a>Differenze tra firma digitale e firma elettronica<\/h2>\n<p>Spesso, si fa confusione nel comprendere la <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/differenze-tra-firma-elettronica-e-firma-digitale\/#differenze\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">differenza tra firma digitale e firma elettronica<\/a>. Anche quest&#8217;ultimo, infatti, \u00e8 uno strumento utilizzato spesso sul luogo di lavoro e, in generale, per firmare documenti.<\/p>\n<p>Prima di comprendere le differenze tra le due, bisogna elencare i tre tipi diversi di firme online approvati stabilito dall\u2019eIDAS.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">La <b>firma elettronica: <\/b>che ha il vantaggio di essere la pi\u00f9 semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l\u2019utilizzo per documenti e certificati importanti.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">La <b>firma elettronica avanzata (<\/b><strong><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/firma-elettronica-avanzata-fea\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Fea<\/a>)<\/strong>; Questa firma elettronica \u00e8 pi\u00f9 sicura poich\u00e9 consente di identificare il firmatario e di rilevare eventuali modifiche successive ai dati firmati.<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">La\u00a0 <b>firma elettronica qualificata (Feq) o firma digitale<\/b>: \u00e8 l\u2019unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. Poich\u00e9, come accennato in precedenza, i suoi punti di forza sono l\u2019immodificabilit\u00e1 del documento firmato, la riconducibilit\u00e1 al firmatario, l\u2019integrit\u00e1 e l\u2019univocit\u00e1 della firma, che la rende sicura al 100%.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Da questo elenco, quindi, \u00e8 subito che <strong>la firma digitale<\/strong> (<strong>Feq<\/strong>) <strong>e la firma elettronica differiscono per quanto riguarda la sicurezza<\/strong>. Inoltre, a differenza di una firma elettronica, una firma digitale fornisce una prova di non ripudio, il che significa che \u00e8 quasi impossibile per il firmatario negare la propria firma.<\/p>\n<p>Infine, \u00e8 bene tenere a mente che <strong>le firme digitali sono generalmente riconosciute a livello legale in tutto il mondo<\/strong>, mentre le firme elettroniche potrebbero non essere valide per tutte le giurisdizioni.<\/p>\n<h2><a name=\"vantaggi\"><\/a>I vantaggi della firma digitale dei documenti<\/h2>\n<p>La f<b>irma digitale dei documenti<\/b> \u00e8 alla base della <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/digital-transformation-aziendale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">digital transformation<\/a> dei processi lavorativi, poich\u00e9 permette di eseguirle da remoto. Ci\u00f2 ha determinato l&#8217;attuale tendenza delle aziende e delle pubbliche amministrazioni ad abbandonare i documenti cartacei con firma autografa.<\/p>\n<p>I vantaggi di adottare un <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/vantaggi-software-firma-digitale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">software per firma digitale<\/a> aziendale dei documenti, infatti, sono notevoli:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Ottimizzare la gestione di assunzioni e licenziamenti<\/strong>: i dipendenti devono firmare una moltitudine di documenti quando iniziano un nuovo lavoro o quando decidono di partire o vengono licenziati. La firma digitale rappresenta un grande vantaggio per ottimizzare i tempi.<\/li>\n<li><strong>Disponibilit\u00e0 24\/7 su qualsiasi dispositivo<\/strong>: a differenza della firma autografa tradizionale, in cui \u00e8 necessario che la persona sia presente negli uffici, \u00e8 possibile apporre la firma digitale in qualsiasi momento: 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, tramite computer, cellulari o tablet.<\/li>\n<li><strong>Risparmiare tempo<\/strong>: i resposabili HR non dovranno pi\u00f9 impegnarsi a redigere documenti e fissare appuntamenti per far apporre firme autografe ai dipendenti. Sar\u00e0 sufficiente inviare un promemoria via mail.<\/li>\n<li><strong>Migliorare la<a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\"> gestione e l\u2019archiviazione elettronica dei documenti<\/a><\/strong>: ogni contratto di lavoro cartaceo significa un nuovo documento da conservare. Immagina di non dover pi\u00f9 preoccuparti di archiviare tutti questi documenti e di usare il tuo spazio per altri scopi pi\u00f9 produttivi.<\/li>\n<li><strong>Garantire la riservatezza<\/strong>: la legge sulla firma digitale approvata nel dicembre 2003<a href=\"https:\/\/www.gazzettaufficiale.it\/eli\/id\/2003\/06\/17\/003G0158\/sg\">\u00a0(legge sulla firma elettronica)\u00a0<\/a>garantisce lo stesso valore della firma autografa ed \u00e8 quindi valida per concludere qualsiasi tipo di contratto. Inoltre, con la firma digitale si garantisce la riservatezza dei lavoratori, perch\u00e9 \u00e8 possibile controllare chi accede ai documenti.<\/li>\n<\/ol>\n<h2><a name=\"utilizzo\"><\/a>Come si usa la firma digitale: esempio<\/h2>\n<p>Ti stai ancora chiedendo in quali contesti si utilizza la firma digitale in azienda? Di seguito di forniremo alcuni esempi di processi in cui implementarla per comprendere al meglio i campi del suo utilizzo.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Processo di recruiting e onboarding<\/strong>: oltre a utilizzare la firma digitale nei contratti, sar\u00e0 utile anche quando devi gestire altri documenti come accordi di riservatezza o offerte contrattuali.<\/li>\n<li><strong>Processo di offboarding<\/strong>: formalizzare la comunicazione del licenziamento con un documento firmato che confermi che il lavoratore \u00e8 stato informato di questa situazione. In caso contrario, potrebbero verificarsi richieste di risoluzione ingiustificate.<\/li>\n<li><strong>Autorizzazioni e delibere interne<\/strong>: firmare approvazioni di budget, delibere o autorizzazioni.<\/li>\n<li><strong>Approvazione di ordini, preventivi o note spese<\/strong>: invece di attendere l&#8217;approvazione cartacea di un preventivo, di un rimborso o di un ordire dal dipartimento preposto, si pu\u00f2 ottenere l&#8217;ok totalmente online in pochi clic.<\/li>\n<li><strong data-start=\"1015\" data-end=\"1052\">Gestione dei <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/rapportini-di-lavoro-la-guida-definitiva\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">rapportini di lavoro<\/a><\/strong>: firmare digitalmente i rapportini consente di archiviare in cloud le attivit\u00e0 svolte dai dipendenti o dai tecnici, garantendo tracciabilit\u00e0, validazione immediata e riduzione di errori o perdite di informazioni.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"factorial\"><\/a>La firma elettronica di Factorial<\/h2>\n<p>Esistono molti provider che offrono servizi avanzati per la firma digitale dei documenti, tra cui anche <strong><a href=\"https:\/\/factorial.it\/\">Factorial<\/a><\/strong>.<\/p>\n<p>Con il nostro <b>software di gestione delle risorse umane all-in-one<\/b>, \u00e8 possibile gestire\u00a0<a href=\"https:\/\/factorial.it\/firma-elettronica\"><b>il processo di firma elettronica<\/b><\/a>\u00a0in modo rapido e sicuro. Puoi\u00a0<b>archiviare tutti i tuoi documenti firmati sulla piattaforma<\/b>\u00a0e renderli disponibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo digitale.<\/p>\n<p>Il portale dei dipendenti, inoltre, offre ai lavoratori la possibilit\u00e0 di accedere a tutti i documenti che hanno firmato.<\/p>\n<p>Nello specifico, il sistema di firma integrato permette di:<\/p>\n<ul>\n<li>Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali \u00e8 possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identit\u00e0.<\/li>\n<li>\u00c8 conforme <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/IT\/TXT\/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.ITA&amp;toc=OJ:L:2016:119:TOC\">alla normativa europea sulla protezione dei dati<\/a>, poich\u00e9 \u00e8 richiesta l&#8217;approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.<\/li>\n<li>Permette di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate. Cos\u00ec si assicura che la lettura e la firma dei\u00a0 documenti sia effettuata solo dalle parti designate.<\/li>\n<li>Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ma non \u00e8 tutto: Factorial, in quanto software HR, offre altre funzionalit\u00e1 per agevolare e automatizzare il lavoro del dipartimento delle risorse umane, come:<a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-ferie-e-assenze\">\u00a0gestione ferie e permessi<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-gestione-buste-paga-online\">gestione buste paga online<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">documenti<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorial.it\/organigramma-aziendale-programma\">organigramma aziendale <\/a>e molto altro.<\/p>\n<p>Vuoi incorporare la firma digitale dei documenti nella tua azienda?<\/p>\n<p class=\"p1\"><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span><b> Chiedi una <\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><span class=\"s2\"><b>demo gratuita<\/b><\/span><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-digitalizzazione-hr\"\n    data-banner-id=\"180619\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Digitalizzazione HR\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Firma i tuoi documenti in maniera 100% digitale<\/h4>\n            \n                            <p>Con Factorial firmi documenti aziendali online in modo illimitato, veloce e conforme alla legge, senza carta n\u00e8 complicazioni.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/11124136\/Group-34768.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><a name=\"faq\"><\/a>FAQ: firma digitale dei documenti<\/h2>\n<p><strong>La firma digitale dei documenti \u00e8 legale?<\/strong><\/p>\n<p>S\u00ec, un documento firmato digitalmente ha la stessa validit\u00e0 di un documento con firma autografa e garantisce la provenienza, identit\u00e0 e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l\u2019assenso del firmatario.<\/p>\n<p>Nell&#8217;ordinamento giuridico italiano la firma digitale \u00e8 regolata dal Codice dell\u2019amministrazione digitale o CAD che la definisce come &#8220;un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l&#8217;integrit\u00e0 di un contratto\/documento informatico&#8221;.<\/p>\n<p><strong>Quanto costa una firma digitale?<\/strong><\/p>\n<p>Il prezzo di un sistema per la firma digitale varia molto a seconda delle necessit\u00e0. Un buon software HR, per\u00f2, avr\u00e0 sempre a disposizione un sistema di firma digitale e di archiviazione dei documenti incluso nel prezzo.<\/p>\n<p><strong>Come si fa ad avere la firma digitale?<\/strong><\/p>\n<p>Al giorno d&#8217;oggi, quasi tutte le aziende italiane sono dotate di sistemi di firma elettronica o digitale. Per ottenerla nella propria azienda \u00e8 necessario affidarsi a un software specifico che si occupa di gestione documentale.<\/p>\n<p><strong>Come si fa la firma digitale su un documento?<\/strong><\/p>\n<p>Il processo \u00e8 semplice: basta disporre di un software apposito. Normalmente, caricando il documento dove va apposta la firma, il software permetter\u00e0 di premere il pulsante &#8220;Firma&#8221; e apporre la propria e-signature.<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"La firma digitale dei documenti \u00e8 legale?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"S\u00ec, un documento firmato digitalmente ha la stessa validit\u00e0 di un documento con firma autografa e garantisce la provenienza, identit\u00e0 e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l\u2019assenso del firmatario.<\/p>\n<p>Nell'ordinamento giuridico italiano la firma digitale \u00e8 regolata dal Codice dell\u2019amministrazione digitale o CAD che la definisce come \\\"un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrit\u00e0 di un contratto\/documento informatico\\\".\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quanto costa una firma digitale?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Il prezzo di un sistema per la firma digitale varia molto a seconda delle necessit\u00e0. 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