{"id":140700,"date":"2024-09-19T12:53:57","date_gmt":"2024-09-19T10:53:57","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=140700"},"modified":"2025-09-16T10:53:46","modified_gmt":"2025-09-16T08:53:46","slug":"firma-elettronica-cosa-e-perche-e-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/it\/firma-elettronica-cosa-e-perche-e-importante\/","title":{"rendered":"Firma elettronica: cos&#8217;\u00e8 e perch\u00e9 \u00e8 importante per un&#8217;azienda"},"content":{"rendered":"<p>Hai mai sentito parlare di <strong>firma elettronica<\/strong>? Stai pensando di implementarla in azienda ma non sai quale scegliere?<\/p>\n<p>Con gli anni, la digitalizzazione \u00e8 diventata un requisito sempre pi\u00f9 imprescindibile nel mondo del lavoro. Proprio per questo motivo, le PMI italiane hanno avviato un processo di ammodernamento dei propri sistemi amministrativi che ha coinvolto, tra le altre cose, anche la gestione documentale.<\/p>\n<p>Firmare documenti come contratti di lavoro, accordi commerciali o certificazioni in maniera elettronica \u00e8 cos\u00ec diventata quasi una necessit\u00e0, che ha permesso di snellire e velocizzare i processi risparmiando cos\u00ec tempo e fatica ai dipartimenti HR.<\/p>\n<p>In questa guida spiegheremo nel dettaglio <strong>cos&#8217;\u00e8 una firma elettronica, quanti tipi ne esistono e come scegliere quella pi\u00f9 adatta<\/strong> per le esigenze della tua azienda.<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#cosa-\u00e8\">Cos&#8217;\u00e8 la firma elettronica?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#importanza\">Perch\u00e9 la firma elettronica \u00e8 importante<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#tipologie\">Quanti tipi di firme elettroniche ci sono<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#come-si-fa\">Come fare la firma elettronica<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#factorial\">Firma i tuoi documenti in maniera elettronica con Factorial<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">FAQ: firma elettronica<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/firma-elettronica\">Prova la firma elettronica di Factorial \u270d\ufe0f<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-140220\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/banner-blog-firma-elettronica-1024x484.png\" alt=\"Prova la firma elettronica di Factorial\" width=\"801\" height=\"379\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/06170137\/banner-blog-firma-elettronica-1024x484.png 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/06170137\/banner-blog-firma-elettronica-300x142.png 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/06170137\/banner-blog-firma-elettronica-768x363.png 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/06170137\/banner-blog-firma-elettronica.png 1095w\" sizes=\"(max-width: 801px) 100vw, 801px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><a name=\"cosa-\u00e8\"><\/a>Cos&#8217;\u00e8 la firma elettronica<\/h2>\n<p>Se hai deciso di leggere questo articolo, molto probabilmente la tua prima domanda sar\u00e0: cos&#8217;\u00e8 una firma elettronica?<\/p>\n<p>Con questo termine si intende un <strong>sistema di firma 100% digitale, che permetta di certificare i documenti online, senza utilizzare carta<\/strong>. Spesso, il vero vantaggio di questo sistema \u00e8 che<strong> consente anche di sottoscrivere la documentazione da remoto<\/strong>, senza la necessit\u00e0 di recarsi in un luogo specifico per apporre una firma autografa.<\/p>\n<p>Per essere considerata valida, una firma di questo tipo deve rispettare gli <strong>standard di sicurezza dettati dall&#8217;<a href=\"https:\/\/www.eid.as\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">eIDAS<\/a><\/strong> (Regolamento europeo per l&#8217;identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno), ovvero un regolamento dell&#8217;Unione europea, che stabilisce le norme per i sistemi di l&#8217;identificazione elettronica e le transazioni elettroniche.<\/p>\n<p><strong>I sistemi pi\u00f9 avanzati di firma elettronica<\/strong> (non tutti i tipi rispondono a queste esigenze), inoltre, <strong>soddisfano tre requisiti fondamentali<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Autenticazione<\/strong>: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente, esse potrebbero essere equivocate o non accurate.<\/li>\n<li><strong>Non ripudio<\/strong>: Se un documento viene firmato digitalmente, non \u00e8 possibile\u00a0 apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non pu\u00f2 disconoscere o negare di averlo firmato.<\/li>\n<li><strong>Integrit\u00e0<\/strong>: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non pu\u00f2 n\u00e9 modificarlo n\u00e9 falsificare o modificare la firma.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"importanza\"><\/a>Perch\u00e9 la firma elettronica \u00e8 importante<\/h2>\n<p>Adesso che abbiamo spiegato nel dettaglio cosa si intende per firma elettronica, passiamo a una delle domande pi\u00f9 comuni per chi sta pensando di dotare la propria azienda di un sistema del genere. Perch\u00e9 la firma elettronica \u00e8 cos\u00ec importante?<\/p>\n<p>Innanzitutto, come abbiamo gi\u00e0 detto, questo tipo di strumento rientra in un quadro pi\u00f9 ampio di digitalizzazione delle imprese che sta diventando sempre pi\u00f9 indispensabile.<\/p>\n<p>Dotarsi di strumenti digitali non solo <strong>supporta i dipartimenti<\/strong>, come ad esempio quello HR, <strong>automatizzando i processi<\/strong> e permettendo di risparmiare tempo e denaro, ma <strong>comunica anche efficienza e praticit\u00e0 a clienti, partner esterni o futuri dipendenti<\/strong>.<\/p>\n<p>Facciamo un esempio. Immagina un futuro dipendente che riceve un&#8217;offerta di lavoro dalla tua azienda. Il lavoratore non dovr\u00e0 recarsi in sede per firmare la lettera d&#8217;impegno, n\u00e9 di nuovo qualche giorno dopo per firmare il contratto: potr\u00e0 fare tutto quanto comodamente da casa, in qualsiasi momento.<\/p>\n<p>Lo stesso vale per tutti i corsi e la documentazione che richiede firme. Tutto potr\u00e0 essere comodamente gestito in pochi clic, da ovunque, e i documenti e le comunicazioni importanti <strong>potranno essere fatte firmare in maniera massiva a tutti i dipendenti in pochi minuti<\/strong>. Inoltre, con un software di gestione documentale, i documenti saranno conservati in maniera sicura e saranno accessibili dai firmatari ogni volta che vogliono.<\/p>\n<h2><a name=\"tipologie\"><\/a>Quanti tipi di firme elettroniche ci sono<\/h2>\n<p>Ora che abbiamo chiarito cos&#8217;\u00e8 la firma elettronica e perch\u00e9 \u00e8 importante dotare la tua azienda di un sistema di questo tipo, vediamo quali sono le opzioni a disposizione.<\/p>\n<p>Ci sono, infatti, diverse tipologie di firme elettroniche, ognuna modellata su necessit\u00e0 diverse.<\/p>\n<p>Spesso, ad esempio, i termini <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/differenze-tra-firma-elettronica-e-firma-digitale\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">firma elettronica e firma digitale<\/a> vengono utilizzati come sinonimi, ma tra le due ci sono differenze nette che potrebbero portare un&#8217;azienda a preferirne una piuttosto che un&#8217;altra.<\/p>\n<p>Le firme elettroniche possono essere suddivise in tre categorie:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>F<\/strong><b>irma elettronica:<\/b>\u00a0ha il vantaggio di essere la pi\u00f9 semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l\u2019utilizzo per documenti e certificati importanti.<\/li>\n<li><b>Firma elettronica avanzata (<\/b><strong><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/firma-elettronica-avanzata-fea\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">FEA<\/a>)<\/strong>: questa firma elettronica \u00e8 pi\u00f9 sicura poich\u00e9 consente di identificare il firmatario e di impedire eventuali modifiche successive ai dati firmati.<\/li>\n<li><b>Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale<\/b>: \u00e8 l\u2019unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. I motivi sono quattro: l\u2019immodificabilit\u00e0 del documento firmato, la riconducibilit\u00e0 al firmatario, l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019univocit\u00e0 della firma, che la rende sicura al 100%.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Come scegliere la pi\u00f9 adatta alle tue esigenze<\/h3>\n<p>Come fare, quindi, a capire qual \u00e8 la migliore da utilizzare?<\/p>\n<p>Naturalmente, tra i tre tipi di firme ci sono differenze anche riguardo al prezzo, quindi \u00e8 necessario stabilire chiaramente quali sono le tue necessit\u00e0 prima di decidere di quale dotarti.<\/p>\n<p>Se stai cercando un tipo di firma semplice da utilizzare, veloce e utile, ad esempio, per certificare documenti e transazioni a basso rischio o conferme di ricevuta comunicazione, la soluzione giusta per te potrebbe essere la <strong>firma elettronica semplice<\/strong>. Ricordiamo che questo tipo di firma, non potendo verificare l&#8217;identit\u00e0 del firmatario, non ha valore legale, quindi <strong>\u00e8 raccomandata per documenti a basso rischio e situazioni in cui non sono richiesti alti standard di sicurezza o validit\u00e0 legale<\/strong>.<\/p>\n<p>Se, invece, hai bisogno di <strong>una firma che abbia un livello di sicurezza maggiore<\/strong>, ad esempio per firmare contratti di lavoro, contratti commerciali, accordi di riservatezza o approvazioni interne aziendali, la scelta migliore per te \u00e8 la <strong>FEA<\/strong>, che garantisce l&#8217;identit\u00e0 del firmatario e l&#8217;immodificabilit\u00e0 del documento dopo la firma.<\/p>\n<p>Infine, se stai cercando<strong> un livello di legalit\u00e0 e sicurezza ancora pi\u00f9 alto<\/strong>, l&#8217;opzione pi\u00f9 adatta a te \u00e8 la <strong>firma digitale<\/strong>. Anche questa firma garantisce l&#8217;identificazione del firmatario ed \u00e8 utile per la documentazione in cui\u00a0 \u00e8 richiesta la massima validit\u00e0 legale, come ad esempio i documenti con rilevanza giuridica, gli atti notarili o le dichiarazioni fiscali.<\/p>\n<h2><a name=\"come-si-fa\"><\/a>Come fare la firma elettronica<\/h2>\n<p>Veniamo ora alla parte pi\u00f9 importante: come si fa una firma elettronica?<\/p>\n<p><strong>Per implementare un sistema di questo tipo in azienda, \u00e8 necessario utilizzare <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/i-migliori-software-firma-elettronica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">software per firma elettronica<\/a> appositi<\/strong>.<\/p>\n<p>Soltanto utilizzando firme certificate e sistemi collaudati e a norma con le regole dell&#8217;eIDAS e dell&#8217;<a href=\"https:\/\/www.agid.gov.it\/it\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AgID<\/a> (Agenzia per l&#8217;Italia Digitale), infatti, si pu\u00f2 evitare di incappare in problemi giuridici e garantirsi un sistema di firma sicuro e legale.<\/p>\n<p>Ci sono diverse opzioni per adottare questo tipo di strumenti in azienda, che variano in base alle necessit\u00e0.<\/p>\n<p>Ad esempio, potresti utilizzare un servizio che offre solo la possibilit\u00e0 di acquistare una firma elettronica o digitale, oppure un servizio che ti permette di firmare tutti i documenti che vuoi. Inoltre, puoi optare per <strong>software di gestione documentale<\/strong>, che ti permetta anche ti gestire e conservare i tuoi documenti firmati e di averli sempre a disposizione in un Cloud.<\/p>\n<h3>Quanto costa implementare la firma elettronica in azienda?<\/h3>\n<p>Implementare una sistema di firma elettronica in azienda ha dei prezzi che tendono a variare molto in base al tipo di firma, le dimensioni dell&#8217;azienda e il numero di volte in cui si usufruisce di questo strumento in un mese.<\/p>\n<p>Proprio per questo, \u00e8 difficile fare una stima esatta delle prezzo, che pu\u00f2 variare da poche decine di euro a centinaia.<\/p>\n<p>Il nostro consiglio, per\u00f2, \u00e8 di <strong>dotarsi di un software di gestione documentale o di un software HR che abbiano gi\u00e0 il servizio di firma elettronica incorporato<\/strong>, in modo da poter sfruttare a pieno il potenziale di questo tipo di firma.<\/p>\n<p>In questo modo, infatti, oltre a risparmiare, la firma sar\u00e0 direttamente inclusa nei propri database, permettendo una conservazione e una gestione dei documenti pi\u00f9 veloce e sicura.<\/p>\n<h2><a name=\"factorial\"><\/a>Firma i tuoi documenti digitali con Factorial<\/h2>\n<p>Tra i vari gestionali HR sul mercato, il software All-in-one di <a href=\"https:\/\/factorial.it\/\"><strong>Factorial<\/strong><\/a> offre diverse opzioni di <a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">gestione documentale<\/a> che possono risultare utili alle aziende alla ricerca di un sistema di firma sicuro e veloce.<\/p>\n<p>Nello specifico, il sistema di firma integrato:<\/p>\n<ul>\n<li>Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali \u00e8 possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identit\u00e0.<\/li>\n<li>\u00c8 conforme\u00a0<a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/IT\/TXT\/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.ITA&amp;toc=OJ:L:2016:119:TOC\">alla normativa europea sulla protezione dei dati<\/a>, poich\u00e9 \u00e8 richiesta l\u2019approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.<\/li>\n<li>Permette di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate. Cos\u00ec si assicura che la lettura e la firma dei\u00a0 documenti sia effettuata solo dalle parti designate.<\/li>\n<li>Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Inoltre, offrendo <strong>un supporto a 360 gradi nella gestione di tutti i compiti di un dipartimento HR<\/strong> (e non solo), Factorial permette di collegare direttamente le firme ai documenti, li conserva in maniera legale e sicura, invia reminder ai firmatari in maniera automatica e ti offre una visibilit\u00e0 completa su tutti i flussi di lavoro.<\/p>\n<p>Sei pronto a digitalizzare la gestione della tua azienda e risparmiare tempo e fatica?<\/p>\n<p class=\"p1\"><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span><b>\u00a0Chiedi una\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><span class=\"s2\"><b>demo gratuita<\/b><\/span><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-138483\" src=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-blog-gestione-documenti-1024x484.png\" alt=\"Implementa la firma elettronica dei documenti aziendali con Factorial\" width=\"804\" height=\"380\" srcset=\"https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/26164425\/banner-blog-gestione-documenti-1024x484.png 1024w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/26164425\/banner-blog-gestione-documenti-300x142.png 300w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/26164425\/banner-blog-gestione-documenti-768x363.png 768w, https:\/\/factorial.it\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/26164425\/banner-blog-gestione-documenti.png 1345w\" sizes=\"(max-width: 804px) 100vw, 804px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><a name=\"faq\"><\/a>FAQ: firma elettronica<\/h2>\n<p><strong>Cosa si intende per firma elettronica?<\/strong><\/p>\n<p>La firma elettronica \u00e8 un sistema di firma 100% digitale, che permette di certificare i documenti online, senza utilizzare carta. Il vero vantaggio di questo sistema \u00e8 che consente di sottoscrivere la documentazione da remoto, senza la necessit\u00e0 di recarsi in un luogo specifico per apporre una firma autografa.<\/p>\n<p><strong>Qual \u00e8 la differenza tra firma elettronica semplice e firma elettronica avanzata?<\/strong><\/p>\n<p>La firma elettronica semplice non identifica la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l\u2019utilizzo per documenti e certificati importanti. La FEA, invece, ha un livello maggiore di legalit\u00e0. Essa permette di identificare in modo univoco il firmatario e conferisce integrit\u00e0 al documento. Per garantire l\u2019identit\u00e0 \u00e8 necessario identificarsi, e la firma, una volta apposta, rende il documento immodificabile.<\/p>\n<p><strong>Che differenze ci sono tra firma elettronica e firma digitale?<\/strong><\/p>\n<p>La differenza tra questi due tipi di firme sta nel livello di legalit\u00e0. La firma elettronica semplice, infatti, non pu\u00f2 identificare la persona che ha firmato. La firma digitale, invece, garantisce l\u2019immodificabilit\u00e0 del documento firmato, la riconducibilit\u00e0 al firmatario, l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019univocit\u00e0 della firma. Per questo motivo \u00e8 l\u2019unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe.<\/p>\n<p><strong>La firma elettronica \u00e8 legale?<\/strong><\/p>\n<p>Ci sono diversi tipi di firme elettroniche, tutti con livelli di legalit\u00e0 differenti. Per essere utilizzabile a norma di legge, per\u00f2, questo tipo di firme devono rispettare gli standard di sicurezza dettati dall&#8217;eIDAS (Regolamento europeo per l&#8217;identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno).<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Cosa si intende per firma elettronica?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"La firma elettronica \u00e8 un sistema di firma 100% digitale, che permette di certificare i documenti online, senza utilizzare carta. 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