{"id":108975,"date":"2023-06-30T15:09:53","date_gmt":"2023-06-30T13:09:53","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=108975"},"modified":"2026-02-25T15:51:37","modified_gmt":"2026-02-25T13:51:37","slug":"gestione-del-rimborso-spese-forfettario","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-del-rimborso-spese-forfettario\/","title":{"rendered":"Rimborso spese forfettario: che cos\u2019\u00e8 e come funziona"},"content":{"rendered":"<p>Cos&#8217;\u00e8 e come funziona il <strong>rimborso spese forfettario<\/strong>? Come pu\u00f2 aiutare sia te che i lavoratori a gestire meglio le diverse spese sostenute per conto dell&#8217;azienda?<\/p>\n<p>Non \u00e8 raro che i lavoratori debbano sostenere spese legate al loro lavoro, come ad esempio quelle di viaggio, alloggio, acquisto di strumenti di lavoro e molte altre.<\/p>\n<p>Gestire queste spese in modo efficiente richiede attenzione sia agli aspetti fiscali che agli accordi stabiliti con i vari lavoratori. \u00c8 necessario <strong>stabilire limiti, definire quali spese sono ammissibili e mantenere tutto sotto controllo.<\/strong> Se desideri saperne di pi\u00f9 sul vasto argomento del rimborso spese forfettario, continua a leggere e acquisirai tutte le informazioni necessarie.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestione-finanziaria\"\n    data-banner-id=\"174267\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestione Finanziaria\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Gestisci spese e costi aziendali anche da app<\/h4>\n            \n                            <p>Permetti ai team di caricare le note spese scattando una sola foto da telefono e approvale o rifiutale con un solo click.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/27103849\/Group-34783.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><strong>Che cos\u2019\u00e8 il rimborso spese forfettario<\/strong><\/h2>\n<p>Il rimborso spese forfettario \u00e8 un <strong>importo corrisposto al dipendente per coprire le spese sostenute per conto dell&#8217;azienda<\/strong> o durante lo svolgimento delle sue mansioni.<\/p>\n<p>A differenza del <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/rimborso-spese-a-pie-di-lista\/\">rimborso spese a pi\u00e8 di lista<\/a>, il rimborso forfettario non viene calcolato in base alle spese effettive, ma \u00e8 determinato in modo fisso, considerando le spese comuni che il dipendente si aspetta di sostenere in un periodo specifico.<\/p>\n<p>Questo tipo di rimborso \u00e8 particolarmente adatto quando le spese dei dipendenti sono relativamente stabili nel tempo. Essendo forfettario, non \u00e8 necessario che il dipendente fornisca dettagliate rendicontazioni per ogni singola spesa. Inoltre, le spese rimborsate in modo forfettario non influiscono sul calcolo dell&#8217;IRPEF, l&#8217;imposta sul reddito delle persone fisiche.<\/p>\n<h2><strong>Rimborso spese forfettario: come funziona<\/strong><\/h2>\n<p>Qualora si desideri adottare il rimborso spese forfettario, la prima cosa da fare \u00e8 <strong>stabilire quali spese si desidera coprire attraverso l&#8217;erogazione di un importo fisso.<\/strong><\/p>\n<p>In linea generale, i rimborsi forfettari vengono utilizzati per coprire le spese di vitto e alloggio, mentre le spese di viaggio sostenute dal lavoratore in trasferta per conto dell&#8217;azienda solitamente non rientrano in questa categoria. Si tratta quindi di un rimborso a cui spesso accedono categorie di lavoratori quali:<\/p>\n<ul>\n<li>Rappresentanti<\/li>\n<li>Consulenti<\/li>\n<li>Tecnici<\/li>\n<li>Agenti commerciali<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per comprendere meglio il funzionamento, \u00e8 importante sapere che il rimborso forfettario, noto anche come diaria, <strong>pu\u00f2 variare e di solito la cifra minima \u00e8 stabilita dai contratti collettivi nazionali del lavoro (CCNL)<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c8 fondamentale consultare i CCNL o le disposizioni contrattuali pertinenti per conoscere l&#8217;importo minimo da garantire al lavoratore per coprire le spese. \u00c8 importante anche sottolineare che l&#8217;importo del rimborso viene determinato su base giornaliera, che riguarda le sole trasferte fuori dal comune e non richiede di presentare documentazione dettagliata.<\/p>\n<p>Tuttavia, \u00e8 necessario rispettare alcune semplici norme a livello fiscale e gestire il tutto nel modo migliore ed efficiente possibile per garantire che tutti i lavoratori ottengano il rimborso spettante. Approfondiremo questi ultimi due punti nei prossimi paragrafi.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestione-finanziaria\"\n    data-banner-id=\"174267\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestione Finanziaria\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Gestisci spese e costi aziendali anche da app<\/h4>\n            \n                            <p>Permetti ai team di caricare le note spese scattando una sola foto da telefono e approvale o rifiutale con un solo click.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/27103849\/Group-34783.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><strong>Trattamento fiscale del rimborso spese forfettario<\/strong><\/h2>\n<p>Per quanto riguarda il trattamento fiscale dei rimborsi spesa forfettario, \u00e8 necessario fare riferimento all&#8217;<a href=\"https:\/\/def.finanze.it\/DocTribFrontend\/getArticoloDetailFromResultList.do?id=%7BA27305B6-0351-4226-A42E-51529F07C484%7D&amp;codiceOrdinamento=200005100000000&amp;idAttoNormativo=%7B31D694E8-4398-4030-873B-FEAF5A6647F9%7D\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR)<\/a>, che disciplina la normativa relativa ai rimborsi per i dipendenti.<\/p>\n<p>L&#8217;articolo 51 stabilisce che dal punto di vista fiscale, il rimborso spese forfettario non concorre a determinare il reddito del dipendente fino a determinati importi giornalieri. Gli importi specifici sono i seguenti:<\/p>\n<ul>\n<li>46,48 euro al giorno per le spese sostenute in Italia.<\/li>\n<li>77,46 euro al giorno per le spese sostenute all&#8217;estero.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Di conseguenza, il reddito del lavoratore dipendente, su cui dovr\u00e0 pagare le imposte, viene calcolato solo per la parte eccedente tali importi, considerando che si tratta di limiti giornalieri.<\/p>\n<p>\u00c8 importante ricordare che il rimborso spese forfettario si applica solo alle spese di viaggio e trasporto.<\/p>\n<p>Inoltre, le spese sostenute all&#8217;interno del comune di residenza, riconosciute come tali, sono interamente tassate. Se desideri includere altre tipologie di spese o adottare un rimborso analitico, \u00e8 necessario presentare documentazione dettagliata come la <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/nota-spese-aziendale\/\">nota spese<\/a> o documenti giustificativi.<\/p>\n<p>E infine, per quanto riguarda la tassazione lato impresa, adottare il rimborso spese forfettario permette di poter dedurre gli importi e questo permette di ridurre la base imponibile sulla quale poi dovrai versare le tasse dovute.<\/p>\n<h2><strong>Rimborso spese in fattura: esempio<\/strong><\/h2>\n<p>Se hai sentito parlare di rimborso spese in fattura, \u00e8 bene fermarsi un attimo a distinguere i concetti finora esposti da quello che si intende invece con &#8220;rimborso delle spese in fattura&#8221;.<\/p>\n<p>Chiariamo subito che si parla di rimborso forfettario quando, come datore di lavoro, decidi di utilizzare questa formula per restituire delle spese sostenute dal dipendente per conto dell&#8217;azienda. In questo contesto non entra in gioco alcun tipo di fattura, n\u00e9 il dipendente n\u00e9 l&#8217;azienda la emette.<\/p>\n<p>Diversamente, pu\u00f2 accadere che un lavoratore esterno, un libero professionista, di cui ti avvali per determinati lavori, inserisca la voce &#8220;rimborso spese&#8221; direttamente nella fattura che ti viene presentata e che riguarda i lavori svolti. In altre parole, <strong>il professionista<\/strong><\/p>\n<p><strong>Anticipa di tasca propria le spese per vitto e alloggio<\/strong>, come stabilito dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TIUR). Anche in questo caso, esistono:<\/p>\n<ul>\n<li>Rimborsi forfettari: deducibili fino al 75%<\/li>\n<li>Rimborsi analitici: interamente deducibili<\/li>\n<\/ul>\n<p>In ogni caso, le spese sono presenti in fattura e fanno parte del compenso corrisposto al professionista esterno da te contattato, ma non concorrono alla formazione della base imponibile e all&#8217;IVA.<\/p>\n<p>Ecco un esempio pratico di come si pu\u00f2 configurare un caso di richiesta di rimborso spese in fattura. Supponiamo tu abbia ingaggiato un professionista per acquisire nuovi clienti e hai concordato con quest&#8217;ultimo la partecipazione a fiere ed eventi per raggiungere tale obiettivo.<\/p>\n<p>Al termine del lavoro, in occasione della presentazione della fattura, <strong>il professionista ti presenter\u00e0 sia il costo per il lavoro svolto sia la richiesta di rimborso (forfettario o analitico) delle spese sostenute durante le trasferte.<\/strong> In un&#8217;unica fattura elettronica visualizzerai quindi dati come:<\/p>\n<ul>\n<li>Nome del professionista<\/li>\n<li>Partita IVA<\/li>\n<li>Data di svolgimento della prestazione<\/li>\n<li>Natura della prestazione erogata<\/li>\n<li>Rimborso spese (comprensivo dell&#8217;IVA)<\/li>\n<li>Totale da pagare<\/li>\n<\/ul>\n<p>Come si apprende dalle <a href=\"https:\/\/www.agenziaentrate.gov.it\/portale\/web\/guest\/schede\/comunicazioni\/fatture-e-corrispettivi\/faq-fe\/risposte-alle-domande-piu-frequenti-categoria\/compilazione-della-fattura-elettronica-imprese\">FAQ<\/a> presenti sul sito dell&#8217;Agenzia delle Entrate il professionista deve indicare le spese sostenute nella fattura elettronica nel blocco &#8220;DatiBeniServizi&#8221; o nel blocco &#8220;Altri dati gestionali&#8221;.<\/p>\n<h2><strong>Vantaggi del rimborso spese forfettario<\/strong><\/h2>\n<p>Sono diversi i vantaggi che spingono le organizzazioni ad assicurare ai dipendenti un rimborso spese calcolato su base forfettaria, invece di chiedere ai lavoratori di rendicontare tutte le spese mediante conservazione di scontrini e ricevute varie.<\/p>\n<p>Avere la possibilit\u00e0 di rimborsare le spese per vitto e alloggio in questo modo sicuramente <strong>snellisce numerose attivit\u00e0 amministrative che coinvolgono sia i lavoratori che gli addetti HR<\/strong> addetti al conteggio e alla rendicontazione di ogni singola spesa.<\/p>\n<p>Ma vediamo pi\u00f9 in dettaglio perch\u00e9 considerare di adottare il sistema di rimborso spese forfettario:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Semplice gestione amministrativa:<\/strong> come accennato, la fase di rendicontazione delle spese diventa semplice quando \u00e8 forfettaria. Non devi approvare o sommare tutte le spese e riduci la possibilit\u00e0 di errori nei calcoli.<\/li>\n<li><strong>Miglior controllo delle spese:<\/strong> non porre alcun limite ai rimborsi potrebbe presto far salire in maniera incontrollata i costi per l&#8217;azienda. Stabilire dei limiti forfettari invece permette di sapere a priori quanto l&#8217;azienda \u00e8 disposta a spendere per coprire le spese di vitto e alloggio per i dipendenti.<\/li>\n<li><strong>Tassazione agevolata:<\/strong> infine, per l\u2019organizzazione \u00e8 vantaggioso rimborsare le spese in forma forfettaria, poich\u00e9 tali rimborsi costituiscono <a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/cosa-sono-i-costi-deducibili\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong data-start=\"1417\" data-end=\"1437\">costi deducibili<\/strong><\/a>. I lavoratori beneficiano anche di questi vantaggi, dato che i rimborsi, entro certi importi, non concorrono alla determinazione della base imponibile.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Gestisci le spese dei tuoi dipendenti con un software HR<\/strong><\/h2>\n<p><iframe title=\"Factorial Note Spese: la GESTIONE delle SPESE che ti aiuta a RISPARMIARE TEMPO\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/n9dAnOfTXyE?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p>Vuoi sapere come <strong>gestire, automatizzare e semplificare il processo di rendicontazione e rimborso delle spese<\/strong> dei dipendenti per conto dell&#8217;azienda? Oggi la tecnologia mette a disposizione strumenti come software e app appositamente progettati per semplificare e digitalizzare questo processo.<\/p>\n<p>A tal proposito, ti consigliamo di provare <a href=\"https:\/\/factorial.it\/\">Factorial<\/a>, un innovativo <strong>software HR<\/strong> che rivoluziona la gestione delle risorse umane in azienda, consentendoti di digitalizzare e automatizzare molte attivit\u00e0 amministrative che spesso causano rallentamenti, errori umani e aumenti dei costi fissi.<\/p>\n<p>Per quanto riguarda il rimborso spese, <strong>con Factorial puoi facilmente rimborsare le spese dei tuoi dipendenti e inserirle direttamente nella busta paga<\/strong>. Basta scaricare il <a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-gestione-delle-spese\">software nota spese<\/a> e l&#8217;app, quindi configurarli e accedere alla funzionalit\u00e0 &#8220;Spese&#8221;. Da qui, puoi provvedere alle spese rimborsabili con un semplice clic. Inoltre, puoi effettuare molte altre operazioni, ad esempio:<\/p>\n<ul>\n<li>Rimborsare pi\u00f9 spese in blocco<\/li>\n<li>Stabilire quando effettuare i rimborsi<\/li>\n<li>Verificare la natura del rimborso (trasporto, vitto, alloggio)<\/li>\n<li>Eliminare una spesa dalla busta paga<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/gestione-delle-note-spese\/\">Gestire le note spese aziendali<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>Ma non \u00e8 tutto! Se decidi di utilizzare Factorial, potrai anche sfruttare molte altre funzionalit\u00e0 che ti consentiranno di digitalizzare e automatizzare molti altri processi nell&#8217;ambito delle risorse umane.<\/p>\n<p><strong>Prova gratuitamente il software per 14 giorni<\/strong>, unisciti ai pi\u00f9 di 300.000 professionisti che gi\u00e0 lo utilizzano, e inizia subito a:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-ferie-e-assenze\">Digitalizzare l&#8217;intera gestione delle ferie e dei permessi<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/software-rilevazione-presenze\">Monitorare l&#8217;ingresso e l&#8217;uscita dei dipendenti tramite geolocalizzazione e badge dall&#8217;app<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-turni\">Ottimizzare la pianificazione dei turni di lavoro<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/performance-management\">Valutare le performance del personale<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.it\/gestione-documenti\">Gestire i documenti in formato digitale<\/a><\/li>\n<li>E tanto altro ancora<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Rimborso spese forfettario: le conclusioni<\/strong><\/h2>\n<p>In questo articolo ci siamo concentrati sul <strong>rimborso spese forfettario<\/strong>, esplorando il suo significato e gli aspetti principali, inclusi quelli relativi alla tassazione e alla gestione.<\/p>\n<p>\u00c8 emerso che il rimborso forfettario delle spese di vitto e alloggio rappresenta <strong>un modo pratico e conveniente per assicurare ai dipendenti un rimborso equo<\/strong>, evitando al contempo un eccessivo carico di lavoro amministrativo per i reparti e i lavoratori.<\/p>\n<p>In conclusione, oggi hai la possibilit\u00e0 di semplificare notevolmente il processo di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell&#8217;azienda. Puoi gestire tutto trovando un equilibrio tra il sistema analitico e quello forfettario, <strong>sfruttando anche le enormi potenzialit\u00e0 di software HR come Factorial<\/strong>, che si rivelano estremamente utili per snellire, digitalizzare e automatizzare tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane.<\/p>\n<p>Con l&#8217;utilizzo di tali strumenti, puoi ottimizzare l&#8217;intera gestione delle ferie, dei permessi, monitorare l&#8217;ingresso e l&#8217;uscita dei dipendenti, pianificare i turni di lavoro, valutare le performance del personale, gestire i documenti in formato digitale e molto altro ancora.<\/p>\n<p class=\"p1\"><span class=\"s1\">\ud83d\udc49<\/span> <b>Chiedi una\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"><b>demo gratuita<\/b><\/a><b>\u00a0e scopri tutte le funzionalit\u00e0 e i vantaggi che un software come Factorial pu\u00f2 portare alla tua azienda.<\/b><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-gestione-finanziaria\"\n    data-banner-id=\"170646\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Gestione Finanziaria\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Digitalizza al 100% la gestione aziendale in pochi semplici passi con Factorial<\/h4>\n            \n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.it\/richiedi-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Richiedi una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorial.it\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cos&#8217;\u00e8 e come funziona il rimborso spese forfettario? 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