Come funziona la pianificazione e il pagamento delle ferie non godute per i dipendenti? Come si effettua il calcolo del pagamento delle ferie non godute?
La discussione relativa alla gestione delle vacanze non usufruite dai lavoratori è ricorrente tra imprenditori e responsabili delle risorse umane. Conoscere le norme relative e assicurarsi che la pianificazione ferie aziendali vengano usufruite o liquidate nei tempi e modi stabiliti è fondamentale.
In questo articolo, vediamo insieme come gestire la pianificazione ferie aziendali non godute, dei permessi e quali sono i vari aspetti da conoscere e tenere in considerazione.
Sommario
Quando si deve usufruire delle ferie non godute?
Come diciamo spesso, le ferie devono essere obbligatoriamente usufruite dal lavoratore, soprattutto per garantire il recupero delle energie.
Quali sono, quindi, i limiti di tempo per la fruizione delle ferie non godute?
Pur cambiando in base ai vari CCNL, normalmente il periodo minimo legale di ferie a cui un dipendente ha diritto è di 4 settimane. Prendendo questa metrica come esempio, tale periodo deve essere goduto:
- Per la metà durante lo stesso anno in cui viene maturato
- Per la restante metà, entro i 18 mesi dopo l’anno di avvenuta maturazione
Prendendo l’esempio di un lavoratore dipendente che matura 4 settimane di ferie nel 2020, tale lavoratore dovrà usufruire di 2 settimane entro la fine del 2020 e potrà godere delle restanti 2 fino alla fine di giugno del 2022, ovvero esattamente 18 mesi dopo la fine dell’anno di maturazione.
Come accennato, i contratti collettivi sono vari e possono prevedere differenti limiti e modalità di fruizione. Tali contratti stabiliscono anche i termini relativi alla fruizione delle ferie non godute che eccedano il periodo minimo previsto e che, come abbiamo visto, possono anche essere liquidate in busta paga.
👉In questo articolo un focus “Ferie non godute tassazione: come si calcola e dettagli [+ Video-Articolo]”.
👉Leggi anche “Ferie maturate: come si calcolano e dove in busta paga [+ Piano Excel]” o “Ferie maturate in un mese: quanti giorni ed ore si maturano in un mese?”.
Pianificazione ferie non godute in busta paga: come comportarsi?
Come è importante ricordare, il diritto alle ferie è una prerogativa irrinunciabile da parte dei lavoratori, i quali non possono espressamente richiedere al datore di lavoro la loro liquidazione. Le ferie, quindi, vanno sempre godute entro i termini previsti dalla legge. Elementi di altro tipo come permessi, R.O.L non goduti o congedi di altro tipo possono invece essere liquidati in busta paga.
Quando è possibile liquidare le ferie non godute in busta paga? Gli unici due casi contemplati dalla legge riguardano esclusivamente:
- La cessazione del rapporto lavorativo
- I giorni di ferie in eccesso rispetto al periodo minimo legale (solitamente 4 settimane annuali)
Nei casi sopra citati, la monetizzazione da parte del dipendente avviene tramite liquidazione in busta paga delle ferie non godute attraverso quella che viene definita “indennità sostitutiva per ferie non godute”.
Ferie non godute: cosa accade se non si rispettano i termini previsti?
Nel primo paragrafo abbiamo visto quelli che, sono i termini previsti dalla legge per la fruizione delle ferie non godute.
Ma cosa accade se non si rispettano queste scadenze per le ferie non godute?
I principali risvolti del mancato godimento delle ferie entro i termini sono di tipo sia fiscale che amministrativo. Dal punto di vista fiscale, il datore di lavoro è comunque tenuto al calcolo dei contributi previdenziali spettanti rispetto alle ferie non godute, che dovrà versare tramite modello F24 nel mese successivo a quello della scadenza. Questa complicazione nel calcolo è la principale conseguenza fiscale.
Dal punto di vista amministrativo invece, il mancato rispetto delle scadenze nella fruizione delle ferie non godute da parte dei dipendenti, sono previste delle sanzioni alle quali il datore di lavoro può vedersi costretto a far fronte. Scopriamo di più nel prossimo paragrafo.
Gestione ferie e permessi: sanzioni per mancato godimento entro i termini
Come anticipato sopra, se il lavoratore non gode delle ferie all’interno del periodo previsto dalla legge, il datore di lavoro incorre in una sanzione amministrativa. Questa sanzione amministrativa può variare, è rappresentata da una cifra che va:
- dai 100 ai 600 euro, nel caso la violazione riguardi da 1 a 5 lavoratori
- dai 400 ai 1500 euro, nel caso di 6 o più lavoratori o se è stata ripetuta per 2 anni
- dagli 800 ai 4500 euro nel caso di 11 o più lavoratori o se è stata ripetuta per 4 anni
Non è da sottovalutare la possibilità del dipendente (nel caso in cui la mancata fruizione non sia avvenuta anche per la sua volontà) di adire alle vie legali. Il diritto alla fruizione delle ferie è importantissimo e giustamente tutelato dalla legge. Sarebbe controproducente, sia dal punto di vista economico che di tutela dell’immagine, rischiare tale possibilità.
Come evitare le sanzioni per la mancata fruizione delle ferie
Non sempre il datore di lavoro deve pagare una multa in casi di mancata fruizione delle ferie non godute da parte del lavoratore.
La più consigliata pratica per evitarlo, è quella di programmare con anticipo le ferie estive (o di qualsiasi tipo) dei dipendenti. Predisporre un piano ferie da far approvare ai vari manager e team di lavoro è un modo semplice per definire in modo chiaro le finestre disponibili alla fruizione delle ferie. Dopo la sua presentazione, il dipendente non potrà provare che non gliene sia stata data la possibilità.
La definizione del piano ferie dovrebbe sempre tener conto sia delle esigenze aziendali che di quelle dei lavoratori. Permette però di creare una linea guida che non lasci spazio a fraintendimenti.
Pagamento ferie non godute: come funziona la monetizzazione
Ti stai chiedendo come funziona il pagamento delle ferie non godute? In quali casi la legge prevede questa possibilità?
Le normative sul tema sono molto chiare. In particolare, la Costituzione all’articolo 36, il Codice civile all’art. 2109, il D.Lgs. 08/04/2003, n. 66, all’articolo 10 e il D.Lgs. 19/07/2004 n. 213, sanciscono il diritto irrinunciabile alle ferie retribuite per ogni lavoratore per un periodo di almeno 4 settimane l’anno e regolano tutti gli aspetti sul tema.
Quanto detto però non esclude alcuni casi particolari in cui è possibile per un lavoratore monetizzare le ferie godute.
In questo articolo, scopriamo nel dettaglio quali i principali casi legati al pagamento delle ferie non godute e come poterli gestire al meglio.
Pagamento ferie non godute per fine contratto
L’unico caso in cui devi pagare le ferie non godute al lavoratore si verifica quando termina il rapporto di lavoro.
Il rapporto di lavoro può interrompersi per:
- Licenziamento
- Dimissioni
- Risoluzione consensuale
Ognuno di questi scenari ti autorizza a pagare le ferie non godute al lavoratore, o meglio, sei autorizzato al pagamento dell’indennità sostitutiva, non potendo di fatto agire in modo diverso.
In linea generale, quindi, è bene sapere che, indipendentemente dalla motivazione, le ferie maturate non vengono mai perse dal lavoratore.
Se quest’ultimo non può usufruirne per causa di forza maggiore: se si è dimesso, è stato licenziato o qualsiasi sia il motivo, ha comunque diritto a ricevere un indennizzo per i giorni di ferie non goduti.
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Come calcolare le ferie non godute
Una volta terminato un qualsiasi rapporto di lavoro dovrai sincerarti che il lavoratore non abbia ferie arretrate.
Sicuramente è vantaggioso disporre di fogli di calcolo in Excel o, ancor meglio, di software automatici per il calcolo di:
- Presenze
- Ferie
- Permessi
- Aspettative o Congedi
Così facendo puoi tenere sotto controllo la situazione di ogni singolo lavoratore determinando rapidamente l’importo economico da corrispondere.
Diversamente, come responsabile delle risorse umane, puoi anche calcolare manualmente l’importo economico delle ferie non godute.
Per riuscirci devi consultare l’ultima busta paga del dipendente. Il cedolino, di solito in basso a sinistra, permette di conoscere i giorni di ferie:
- Maturati
- Goduti
- Residui
La voce che interessa è il numero di giorni residui. A questo punto non resta che calcolare il valore economico di questi ultimi. La voce da individuare è il Reddito Annuo Lordo del lavoratore. Il reddito a sua volta dovrai dividerlo per 12 così da avere l’importo mensile lordo corrisposto al lavoratore.
L’importo ottenuto dovrai poi dividerlo per 22 o 26 a seconda del numero di giorni a settimana lavorati dal dipendente (5 o 6).
Il risultato ottenuto corrisponde al valore lordo di un singolo giorno di ferie del dipendente.
Considerato che in un classico contratto a tempo indeterminato full time e salvo diverse indicazioni riportate nel CCNL, il lavoratore ha diritto a 4 settimane di ferie l’anno (minimo 26 giorni), dovrai moltiplicare il valore lordo trovato in precedenza per il numero residui.
Pagamento TFR e ferie non godute
Particolarmente interessante risulta sapere se includere l’indennizzo per le ferie non godute al computo del TFR.
L’argomento è stato oggetto di numerosi dibattiti e sentenze. Da un lato, vi sono coloro che sostengono che i giorni di ferie non goduti non debbano essere inclusi nel TFR paragonandoli a una sorta di risarcimento per il danno fisico e psichico subito.
Altri orientamenti invece suggeriscono che le ferie non godute siano un vero e proprio compenso e pertanto devono essere inclusi nel calcolo del TFR e della pensione.
Sul tema, si può fare riferimento a quanto stabilito dalla Corte di cassazione, la quale ha evidenziato che le ferie non godute non devono essere incluse nel calcolo del Trattamento di fine rapporto.
La Corte nella fattispecie ha accolto la richiesta mossa da una società condannata in appello per non aver incluso i giorni di ferie non goduti nel TFR dei lavoratori. A quanto si apprende le ferie non godute sono paragonabili a un risarcimento spettante al lavoratore e come tale l’importo non è da considerarsi come utile per il calcolo dei TFR.
👉 Leggi TFR in busta paga: dove si vede, rivalutazione, lordo o netto.
👉 Oppure “Tassazione TFR: come si calcola in azienda, quanto ammonta ed esempio”.
Richiesta pagamento ferie non godute
Come People Manager o datore è essenziale gestire al meglio l’interruzione di un rapporto di lavoro. Gli aspetti da considerare sono molteplici. Bisogna riorganizzare l’attività per sopperire all’assenza della risorsa, assumere e formare un nuovo dipendente, come anche corrispondere all’ex lavoratore il TFR.
Le tante attenzioni potrebbero portare, anche in buona fede, a non ricordarsi di indennizzare il lavoratore delle ferie non godute e arretrate.
Quando ciò avviene può succedere che sia il lavoratore stesso ad avanzare la richiesta di pagamento delle ferie non godute. Come abbiamo visto finora, è un diritto del lavoratore monetizzare le ferie non godute in caso d’interruzione del rapporto di lavoro.
Tale richiesta può arrivare in azienda anche dopo molti anni. È la Corte di Cassazione a stabilire che un lavoratore ha tempo 10 anni per richiedere e ottenere il pagamento delle ferie non
godute. Trascorsi 10 anni il diritto decade.
Sebbene non siano molto frequenti, tali richieste generalmente sono inviate dal lavoratore via posta raccomandata con ricevuta A/R o via PEC. Nella richiesta il lavoratore sollecita al pagamento indicando:
- Il numero di giorni da retribuire
- La data di cessazione del rapporto
Dopo aver fatto le dovute verifiche dovrai procedere con il pagamento del corrispettivo richiesto onde evitare che il lavoratore decida di intraprendere azioni legali.
👉 Scopri qui tutto ciò che devi sapere sulle ferie non godute: pagamento, come gestirle e pianificarle.
Pagamento ROL e ferie non godute: quali differenze
Finora abbiamo visto che le ferie non godute possono essere monetizzate nei soli casi in cui il rapporto di lavoro si interrompe, indipendentemente dalle modalità. Sia che sia stato il lavoratore a dimettersi, sia che tu l’abbia licenziato.
Diverso è invece il caso dei ROL (Riduzione dell’Orario di Lavoro). I ROL non sono delle vere e proprie ferie ma sono delle ore di permesso che facoltativamente il lavoratore può chiederti in caso di necessità. Tuttavia, nel caso in cui il lavoratore non dovesse goderne, dovrai retribuirli. Di conseguenza i ROL sono monetizzabili in ogni caso.
Per fare un esempio, un lavoratore che ha maturato e non fruito di 20 ore di permesso è tenuto a ottenere la retribuzione per le ore non fruite entro il 30 giugno dell’anno successivo. È bene evidenziare che, come stabilito dalla corte di cassazione, un lavoratore può richiedere il pagamento dei ROL anche a distanza di molto tempo, fino a 10 anni per la precisione anche se il rapporto di lavoro non è più in essere.
👉 Scopri tutti i dettagli sui permessi ROL in negativo: cosa sono, differenze e dettagli.
Pagamento ferie non godute: cos’altro devi sapere
Abbiamo visto finora tutte le norme generali che regolano il pagamento delle ferie non godute.
Da un lato dovresti sempre seguire il principio di base: le ferie non possono essere monetizzate, dall’altro però in caso di licenziamento, dimissioni o rescissione del contratto, come riportato finora, sei obbligato a indennizzare il lavoratore.
Oltre a ciò è bene conoscere questi elementi:
Onere della prova
Se un ex lavoratore dovesse chiederti il pagamento delle ferie arretrate, sappi che spetta al dipendente procurarsi le prove attestanti la prestazione lavorativa.
In altre parole, non è sufficiente una semplice richiesta da parte dell’ex lavoratore di pagamento delle ferie arretrate se non accompagnata da una documentazione che certifichi la presenza in azienda del dipendente durante il periodo previsto per le ferie.
Malattia e ferie
Nel caso un lavoratore sia in malattia può chiedere di godere delle ferie godute e non maturate anziché dei giorni di malattia. La richiesta ha un obiettivo ben preciso: evitare che i giorni di malattia superino la soglia predeterminata oltre la quale si può essere licenziati per giusta causa per via del superamento del periodo di comporto.
Ferie forzate
Una volta ricevuta la richiesta di dimissioni, potresti pensare di invitare il dipendente a godere delle ferie restanti durante il periodo di preavviso così da evitare di doverle retribuire in seguito.
La Corte di Cassazione ha stabilito che non puoi forzare il tuo dipendente a godere delle ferie prima delle dimissioni.
Tale condotta non solo è illegittima ma potrebbe portare il lavoratore a vedersi riconosciute le dimissioni per giusta causa.
Licenziamento e reintegrazione del lavoratore
Un caso limite si verifica quando hai licenziato un lavoratore ma il giudice decide per il reintegro valutando la decisione illegittima.
Quando questo succede è bene sapere che il periodo intercorso tra il licenziamento e il reintegro deve essere conteggiato per il calcolo delle ferie.
Pensionamento
Un’ultima precisazione riguarda il caso in cui il lavoratore vada in pensione.Il pensionamento va considerato al pari delle dimissioni o del licenziamento.
Ne consegue che nel caso il lavoratore abbia giorni di ferie non goduti, dovrai calcolare e corrispondere l’indennità sostitutiva.
💡 Leggi qui il focus “Richiesta ferie, la guida completa per un processo perfetto”.
Pagamento ferie non godute: le conclusioni
In questo articolo abbiamo visto quanto è importante prestare attenzione al tema delle ferie non godute. Le richieste di risarcimento sono all’ordine del giorno e il più delle volte non sono causate dalla mala fede ma solo da problemi organizzativi.
In conclusione, ribadiamo ancora una volta l’assoluta necessità di una rapida digitalizzazione, indispensabile per limitare ogni errore e per non farsi cogliere impreparati di fronte a eventuali richieste di pagamenti delle ferie non godute da parte di ex dipendenti.
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