Gestione delle spese con un Software HR: ecco cosa cercare

Nell’economia globale che caratterizza il mondo di oggi, i viaggi sono più importanti che mai. Infatti, la Global Business Travel Association riferisce che la spesa per i viaggi d’affari in tutto il mondo raggiungerà 1,7 trilioni di dollari entro il 2022! Per permettere ai propri dipendenti di viaggiare e mantenere il business in piena espansione, molte aziende stanno investendo in software HR di gestione delle spese.

Questo tipo di software aiuta a gestire tutte le spese dei dipendenti: dal portare i clienti fuori a cena fino al taxi che li accompagna in aeroporto per le trasferte all’estero. I dipendenti possono facilmente caricare ricevute che i manager possono altrettanto facilmente rivedere a tempo debito.

Viaggiare è già faticoso di per sé. Di sicuro non c’è bisogno di aggiungere anche una gestione inefficiente delle spese! In questo articolo aiuteremo la tua azienda a trovare il giusto software HR di gestione spese per ottenere i migliori risultati.

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✅Software HR di gestione delle spese 

La tua azienda è pronta per un software di gestione delle spese dei dipendenti?

Quando è il momento giusto per aggiornare il sistema di gestione delle spese dei dipendenti? I seguenti segni indicano che hai bisogno di un software HR per la gestione delle spese dei dipendenti.

  • I dipendenti devono conservare sempre le ricevute.

Ne hai abbastanza di dover continuamente tirare fuori ricevute e fornire documentazione? I dipendenti portano le ricevute recuperate in qualche angolo dimenticato solo mesi dopo? I dipendenti non dovrebbero dover interrompere le loro attività specificamente per l’archiviazione delle loro spese. E magari doverlo fare con l’estratto conto della carta di credito aperto in una finestra, il calendario in un’altra e un’e-mail scritta a metà al loro supervisore nella terza.

Non mettere i tuoi dipendenti (o te stesso) in una situazione del genere! È ora di automatizzare.

  • C’è un lungo periodo di attesa per i rimborsi.

I dipendenti presentano la nota spese e poi passano settimane in attesa di un aggiornamento. Il modulo sarà ancora in attesa dell’approvazione del capo, sarà già nell’ufficio contabilità o nello stipendio di domani? E quando si cercano aggiornamenti, in realtà si finisce in continuo rimbalzo di persone che si dovrebbero occupare dei rimborsi.

Tutti sprecano tempo prezioso per cercare di capire a che punto siano le pratiche. E quando, infine, le richieste di rimborso spese vengono rifiutate, i dipendenti non hanno nemmeno visibilità su ciò che è andato storto. Tutta questa confusione riduce la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

  • Il saldo dei conti è difficile e confuso.

Gestire le spese non deve essere una spina nel fianco! Stai sprecando tempo cercando di rintracciare le spese in sospeso? Ti metti le dita tra i capelli per confrontare e applicare le politiche aziendali? Stai lavorando fin troppo per tenere tutti aggiornati?

Tutta questa frustrazione dimostra che è arrivato il momento di investire in un software HR di gestione delle spese.

Trasferisci online la gestione delle spese: cosa cercare in uno strumento di gestione delle spese

Con il giusto strumento di gestione delle spese, è possibile eliminare tutte queste difficoltà. Trasferisci online la tua gestione delle spese con un software HR che digitalizza le ricevute, automatizza i flussi di lavoro e crea report personalizzati sulle spese. Aumenta la soddisfazione dei dipendenti e limita le responsabilità di ciascuno! Ecco cosa puoi fare con il software:

  • Carica e traccia le spese

Con il software HR di gestione delle spese, i dipendenti possono caricare le loro spese direttamente su una piattaforma centralizzata. Possono utilizzare un’app mobile per caricare l’immagine della ricevuta nel momento in cui è stata firmata. Ciò significa niente più ricevute perse, niente più ricevute in ritardo di mesi e niente più ricevute illeggibili. La digitalizzazione dei documenti aiuterà a migliorare l’archiviazione e anche a creare report.

  • Automatizza l’approvazione delle spese

I manager possono creare campi personalizzati da far selezionare ai dipendenti quando inviano le spese. Con categorie come “spese di vitto” e “trasporto”, il software rende facile vedere dove finiscono i soldi dell’azienda. I manager possono anche automatizzare i flussi di lavoro e stabilire i supervisori che devono firmare la spesa.

Nel frattempo, i dipendenti possono vedere lo stato della loro richiesta in qualsiasi momento e ricevere notifiche sugli aggiornamenti. L’automatizzazione fa continuare il processo in maniera fluida e assicura che nulla si perda lungo la strada.

  • Analizza le spese nei report

Non tutti i software HR forniranno informazioni sulle abitudini di spesa della tua azienda, ma il miglior software di gestione delle spese sarà in grado di mostrarti le spese dei dipendenti e dove è possibile fare dei tagli.

I manager possono eseguire report HR personalizzati in base al progetto, al dipendente o al periodo di tempo. Ciò rende più facile attenersi a un bilancio e, se necessario, introdurre misure di riduzione dei costi. Se si gestiscono ancora le spese manualmente, si potrebbe perdere una grande quantità di informazioni che possono influenzare la strategia di un’azienda.

  • Aumenta la trasparenza

Quando si parla di report delle spese e richieste di rimborso, è facile capire perché i dipendenti vogliono essere tenuti aggiornati. Usare un software HR significa applicare le politiche aziendali automaticamente. I dipendenti avranno chiare le ragioni per cui le loro richieste non sono state approvate e si sentiranno trattati in modo più equo.

Possono anche tenere traccia dell’avanzamento delle loro richieste da soli, riducendo il tempo trascorso nel cercare di rimanere aggiornati. La trasparenza aumenta la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.

  • Limita le responsabilità grazie ai dati registrati

I migliori strumenti per gestire le spese aiutano a mantenere l’azienda conforme alle politiche previste, così come le normative federali e statali. Avere dati registrati approfonditi e digitalizzati protegge le aziende e le aiuta a dimostrare di aver seguito le regole. Mantieni la tua attività in regola con il software HR di gestione delle spese.

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Come trovare il giusto software HR di gestione delle spese per le piccole imprese

Le piccole imprese spesso hanno bisogno di attenersi a un budget limitato. Mentre la gestione delle spese aziendali può avere un margine di errori maggiore, le piccole imprese devono tenere sotto controllo le spese dei dipendenti. Ecco perché le piccole imprese sono più esigenti quando si tratta di scegliere il software di gestione delle spese. Per trovare il miglior sistema di gestione delle spese per aiutare il tuo business ad attenersi ai suoi risultati finali, ricordati di cercare caratteristiche essenziali:

  • Un’interfaccia facile da usare

Scegli un software HR che farà venire ai tuoi dipendenti voglia di utilizzarlo. Se l’interfaccia è pulita, intuitiva e attraente, tutti vincono. I dipendenti saranno più propensi a caricare le loro ricevute in modo tempestivo e per i manager HR sarà più facile rivederle. Assicurati che la piattaforma che usi abbia un’app mobile!

Nessuno ha tempo di fare tutto al computer al giorno d’oggi, e un’applicazione fa una grande differenza per l’esperienza dell’utente.

  • Integrazioni

Se cerchi un software HR per la gestione di trasferte fuori città e spese, assicurati di trovarne uno che funzioni bene con gli strumenti che già utilizzi.

Meglio ancora se si trova un software HR di gestione delle spese che ha altre funzionalità complementari come la pianificazione delle ferie e la busta paga. In questo modo, è possibile apportare tutti gli aggiustamenti necessari su un’unica piattaforma. Con il software HR all-in-one di Factorial, la gestione delle spese si aggiunge ad altre funzionalità come un sistema di gestione dei documenti e dei turni. Questo significa che nulla finisce mai perduto.

  • Sicurezza

Un software HR di gestione delle spese per le piccole imprese deve essere sicuro. Assicurati di trovare il software di un’azienda di cui ti fidi e controlla le recensioni prima di affidarti. Di certo non si vorrai affidarti a un software “gratuito”.

Detto questo, è una buona idea testare il nuovo software con una prova gratuita. In questo modo, puoi vedere come si adatterà e migliorerà i processi che la tua azienda ha già in atto.

I principali vantaggi dell’utilizzo del software HR di gestione delle spese

Il software HR di gestione delle spese può essere di aiuto per portare la tua azienda al livello successivo. Ciò farà risparmiare tempo a dipendenti e manager, riducendo i costi aziendali e aumentando la produttività. Inoltre, può aiutarti a rimanere sempre conforme alle politiche aziendali.

Soprattutto, può fornirti i dati per gestire una perfetta organizzazione e prendere decisioni strategiche che aiutano la tua azienda ad andare avanti. Non importa quali siano i tuoi obiettivi, una buona gestione spese ti aiuterà ad arrivarci.

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