Ciò che puoi risparmiare con la gestione risorse umane

Se chiedessi a molte persone cosa fa un dipartimento delle risorse umane, la maggior parte di loro risponderebbe sicuramente: assunzioni e buste paga; c’è ancora molta ignoranza su cosa sia veramente la gestione delle risorse umane.

La funzione più importante e quella che dovrebbe occupare la maggior parte del tempo di lavoro nell’area delle risorse umane è appunto la gestione delle risorse, dei talenti. In caso contrario, l’azienda sta perdendo tempo, denaro e buoni lavoratori.

In questo articolo vedremo come risparmiare nella gestione delle risorse umane… e, quindi, nell’azienda!

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Problemi abituali nella gestione delle risorse umane

In linea di massima, possiamo dire che i tipi di problemi che si verificano nei dipartimenti delle risorse umane sono:

  • Eccessiva perdita di tempo nelle attività amministrative
  • Demotivazione dei dipendenti

Analizzeremo questi problemi e forniremo una stima numerica di quanto costano all’azienda.

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1. Eccessiva perdita di tempo nelle attività amministrative

Stranamente, ci sono un numeri considerevoli di dipartimenti delle risorse umane nei quali viene gestita molta carta. Ad esempio, distribuiscono una busta paga cartacea al dipendente e ne tengono un altra in archivio. La conservazione della carta occupa spazio e tempo di gestione.

D’altra parte, molte aziende godono oggi di una certa digitalizzazione, ma è insufficiente. Funzionano con fogli Excel in cui dispongono di tutte le informazioni per la gestione dei lavoratori, assenze, vacanze e altro. Tuttavia, poiché dispongono di uno o più file per ogni lavoratore, anche questo fa perdere tempo nelle ricerche.

Per fare una stima del denaro che l’azienda perde, la prima cosa che calcoleremo è il prezzo di un’ora di lavoro. Immaginiamo che lo stipendio mensile di un dipendente del dipartimento Risorse umane sia di 1600 euro. Effettuando i calcoli, si scopre che il prezzo dell’ora di lavoro è di 10 euro.

Dopo aver effettuato i test pertinenti, vediamo che con il software HR il lavoro amministrativo viene svolto in 10 ore a settimana, mentre senza un software adeguato viene eseguito in 16 ore. In altre parole, ogni settimana stiamo sprecando 6 ore, che in un mese sono 240 euro per lavoratore delle risorse umane dedicato alle attività amministrative.

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2. Demotivazione dei dipendenti

Questo problema è in parte una conseguenza della precedente, perché la gestione della motivazione dei lavoratori è responsabilità del dipartimento Risorse umane e se perdi molto tempo in urgenti compiti amministrativi non puoi dedicarti a questo.

Un dipendente demotivato è meno produttivo. Inoltre, la demotivazione si traduce non solo in una mancanza di produttività, ma anche nella rotazione dei lavoratori.

Ovviamente, l’azienda perde anche con un lavoratore improduttivo. Immagina un lavoratore che produce 5 unità al giorno quando uno che lavora a pieno regime ne guadagna 10. È chiaro che il primo lavoratore lascia l’azienda due volte più costoso del secondo. Se questi dipendenti guadagnano 1.000 euro al mese, con il lavoratore meno produttivo l’azienda perde 500 euro al mese.

La rotazione dei dipendenti ha sempre un costo per le aziende. Se un lavoratore lascia la società volontariamente, non è necessario compensarlo, ma è necessario pagargli la parte corrispondente alle ferie non prese.

A volte la demotivazione di un lavoratore può portare a un congedo per malattia a causa di stress o altri problemi di salute mentale. Le aziende non sono interessate ad avere lavoratori in congedo in quanto è del tutto possibile che dovranno assumere altri per mantenere gli standard di produzione.

Un altro motivo per cui si verifica la demotivazione è la relazione con i supervisori. Ciò può essere affrontato  tali supervisori una formazione adeguata. Sebbene i supervisori dei dipartimenti facciano un corso di formazione di 1.000 euro, questo verrà fatto una volta all’anno e se calcolerai tutte le perdite stimate nei punti precedenti vedrai che la formazione è abbastanza economica per l’azienda.

Soluzione ai problemi di gestione delle risorse umane

Abbiamo visto che il problema numero uno è la perdita di tempo nelle attività amministrative che impedisce al dipartimento delle risorse umane di dedicarsi a compiti in cui sono in grado di sfruttare tutto il loro potenziale per aiutare l’azienda.

La soluzione a questo è la digitalizzazione e per questo è necessario un software per le risorse umane perché è ovvio che semplificherà l’intera parte amministrativa della gestione delle risorse umane.

Il software di gestione dei documenti che offriamo in Factorial consente al reparto Risorse umane di risparmiare tempo perché ha tutte queste funzioni:

  • La rilevazione del tempo registrando le ore di lavoro dei dipendenti.
  • Gestisci ferie e assenze.
  • Generare report e indicatori delle risorse umane.
  • Gestisce tutti i documenti personali dei dipendenti: buste paga, registrazione, risoluzione, contratti.
  • Condividi importanti documenti aziendali.
  • Permette la firma elettronica.
  • Gestire gli incidenti sule buste paga.
  • Ogni dipendente ha uno spazio unico da cui gestire tutte le informazioni personali.
  • Genera l’organigramma dell’azienda.
  • Ha un’applicazione mobile per tenere tutto aggiornato.
  • Adatta i permessi dei dipendenti e adatta il sistema alla struttura della tua azienda.
  • Fornisce un portale di lavoro attraente per gestire i processi di selezione.

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C’è anche un periodo di prova gratuito del software per provare in prima persona come può aiutarti.

Hai un software a pagamento? Effettua il calcolo e confronta il prezzo del software e con i soldi che risparmieresti se potessi risolvere i problemi di cui abbiamo discusso in questo articolo.

La digitalizzazione nella gestione delle risorse umane migliora la produttività e la motivazione dei lavoratori

Il software libera il reparto Risorse umane da attività improduttive nella gestione dei lavoratori che richiedono tempo, pertanto, potresti già dedicarti a compiti con i quali aiuterai i lavoratori a utilizzare tutto il tuo potenziale, soprattutto per i meno motivati.

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