Checklist • 6 elementi essenziali per un processo d’onboarding di successo

Come abbiamo già accennato in diverse occasioni, è normale che le piccole e medie imprese in fase di crescita si concentrino sulla crescita economica e commerciale invece di assicurarsi che i nuovi dipendenti abbiano una piacevole integrazione in azienda, si sentano a proprio agio nella loro nuova posizione e comprendano le loro responsabilità e ciò che ci si aspetta da loro. Per questo motivo abbiamo elaborato i 6 elementi essenziali per un processo di on-boarding di successo.

Sommario:

Cos’è l’onboarding e perché è importante
Checklist per un processo d’inserimento vincente
Facilitare l’onboarding dei tuoi dipendenti con Factorial

Il processo d’on-boarding

Per onboarding (dall’inglese on board, imbarcare) si intende il processo d’incorporazione di nuovi dipendenti in un’impresa. Ma dobbiamo ricordarci che questo processo inizia molto prima che il lavoratore firmi il suo contratto. Per assumere nuovi talenti efficaci e duraturi, dobbiamo tenere conto di tutte le fasi del processo di reclutamento, a partire dalla pubblicazione della nostra offerta di lavoro.

Un processo d’integrazione di successo si tradurrà ovviamente in un dipendente felice. Un lavoratore che si sente amato e a suo agio nella sua posizione e con la compagnia. Maggiore motivazione e produttività, un migliore clima di lavoro, minore assenteismo e turnover sono i principali vantaggi di un comportamento sensato come assicurarsi che ogni nuovo dipendente si senta a casa propria.

Non esiste un unico processo d’incorporazione, esso dipenderà sempre dalla società, da come viene gestito e dal team che lo compone. Ma ci sono alcune situazioni e dettagli da tenere a mente che ti aiuteranno a fare del primo contatto con ogni nuovo dipendente un successo.

Checklist per un processo d’onboarding di successo

Prima dell’incorporazione:

  1. Offerta di lavoro + processo di selezione – Questa può essere considerata una piccola anteprima da tenere in considerazione. Come abbiamo già detto, la prima impressione che il candidato ha dell’impresa e della posizione è fondamentale affinché il nuovo dipendente non si senta ingannato e se ne vada dopo il primo giorno. Bisogna descrivere la posizione e le responsabilità da ricoprire in modo chiaro e onesto e trattare tutti i candidati con rispetto e professionalità, oltre che mantenere i contatti durante il processo in modo che non si sentano dimenticati.
  2. Fornire il materiale adeguato – durante il processo di selezione, considera di che cosa avrà bisogno il nuovo dipendente per svolgere correttamente il proprio lavoro. Dove siederà? Ci sono abbastanza sedie e tavoli? Ha bisogno di un’email personalizzata o di un badge d’accesso? Ha bisogno di acquistare un computer, uno schermo, ecc….?
  3. Agenda e punto d’appoggio – La realtà è che nessuno è un indovino. Durante il processo di reclutamento, i tuoi nuovi dipendenti devono sapere esattamente dove possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno per far fronte alle loro responsabilità. Ecco perché i programmi di mentoring sono componenti essenziali per la fidelizzazione dei lavoratori. Non solo i nuovi assunti conoscono molto bene almeno una persona, ma sanno anche a chi rivolgersi se hanno una domanda. Non dimenticate di dare loro un piccolo programma/calendario con le cose da fare nella loro prima settimana.
  4. Informare il resto del team – Affinché la nuova incorporazione non si senta come un estraneo, avverti il resto del personale del suo arrivo e la posizione che sta per occupare, chi saranno i suoi colleghi e vicini di casa.  Naturalmente, se questo lavoro dipende da terzi, è necessario avvertirli di preparare il contratto e i documenti appropriati.
  5. Mail e welcome kit – Una volta che il candidato riceve la notizia che è stato/a selezionato/a, è una buona idea inviare una mail di conferma con informazioni sull’azienda, il suo orario, la password del portale dei dipendenti e come si svilupperà il primo giorno, se si deve portare qualcosa, si farà un giro dell’azienda, fotografie per la tessera d’ingresso… Di sicuro avrai già considerato molti di questi punti, ma non è mai troppo tardi per ricordarli e lasciarli per iscritto.Se la tua impresa offre benefici per i dipendenti, sarebbe ottimo inviare tutte le informazioni in modo che possano richiedere quelle a cui sono più interessati.
  6. Primo giorno – dal momento in cui il dipendente entra nel nuovo ufficio, dobbiamo assicurarci che si senta comodo e a proprio agio. Come unica persona con cui hanno avuto contatti, si raccomanda di essere presenti al loro arrivo e di essere l’unico a fare le presentazioni con il resto del team. Mostragli dove si trova tutto, dal bagno alla cucina, ai cassetti con post-it o kit di pronto soccorso, e spiegagli a chi deve fare rapporto o chi deve supervisionare. È possibile organizzare delle attività per rompere il ghiaccio insieme al team o andare a pranzo assieme, ma è anche importante evitare che si senta sopraffatto e dargli il tempo di abituarsi al nuovo ambiente.

Ah, non dimenticarti di firmare il contratto se non l’hai già fatto!

Dopo un paio di giorni, programma un incontro con lui o lei per discutere come si sente, se tutto funziona correttamente o se manca qualcosa. Pianifica anche un altro incontro dopo circa un mese, al quale il suo supervisore o la persona di cui è responsabile può partecipare per assicurarti che tutto stia procedendo al meglio.

Facilita l’onboarding dei tuoi dipendenti con Factorial

Quando aggiungi un nuovo dipendente al team, Factorial gli/le invierà una mail di benvenuto per informare di tutto quello che può fare dal suo profilo: gestire le vacanze o le assenze per malattia, consultare il contratto ed essere aggiornato su eventi speciali che l’azienda ha preparato a breve e molto altro ancora.

Se hai creato il tuo organigramma aziendale, potrà anche consultare i nomi dei colleghi e delle posizioni, cosa molto utile quando si ricevono così tante informazioni e ci si può dimenticare alcuni dettagli!

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